OPERAÇÃO DE CONTABILIDADE DIGITAL NA PRÁTICA

Neste artigo vamos falar sobre operação, mas não é “ qualquer operação” , vamos falar de operação com crescimento acelerado. Com a ajuda da Fernanda, que é nossa coordenadora de operação, produzimos este conteúdo exclusivo. Confira!

Como olhar para sua operação quando você começa a performar e ter resultados?

No mundo da contabilidade digital, você consegue evoluir as coisas no operacional muito mais rapidamente.

Analisando números

Para que todos possam entender o contexto do assunto, vamos falar sobre alguns números:  Na Tactus Contabilidade Digital, olhando para nossa aquisição de 2020, começamos o ano com o melhor mês da história em janeiro, quando fechamos 62 novos clientes.

No início do ano estávamos com o pensamento de que 2020 seria acelerado, antes de vir pandemia que deu uma retraída na nossa aquisição.

Mas, no mês de maio voltamos a tracionar fortemente e fechamos o mês com a aquisição de 89 novos clientes.

No mês de maio, 100% do nosso time estava em Home Office, então vamos entender como a Fernanda conseguiu absorver na operação do mês de junho com 89 clientes.

Ela afirma que primeiro foi preciso planejar e organizar. Para que isso fosse possível, ela teve que  avaliar junto ao time o que poderiam atender.

De qualquer forma seria preciso atender, mas como é possível estruturar o time para fazer isso com qualidade?  

Houve uma conversa com o time e foi formatado um processo de atendimento. A partir de junho, algumas pessoas que estavam em Home Office desde o início da pandemia, tiveram que voltar a nossa sede presencial.

Analisamos como estava a produtividade dessas pessoas e se algo estava atrapalhando-as em casa, tudo isso foi considerado para que nós fizéssemos esses ajustes iniciais e para que pudéssemos garantir a qualidade do atendimento a todos esses clientes, quando eles de fato fossem abrir suas empresas.

Quando você tem uma empresa de contabilidade digital é preciso ter muito claro que é um fluxo que não pode parar, temos essa visão na Tactus Contabilidade Digital: é um fluxo que precisa estar plenamente alinhado.

O fluxo começa em mim, no meu trabalho com o marketing, passa para o comercial, depois vai para operação, legalização, onboarding e segue todo processo de entrega normal, que incide sobre o time.

Na nossa empresa a Fernanda tem um time grande, com mais de 50 pessoas, e mesmo esse número de pessoas no operacional, neste momento de crescimento de aquisição, tem muita coisa para dar conta.

E depois do recorde de aquisição em maio, no mês de julho nós batemos a aquisição de 102 clientes em São Paulo e 10 clientes em BH – Nossa operação em BH é diferente, temos um ticket mais alto lá – então foram 112 clientes no total.

Essa demanda vai se refletir a partir de agosto para o nosso time.

Contratação de novos profissionais

Podemos afirmar que em menos de 10 dias nosso time ganhou quatro profissionais e temos mais sete vagas em aberto. Os processos continuam andando, já sabemos que o mês de agosto também será corrido.

Para fortalecer a nossa aquisição, deslocamos outro profissional de uma área interna para o comercial no mês de agosto. Agora temos 5 pessoas no departamento comercial e consequentemente vamos buscar um volume ainda maior de aquisição para o mês de agosto e setembro e assim por diante.

Sua equipe é sua maior aliada

Dentro de tudo isso, não podemos desconsiderar o processo de entrega. Como olhar para o time e definir toda essa parte processual de forma mais simples? Como fazer que eles entendam tudo para que esse fluxo realmente continue girando?

O time precisa estar junto com você, o processo de comunicação deve ser constante e efetivo.

Antes de fazer algumas coisas, por exemplo, deslocar uma pessoa da operação para o comercial, eu vou precisar repor essa pessoa.

É essencial ter um olhar atento, neste caso saber como está o fluxo da legalização e se já existe demanda para contratar mais uma pessoa. Além dessa substituição, eu não posso sobrecarregar o time.

A verificação dos processos e conversa com o time deve obedecer a uma cadência, temos que analisar tudo: a quantidade de empresas que irão entrar, a quantidade de automação que já estamos conseguindo aprimorar nesse período e a mesma coisa no nosso departamento contábil.

E não podemos nunca nos esquecer da qualidade de atendimento.

Na Tactus Contabilidade Digital atendemos a uma grande quantidade de clientes e estamos buscando uma melhoria também nessa parte da experiência do cliente.

Toda essa estrutura já está sendo pensada, já traçamos como colocar todos esses clientes da melhor forma dentro da empresa.

Nunca pare de evoluir

Quando você passa por um processo de crescimento acelerado, as coisas têm que evoluir numa rapidez muito grande para que tudo possa dar certo.

Se você e seu time não evoluírem, a operação acaba entrando em colapso, é essencial fazer fluir a operação, dentro de um processo muito bem alinhado.

Cada um na empresa tem que fazer com excelência sua função.

O nosso departamento de marketing gera mensalmente para o departamento comercial, mais de 1000 solicitações e a função do marketing contábil é essa, gerar os leads.

A Fernanda como gestora da operação deve receber o que o comercial converte e encaixar no seu time.

Na legalização temos um time de cinco pessoas para todo esse fluxo de clientes, lembrando que o departamento de legalização não faz só abertura, também é responsável por alterações e encerramento, tudo isso tem que ser analisado.

Encerrado o processo de legalização dessas pessoas, elas vão para área de onboarding. Dentro do onboarding, o time lida com bastante pressão por parte dos clientes, assim que o CNPJ de uma empresa sai existe um ansiedade. Em torno disso, para que o cliente seja bem atendido e o time não se desgaste, tudo isso tem que ser estruturado.

Nós estamos há mais de 20 anos neste mercado e nosso objetivo é ajudar por meio de um curso que é o Imersão de Gestão de Pessoas, Processos e Contabilidade Digital esse é o curso ideal se você quer crescer a sua operação.

Se você já tem muitos clientes e acha que esse curso não é para você, está completamente enganado! Na Tactus Contabilidade Digital nós não começamos do zero, tínhamos uma estrutura e ela foi modificada.

Em 5 anos mudamos completamente e hoje criamos um negócio escalável pois temos um time engajado que está buscando resultados.

Tínhamos uma estrutura para um tipo de atendimento, de uma hora para outra foi preciso mudar. Além disso, recentemente fizemos uma aquisição, da ACCE contábil BH, pegamos uma empresa com mais de 300 clientes na carteira e 12 colaboradores.

Mesmo vindo de um processo de mudança esse ano, tivemos que mudar mais coisas como: sistema, ferramentas de gestão, a estrutura todo escritório subiu para nuvem, processo de gestão de pessoas, mudança de aculturamento, ou seja, no meio de uma aquisição, veio uma pandemia e tudo mudou no meio do caminho.

Conheça nosso curso de Gestão Estratégica

No ano de 2019, que foi um ano muito bom, a nossa média de conversão de clientes era de 45 por mês. No mês de abril de 2020 tivemos o menor número de aquisição de clientes, foram 27 empresas.

Tudo mudou muito rapidamente e com essa crescente estamos reaprendendo um processo mais elaborado.

Na contabilidade digital o processo de crescimento é assim, você vai estabelecendo e estruturando para crescer de forma gradativa.

O que você pode fazer para mergulhar nesse mundo todo?

Dentro da nossa Imersão de Gestão de Pessoas, Processos e Contabilidade Digital você tem acesso a todas as informações, porque oferecemos um conteúdo muito completo.

Mostramos como é esse fluxo da parte estratégica, o alinhamento estratégico de todo esse processo, lidar com sócios, ajuste do plano de metas, remuneração variável e como estruturamos todo esse processo decisório da Tactus Contabilidade Digital.

A Fernanda mostra parte de gestão de pessoas e processos, desde o processo de atração de talentos, seleção e retenção, além de como lidar com os problemas cotidianos, adaptando-se ao uso de novas ferramentas – é importante dentro da contabilidade saber lidar tanto com profissional, quanto com o cliente.

Mostramos todo o processo de forma muito detalhada, abrimos nosso fluxo de tarefas e mostramos na prática para que os alunos consigam entender e aprender.

E quando falamos sobre determinados assuntos, todo mundo cria uma ideia do que seja, mas na maioria das vezes não chega próximo a realidade. Essa imersão tem um diferencial: tudo é mostrado na prática porque abrimos literalmente o jogo e mostramos como é feito.

Com a pandemia, nós mudamos o formato dos nossos cursos e entregamos a nossa primeira turma online e o que chamou minha atenção foi a força do grupo.

Nossos alunos, mesmo depois da turma ser entregue, seguem trocando ideias pelo grupo de WhatsApp.
Dentro das nossas aulas, todos conseguem passar suas dúvidas, pois respondemos ao vivo. Nós apresentamos e explicamos determinado assunto, depois pausamos para que todos tirem suas dúvidas referente aquele assunto.

Mas quando o aluno vai começar a analisar para colocar na prática na sua empresa, surgem outras dúvidas.

E para isso serve o grupo, tanto para ajudá-los ainda nesse processo de experimentação como para troca de informação, diariamente eles trocam experiência sobre o que acontece.

Dentro do curso você tem na verdade uma mentoria, com um processo de networking, uma sala de aula virtual e tem acesso aquilo que nós fazemos.

Nós demoramos anos e anos para chegar onde estamos e no curso reunimos essa experiência e empacotamos de maneira didática, isso traz um ganho um absurdo para nossos alunos.

O nosso plano de carreira, por exemplo, demorou muito para ser estruturado. Tivemos várias melhorias com empresas, startups e fomos até mesmo para o Vale do Silício, para entender como as maiores empresas do mundo faziam isso.

Agora entregamos tudo isso para você, dentro deste curso.

Estamos diariamente nos preparando, cada dia mais, para poder trazer mais subsídios – inclusive internacionais – proporcionando sempre aos nossos alunos o que há de melhor.

Isso não tem preço e faz uma grande diferença! Vamos continuar trabalhando fortemente na Tactus Contabilidade Digital, gerando para vocês conteúdo de qualidade.

Você quer alavancar a sua empresa e crescer seu operacional? Participe da nossa Imersão de Gestão de Pessoas, Processos e Contabilidade Digital.

Aprenda na prática a estruturar sua empresa de contabilidade digital e tenha processos ajustados para garantir os melhores resultados para sua empresa contábil.