HOME OFFICE E GERENCIAMENTO DA OPERAÇÃO DE EMPRESA CONTÁBIL A DISTÂNCIA

Nos últimos dia, muita coisa mudou, na minha e em muitas empresas do país.

Devido o crescimento acelerado da pandemia mundial a maioria das empresas teve que optar por fechar completamente ou trabalhar de home office.

Nós decidimos trabalhar no sistema de home office.

É importante dizer que a nossa empresa, embora seja uma contabilidade digital, nunca tínhamos adotado a prática do home office, nem feito o trabalho remoto com todo nosso time em casa, de forma estruturada.

Além disso, outro fator que é bastante complicado, é que não sabemos quando tudo vai voltar ao normal, não temos previsão de quando voltaremos operar de modo presencial.

Pensando nisso, e sabendo que muitos outros empreendedores estão com dúvidas neste momento, eu a Fernanda estruturamos um conteúdo que aborda que aborda gerenciamento de time e outros aspectos presentes nesse momento.

Uma pergunta interessante que surgiu foi: trabalhar de home office, será uma nova realidade para as empresas contábeis?

É claro que vivenciamos um momento atípico, e por isso tivemos que estruturar tudo isso de maneira emergencial.

Eu acredito que ainda falta muito para pensar nisso como uma situação definitiva, ainda não estamos preparados para um home office mais estruturado a longo prazo.

Mas com certeza a situação atual vai rever muito os nossos conceitos, e futuramente teremos essa opção também.

Os desafios que enfrentamos

A nossa primeira dificuldade foi conseguir estruturar toda a mudança.

O nosso desafio foi descobrir como levar o time, em tempo recorde, para trabalhar em Home Office.

A Fernanda disse que uma das suas primeiras preocupações com o time foi relacionada a estrutura de cada um em casa. Estrutura básica como internet, mesa para trabalho, cadeira, tela auxiliar etc.

Tudo foi levado em consideração da estrutura física a estrutura de sistema.

Foi preciso trabalhar a cabeça do time, pois muitos estavam com medo, mas devagar todos entenderam que nossa intenção era de fazer essa mudança do melhor modo possível para todos.

Ações colocadas em prática

Vamos falar sobre as ações que foram feitas com o time, para que eles pudessem entender como trabalhar dessa forma.

Foi preciso ensinar como se organizar, e explicar a importância de manter a dedicação que existia na empresa, agora em casa.

O comprometimento e a responsabilidade em cada tem que ser iguais ou maiores do que havia dentro do escritório, em casa existem muitos fatores que podem dispersar e tirar o foco.

Fernanda disse que foi preciso conversar com as coordenadoras dos departamentos, a quem ela explicou como esperava que fosse a ação delas, pois elas também não têm experiência de coordenar um time home office.

As coordenadoras foram informadas sobre a necessidade de apurar, a cada final de dia, tudo que foi produzido e levantar as dificuldades do time.

Para manter a produtividade e a entrega em home office, é essencial ter uma análise diária.

É importante também que existam metas diárias para o trabalho, e no fim do dia, depois de apurar os dados entender as dificuldades e até mesmo os facilitadores que o home office traz a cada um.

Nós temos uma confiança enorme do nosso time, isso porque trabalhamos a confiança dentro da Tactus e sabemos que o nosso time não vai procrastinar ao fim de cada tarefa.

Preparação do nosso time

Alguns dias antes da determinação de fechamento das empresas, nosso time estava fazendo um treinamento de ferramentas.

Todos tiveram um treinamento, e isso aconteceu pois quando implantamos o Gestta, por exemplo, o time era muito menor.

Ao passo que novas pessoas entraram acabavam aprendendo com outros profissionais, como tivemos uma entrada significativa de funcionários, enxergamos a necessidade de fazer treinamentos.

E tudo isso aconteceu no momento certo, nosso time teve diversos treinamentos antes de tudo isso acontecer, isso foi muito importante.

E se você não conseguiu treinar o seu time a tempo, se faça valer das ferramentas digitais disponíveis para reunião online, é possível treiná-los, mesmo à distância.

Hoje temos duas coordenadoras na área operacional, e a Fernanda combinou que fosse fez feita uma call todos os dias pela manhã.

Isso estabelece um fluxo mais real de trabalho, pois a produtividade no home office só vai acontecer se mantiver a sua mesma rotina do trabalho.

Portanto, é preciso ter hora para levantar-se, se trocar para trabalhar e tudo mais.

É importante que todos do time tenha sua rotina o mais próximo possível do normal.

O processo de gestão

Outra coisa que ajuda bastante a utilização do Gestta, ou qualquer outra ferramenta de gestão de processos, isso é fundamental.

Com esse tipo de ferramenta, fica mais claro tudo o que foi entregue ou não.

Existem diversas ferramentas úteis para gestão de processo e de times.

Empresas que ainda são muito pequenas podem até atuar sem um gestor de tarefas, e num segundo momento, pensar em implantar.

É possível fazer o controle também com um simples checklist de tarefas em uma empresa pequena.

Na nossa empresa temos uma cultura de liberdade, então não temos problemas com a questão do controle individual.

Mas muitas pessoas, que têm uma visão completamente diferente, tem o costume de controlar as pessoas.

E como fazer diante de uma situação como essas?

Muita gente teve que se adaptar de um jeito mais difícil.

Quando toda sua empresa está em home office, você tem que confiar no seu time, no que eles estão fazendo.

Para muitas pessoas o home office acaba sendo uma quebra de paradigmas, para as pessoas que perderam muito tempo vigiando o que seus profissionais estavam fazendo.

O trabalho do gestor não é vigiar, mas, moldar as pessoas.

Enquanto colaborador souberam usar a liberdade que é dada, tudo está sob controle.

Quando um colaborador é muito preso, e vai trabalhar em casa, ele pode perder o rumo e se soltar demais, e afetar muito a questão da produtividade. 

Muita gente não sabe lidar com isso, e isso deve ser trabalhado pelos gestores.

Dentro desses aspectos, é importante falar também da cultura do autogerenciamento.

Na Tactus já trabalhávamos isso há um tempo.

E vocês que estão passando por esse processo forçado de transição, não vão conseguir conquistar esse processo de autogerenciamento da noite para o dia, essa é uma coisa que deve ser trabalhada e acontece os poucos, com o tempo.

Depois que as coisas começarem a voltar como eram antes, é importante começar a pensar em mudanças culturais em relação a isso.

A realidade que estamos vivenciando nos traz aprendizados para reposicionar o nosso modo de enxergar as coisas.

Como manter a comunicação com todos?

A comunicação com os times tem sido feita pela Fernanda por meio do WhatsApp.

Ela tem contato direto com as coordenadoras e grupos no WhatsApp por departamento.

Caso exista algum projeto específico, ela cria um grupo do WhatsApp específico para cada entrega.

Com isso vai monitorando tudo que está acontecendo.

Existem outras ferramentas, além do WhatsApp, que são possíveis utilizar para criar controles específicos.

Outra situação que muitos empreendedores estão vivendo em casa é ter que trabalhar com o parceiro, marido ou mulher.

Eu e a Fernanda além de estarmos casados, estamos trabalhando juntos.

Estamos utilizando mesas, uma ao lado da outra, e isso foi uma coisa que tivemos que adaptar.

Já temos uma convivência como marido e mulher, mas na Tactus não nos vemos a todo momento.

Nunca tivemos problemas em trabalhar um perto do outro, mas é um fator que pode dificultar algumas coisas.

Um pode acabar atrapalhando o “espaço” do outro.

Essa é uma realidade que está sendo vivida por muitos empreendedores hoje.

Com qual frequência são feitas as reuniões?

Tudo depende da necessidade.

Como disse acima, todo dia está sendo feita uma call com o time para saber como andam os processos e todo dia Fernanda fala com as coordenadoras.

Saiba mais sobre o comitê

Outro ponto importante: foi criado um comitê de crise.

O grupo foi criado para lidar com as questões relacionadas a clientes, financeiro, time e tudo mais.

Temos no nosso time pessoas que têm contato com os clientes, diariamente e diretamente e nos trazem muitas informações.

Nosso time faz o levantamento diário sobre o que está acontecendo com o mercado e qual o feedback dos clientes em relação ao assunto.

Nossos clientes são a nossa prioridade na empresa.

Ao definir a necessidade da quarentena, notificamos devidamente nossos clientes, mas eles não se sentiram afetados pois eles já são atendidos de forma online, através de WhatsApp ou e-mail.

Nosso time conversa muito com os clientes, eles procuram sempre entender a situação de cada cliente e onde nós possamos ajudar.

Hoje não estamos olhando somente o nosso negócio, com toda essa situação, queremos também ajudar nossos clientes.

Tudo que os clientes estão falando de relevante nosso time está compartilhando com a gente, e vão servir de base para produção de conteúdo para tirar dúvidas bem como para estratégia em cima daqueles nichos.

Neste momento temos que nos fazer presentes junto ao cliente.

Nosso atendimento sempre foi de forma digital, mas, em uma situação como essa, a aproximação é fundamental, para que a gente não se sinta sozinho.

Novas estratégias

Mudamos estrategicamente todo nosso fluxo de marketing com nosso cliente interno.

A cadência de e-mail, tudo foi pensado para ficar em contato com cliente diariamente.

Essa atenção especial faz a diferença.

No canal da Tactus, por exemplo, temos uma linha de conteúdos voltados para a questão da crise.

Procuramos estar sempre à frente e disponibilizar informação quase que imediatamente, produzimos conteúdos para os nossos clientes depois de decisões tomadas pelo governo e etc.

O nosso time está muito atento nesse momento, está o tempo todo monitorando o que está acontecendo, o tempo todo mandando para o cliente a informação que ele precisa saber.

O nosso time tem que estar completamente antenado a tudo que estamos divulgando, em todos nossos canais, eles têm que estar preparados para pergunta os nossos clientes.

Estamos produzindo conteúdo em tempo recorde e o nosso time tem que estar inteirado para dar o respaldo para o cliente e prestar um atendimento de qualidade.

Demissão de funcionários

Nós tivemos, desde momento do anúncio da crise, seis profissionais que tiveram que ser dispensados e essa é a dificuldade de muita gente.

Mas por que acabamos dispensando pessoas, se estávamos no ritmo de contratação?

O jogo virou e tivemos que reavaliar tudo, mudando todo o curso.

Profissionais que executam funções unicamente presenciais.

Mas antes de dispensar qualquer colaborador fizemos muitas análises:

•   Pensamos se aquelas pessoas teriam condições de entrar de férias;
•   Avaliamos se aquele profissional tinha condições de trabalhar na casa dela não no sentido operacional;
•   Se o profissional tinha conhecimento suficiente para trabalhar na casa dela e equilíbrio emocional.

Toda a situação é muito complexa, contratamos muita gente no início do ano e alguns desses profissionais não tinham como se encaixar na nova realidade da empresa.

Isso porque as pessoas não vêm prontas, treiná-las, tecnicamente e culturalmente, demanda tempo dedicação de ambas as partes.

Muitos fatores foram considerados antes de uma dispensa, mesmo assim são decisões muito difíceis.

E aí entra o aspecto da experiência de quem já passou por outras crises, sendo elas, crises externas e internas.

Como lidamos com a situação

Nesse momento foi essencial a nossa leitura de cenário.

Desde o início do problema, comecei fazer uma leitura de cenário e posicionei os Sócios.

No departamento comercial, por exemplo, tivemos que dispensar gente que performava e que estava realizando um bom trabalho, mas não havia mais sentido continuar com aquele profissional, pois hoje não temos clientes para fechar.

Como disse o ministro Paulo Guedes em uma entrevista, com este vírus simplesmente caiu um meteoro no Brasil.

Ninguém previu isso.

E ninguém tinha dimensão de como as coisas ficariam, e tudo é muito imprevisível nesse processo todo.

A receita de abertura por mês que era de 60 empresas foi perdida, ainda estamos fechando algumas coisas, mas nem se compara a produtividade que tínhamos, mas os custos fixos ficaram.

Foi aí que fizemos uma força-tarefa de análises para entender a visão geral, considerar férias, demissões etc.

Não foram decisões fáceis, mas foram necessárias.

Até o momento não tivemos perda de clientes, mas tivemos aumento de inadimplência.

Trabalhamos com o time que eles precisam estar conosco para lutar pela Tactus.

Vamos lutar e fazer de tudo para passar por essa fase.

Quando tudo passar e voltarmos a decolar como antes, será possível trazer as pessoas boas de volta.

Portanto é responsabilidade de cada um do time fazer com que tudo aconteça da melhor forma, cada um é responsável pelo que vai acontecer com a empresa.

Depende do time e da empresa trazer para trazer de volta essas pessoas, e nós traremos.

Prezamos muito a questão da franqueza, procuramos o tempo todo contar para o nosso público a realidade, e essa é a realidade.

Somos sinceros para que você entenda efetivamente que a situação que vocês passam nós passamos também, encaramos a realidade como todos.

Mas uma coisa é certa, se não fizermos o que tem que ser feito, não vamos passar pelo pela crise.

Estamos só no começo dessa travessia.

É essencial que tenha noção da realidade, do que estamos vivenciando, e agir olhando o macro.

Agora é o momento decisivo para a sua empresa, se não tomar decisões assertivas não chegará ao fim da travessia.

Estamos o tempo todo procurando estratégias e soluções, não só para ajudar a Tactus, pensamos em ajudar todo o mercado.

Há muita dedicação envolvida para ajudar as pessoas.

Não é hora de criticar ou qualquer outra coisa do tipo, é o momento de união e colaboração.

No que depender de nós da Tactus, a sua empresa vai completar essa travessia.

Só não vai passar por outro lado da ponte nesse processo, se realmente não tiver jeito ou se não buscar ajuda e não consumir esses conteúdos que nós estamos produzindo.

Eu estou engajado para ajudar o mercado contábil, ao mesmo tempo que eu também estou ajudando a minha empresa contábil estamos compartilhando o que estamos fazendo aqui, na forma de conteúdos de valor para ajudar.

Sabemos a importância da união nesse momento, somente com conhecimento e estratégia, passaremos por tudo isso.

Eu tenho certeza de que nós vamos passar como classe e precisamos estrategicamente pensar em relação ao nosso negócio.

Vamos juntos passar por essa ponte!