O PODER DA GESTÃO DE PROCESSOS NAS EMPRESAS CONTÁBEIS

Você entende a importância da sua gestão de projetos para a sua empresa contábil?

Através de uma boa gestão é possível garantir uma produtividade muito maior para qualquer empresa.

Acompanhe nosso conteúdo e entenda como realizar uma gestão de processos excelente através das ferramentas disponíveis no mercado.

Para dar dicas importantes, contei com a ajuda de um especialista no assunto, o Rafael que é CEO da Redspark, a empresa tem dois produtos: Gestta e Holmes. 

A empresa está no mercado ajudando os contadores a dar o próximo passo para evolução, visando a melhoria dos processos internos das empresas contábeis.

É um grande desafio: para uma empresa contábil gerenciar os seus processos internos, sobretudo, a relação com o cliente.

O contador tem centenas de clientes com dezenas de obrigações mensais, anuais, trimestrais etc., vamos abordar sobre como controlar isso.

Adaptação às novas mudanças

O “X” da questão está em como atender melhor esse cliente nessa era de contabilidade digital.

Na era digital, é comum ouvirmos que os contadores estão diminuindo ou acabando, e eu penso completamente o contrário. 

Com base na evolução e na expectativa do mercado, acredito que o atendimento será cada vez mais visto como um diferencial, ao passo que uma empresa cresce, para que ela possa prestar um bom atendimento, deve ter seus processos organizados.

Sem uma boa organização ao prestar serviços a empresa acaba errando muito e perde muitos clientes.

Se não se organizar e não tiver controle sobre os seus processos vai limitar o seu crescimento.

A venda é o coração de uma empresa, mas, é preciso olhar para dentro dela pois, depois da venda é preciso entregar.

Quando sua empresa não se organiza, todo o esforço e investimento em marketing que foi feito para a venda acaba sendo em vão, sem organização não vai conseguir entregar o que prometeu para seu cliente.

A importância da gestão de processos

Enxergar a empresa processualmente é uma dificuldade que não é exclusiva à contabilidade, as pequenas e médias empresas de modo geral enfrentam problemas com isso.

O que o empreendedor deve entender é que controlando processos e números na sua empresa poderá agir com mais clareza.

Se você não tem ideia do que está acontecendo nos setores da sua empresa, não poderá agir para melhorar o seu processo.

Você só melhora aquilo que consegue medir, pensando nisso:

• Como você mede os seus processos?
• Como você sabe se o seu cliente está sendo bem atendido?
• Como sabe se as obrigações foram entregues em dia ou não?

Se você não tem esse controle não saberá agir pontualmente para melhorar!

Por isso, softwares como o de gestão de processos são essenciais.

Assim como os CRMs de venda, os softwares de gestão buscam encontrar os problemas, para que a empresa possa agir pontualmente na causa dele. Se uma empresa não tiver isso hoje, acaba sendo bem complicado o seu crescimento.

Qual o momento certo para investir?

Um pequeno empreendedor tem na sua operação poucos processos e acaba tendo uma visão maior do que acontece através de controles simples, mas, quando você cresce, o “controle caseiro” não é mais suficiente, é preciso ter visão e controle total do que está acontecendo.

De acordo com o seu crescimento é preciso investir num sistema e apostar para trazer mais retorno no futuro.

O mercado contábil, de certa forma, foi condicionado a pensar que ao contratar um software ele tem que entregar todas as soluções para o negócio contábil dele, na verdade não é assim.

Na prática, nós sabemos que essas soluções não atendem com precisão cada uma das partes do processo.

O software contábil tem que entregar essencialmente a parte de gestão do ERP contábil, ele tem que ser excelente nisso, pois é o coração operacional.

Mas, falando de gestão de processos e gestão financeira, os softwares entregam soluções que acabam não se adequando completamente.

É preciso uma análise muito mais ampla do que somente a consideração do preço, no caso de software, temos que olhar os benefícios que eles podem trazer para a empresa.

O investimento da empresa aumenta ao passo do seu crescimento.

Olhando de forma prática, quando a empresa chegar à conclusão que é preciso ter um gestor de processos e uma ferramenta para ajudar na tarefa se depara com outros fatores.

Depois de optar pelo gestor de processos existe o “problema” da implantação, essa é uma dor comum.

O processo de implantação

Isso porque não existe um processo de mudança sem alterar sensivelmente a operação.

Além disso, lidamos também com a questão da adaptabilidade dos usuários, onde geralmente há resistência.

O usuário num primeiro momento reluta, porque antes que fazia diferente e ao seu ver era mais simples.

Sem dúvida qualquer mudança, seja na vida pessoal ou profissional, gera impacto. Um software de gestão gera uma mudança muitas vezes de cultura. 

Qualquer mudança cultural só vai existir depois que o gestor incorporar isso.

O gestor deve acreditar na ideia, pois ele é quem “aguenta” as reclamações e resistências, sem desistir, ele pensa à na frente, e seu papel é o de conscientizar seu time do quanto aquilo é importante.

Inicialmente, os colaboradores acabam se sentindo “controlados” ao usar um software de gestão, mas a finalidade desse tipo de software não é vigiar, a intenção dele é identificar os GAPs de cada um para ser um profissional melhor.

Isso deve ficar muito claro para o seu time.

Até porque, falar de controle pessoas, horários e coisas do tipo é muito retrógrado, nas nossas empresas temos que falar em produtividade, entrega e objetivar levar nossos colaboradores para um outro nível.

Como levar nossos colaboradores a outro nível?

Identificando as deficiências de cada um!

Um software de gestão não é utilizado para denegrir o trabalho de alguém, mas para ajudar a melhorar em alguns pontos.

Os resultados ao formatar o processo

Quando os processos são controlados existe a possibilidade de fazer as pessoas crescerem, muitos colaboradores têm se destacado a partir dessas análises.

Com um software de gestão você terá a visão completa do seu próprio time.

O aprimoramento do seu time ajuda no atendimento do seu cliente, dentro de tantos negócios o diferencial das empresas acaba sendo o atendimento.

O que fará com que a sua empresa se destaque é a excelência no atendimento.

É preciso que o cliente não veja mais o contador como gerador de guias, mas como alguém que ajuda o seu negócio, se antecipa e traz dicas importantes ajudando o empreendedor.

Nas contabilidades “online” a empresa acaba “terceirizando” os seus serviços para o cliente, a maioria das pessoas não busca isso, por isso o atendimento é fundamental.

Ao contratar uma contabilidade, principalmente o empreendedor menor, ele busca ajuda para resolver os seus problemas.

Por isso o BPO financeiro é tão promissor, há uma oportunidade gigante para os contadores, cada vez mais o atendimento é essencial.

É comum buscarmos altos patamares de atendimento, e alguns contadores já estão preocupados com isso.

Esse movimento começou com as grandes empresas e vem atingindo as menores, cada vez mais, o atendimento é essencial para todos os tipos de empresa.

E com uma ferramenta de gestão de processos é possível minimizar a saída do cliente por problemas no atendimento? 

Com isso funciona na prática?

Um ponto é o atendimento e outro são os processos e ele ligados.

Você pode ter um excelente atendimento e na sua empresa e estar com seus processos bagunçados, como você pode ter todos os processos organizados e não saber como falar com seus clientes, a junção dos dois fatores é essencial.

Diversifique os seus canais de atendimento, sempre operacionalizando para escalar, empregue a tecnologia para ter bons meios e para organizar esse processo.

Você precisa ter controle de tudo o que chega para que o trabalho não fique “parado”.

Quando eu dou mais rastreabilidade para o meu time, através de ferramentas, eu consigo tornar ele mais produto. Com isso, incentivo o processo de melhoria no atendimento ao cliente, enfim, estamos trazendo uma nova visão para o nosso time.

A contrapartida de uma boa gestão é a retenção do cliente, poder atender mais clientes com menos pessoas.

O uso de ferramentas também consegue ajudar com processo de meritocracia.

É possível atribuir “pontos” nas funcionalidades, as tarefas têm pontos com diferentes dificuldades e os clientes também, cruzando isso, conseguimos ter uma média e medir quais colaboradores são mais produtivos considerando todas as variáveis envolvidas.

Dicas essenciais

É importante que o contador faça uma reunião mensal com seu time, apontando seus resultados e mostrando como a empresa está performando. Quando a intenção é aplicar a meritocracia, sua empresa tem que se abrir cada vez mais para o time.

O contador tem um caminho longo a percorrer para aprender a lidar com tudo isso, mesmo porque, nosso mercado de tecnologia é um mercado extremamente aquecido e as pessoas podem trabalhar de onde quiserem e você precisa empoderar as pessoas para que entendam o que podem ganhar.

O sucesso de uma empresa depende da mudança de mentalidade dos colaboradores e dos gestores.

O Gestta, sistema de gestão de processos, traz soluções inéditas para o mercado contábil.

Ele foi criado para compreender as necessidades do cliente e atendê-las e vem crescendo muito e entendendo o contador.

Qualquer empresa de software tem que entender a dor do cliente e oferecer uma solução.

É muito importante que todo empreendedor acompanhe as tendências do mercado e invista em tecnologia para o crescimento do seu negócio contábil.

Um bom sistema de gestão de processos é essencial para atender seu cliente e ter controle de toda a equipe.