EMPREENDENDO NA CONTABILIDADE E VIAJANDO PELO MUNDO

Como empreender na contabilidade e viajar pelo mundo?

Eu e a Fernanda temos como um dos nossos principais objetivos: viajar e conhecer o mundo!

Como sabem, somos empreendedores contábeis e temos uma rotina bastante corrida, mas, mesmo assim sempre encontramos meios para atingir nosso objetivo.

Neste conteúdo vou contar um pouquinho para você como nos organizamos para fazer nossas viagens.

Em 2019 conseguimos viajar 46 dias pelo mundo.

A Fernanda controla todo nosso operacional, e disse que a nossa última viagem para Roma acabou sendo um pouco mais “complicada” em razão da equipe. Teve que estruturar um time antes de fazermos a viagem e na última semana ainda entraram pessoas no nosso time.

Ela precisava de uma coordenadora no departamento fiscal e fez um cronograma exato do limite de entrada dessa pessoa na nossa empresa, para que houvesse tempo de treiná-la e dar suporte somente à distância.

Se você coordena uma área operacional é importante montar um calendário e um cronograma, avaliar o quanto você consegue antecipar as entregas, para que depois você fique mais livre.

Desapegar 100% da empresa nós não conseguimos, mas tudo é muito bem pensado para que a nossa ausência não seja prejudicial.

Mesmo viajando, estamos o tempo todo com nossos celulares e quem precisar nos contatar tem nosso suporte, mas nosso time hoje está bem estruturado e não requer tanto suporte a distância.

Como monitoramos a distância

Então, o primeiro ponto para viajar sendo um empreendedor é ter um time preparado para dar conta de tudo na sua ausência.

Na Tactus, cada colaborador do nosso time sabe o seu papel e sabem que se houver um problema podem contar com a nossa ajuda remota.

É possível ter o feedback pelos responsáveis pelas equipes internas, temos acesso ao e-mail, drive e o que quer que seja do nosso celular e utilizamos também um sistema de controle de tarefas.

Tudo é possível ser feito pelo celular, monitorar o que está acontecendo na empresa não é nenhum empecilho para nós, a tecnologia nos proporciona isso.

Eu também tenho meus grupos de marketing, comercial e o de sócios, tudo acontece nos grupos o tempo todo e naquilo que é relevante eu trabalho de onde eu estiver.

Além disso, também costumo separar nas nossas viagens, uma parte do meu dia para cuidar do que devo cuidar, posto vídeos nos canais, cuido da parte de campanhas e tudo mais a distância.

Tomada de decisões

Enquanto viajamos muita coisa tem que acontecer e o time depende da nossa informação e da nossa tomada de decisões.

O que eu tenho sempre em mãos são as informações que eu preciso para tomar minhas decisões estratégicas.

Trabalho constantemente meu dashboard pessoal que tenho acesso através do meu celular, caso precise tomar alguma decisão, já recorro ao dashboard para tomar essas decisões.

Algumas coisas, que não são urgentes, nós resolvemos através de WhatsApp ou e-mail.

Devemos saber sempre que não há como fugir da tomada de decisões, se não tomarmos, paralisamos nosso time e eles não conseguem fluir e um time que não flui é sinônimo de prejuízo, em todos os sentidos.

No caso da Fernanda, que é gestora da área operacional e de clientes diversos, tudo é resolvido também remotamente através de informações que ela recebe da equipe dela por e-mail.

A ideia é fazer com que a coisas sempre fluam para que não haja prejuízo em nenhuma parte.

Como eu disse acima, não há como nos isentar completamente da sua função, existem coisas que não há como deixar de lado.

A arte de delegar tarefas

Algumas coisas, como por exemplo o Decore de clientes somente a Fernanda emite, nós não delegamos.

E isso porque envolve uma questão de risco, é um documento emitido para o CFC, toda a escrituração contábil nós que assinamos como responsáveis e isso não passamos para os nossos colaboradores, essa questão a Fernanda prefere somente ela validar as informações e fazer essa transmissão.

Isso também está ligado a problemas que já tivemos no passado envolvendo o Decore, acabamos sofrendo uma autuação do CRC em razão de Decore e isso acaba deixando uma situação chata, foi um erro simples, mas não queremos correr mais o risco.

Esse foi um ano muito intenso, na nossa base conseguimos colocar, somente este ano, aproximadamente 500 clientes e nossa operação acabou sendo muito “estressada”, uma das coisas que tivemos que fazer este ano foi o reforço do nosso time.

E como já dissemos acima, faz muita diferença ter pessoas capacitadas no seu time.

Quando uma empresa tem um crescimento muito rápido como a nossa, quando o negócio se torna escalável, você acaba tendo que “trocar pneu com o carro em movimento”, e isso aconteceu em 2019 conosco.

Muitas coisas aconteceram no último ano e uma das coisas decisivas no nosso processo foi a necessidade de fazer várias contratações, nós praticamente dobramos o nosso time.

Com a quantidade de clientes, algumas funções operacionais que a Fernanda ainda fazia, como a validação da contabilidade se tornou inviável. Na posição dela hoje não há mais como fazer, e optamos assim por estabelecer uma coordenadora no departamento contábil, para executar esta função.

Precisamos crescer muito o nosso time também no fiscal, o que acabou causando preocupação para a Fernanda pois ela tinha uma quantidade muito maior de pessoas para gerenciar.

A Fernanda precisa de pessoas-chave abaixo dela, para conseguir passar tudo o que acontece dentro da operação, já que ela saiu de dentro dela, precisa de pessoas que possam filtrar o que acontece e passar as informações relevantes.

Dentro do processo que fizemos de reestruturação de pessoas, criamos uma camada intermediária entre a Fernanda e o restante do time, no papel de coordenadores contábil e fiscal.

No Onboarding de clientes também crescemos nosso time, porque com a entrada dos mesmos cada dia maior não havia como deixar tudo na mão de somente uma pessoa.

Algumas áreas começaram a ficar mais preocupantes em razão do volume, como a área financeira, nós não tínhamos um plano de contingência caso houvesse a falta de um profissional e agora nós já criamos esse plano.

Dicas para o planejamento da sua viagem

No nosso caso, quando viajamos, buscamos sempre pegar um feriado prolongado no meio, ou dois finais de semana, o que permite que fiquemos uma quantidade de dias úteis menor longe do escritório.

Nós fazemos sempre o aproveitamento total do nosso tempo de viagem, procurando sempre andar mais a pé ou de trem, ao invés de chamar Uber ou outros transportes, pois assim conhecemos mais coisas e aproveitamos completamente.

Sobre as demandas na nossa ausência, acaba sendo bem tranquilo, pois o nosso time só passa o que realmente é preciso da nossa anuência ou decisão.

Temos que acreditar no nosso time, eles foram muito bem preparados para lidar com a nossa ausência e sempre conversamos com o nosso time antes de viajar e tudo acontece naturalmente.

Quando voltamos, é claro, que temos uma demanda de coisas a resolver maior, mas sempre nos surpreendemos com o resultado do nosso time nos nossos retornos de viagem.

É muito importante, principalmente no papel de gestor, tirar pausas e fazer coisas que realmente valham a pena nelas.

Nós tivemos um ano de 2019 altamente intenso, foi o ano mais intenso de toda a história da nossa empresa, em que tivemos o maior número de aquisição de clientes, a maior demanda na parte operacional, fizemos obra, dobramos nosso time etc. muita coisa aconteceu em 2019.

E se nós não tirarmos pausas vamos surtar!

A cada viagem, voltamos com um gás maior para poder tocar nossos desafios.

Trabalhamos até o nosso limite, mas sabendo que teremos nossa recompensa que será o descanso em nossas viagens e isso nos motiva a nos dedicar cada vez mais.

É importante na vida, além de acumular coisas, acumular experiências e vivenciar coisas que somente viagens podem nos proporcionar.