ISO 9001 NA CONTABILIDADE DIGITAL VALE A PENA?

O dia que em que recebemos a nossa certificação ISO 9001 tivemos uma alegria imensa!

Na época, fizemos até uma festa com bolo, para comemorar a ISO 9001. Passado algum tempo, esse sonho se tornou um grande pesadelo para nossa empresa.

Você quer entender o por quê? Neste conteúdo vou abordar 7 diferentes motivos pelos quais eu não aconselho quem tem uma empresa de contabilidade digital pensar em ter uma certificação de qualidade do tipo ISO 9001.

O processo muda a todo momento

O processo nas empresas contábeis muda a todo momento e dentro de uma ISO 9001 existe tem um processo em que as mudanças são muito mais lentas.

Você pode mudar os processos, mas a cada mudança, você vai precisar fazer um ajuste neste processo.

É responsabilidade da empresa prestar orientação a todo o time e registrar todo os passos dessa mudança, para que as coisas de fato possam acontecer.

Seria como parametrizar o seu processo uma única vez e toda vez que fosse fazer um ajuste, precisaria fazer um grande trabalho para isso acontecer.

Mas, na contabilidade digital, as coisas não funcionam assim, o processo muda a todo momento e você precisa ser ágil.

A questão da agilidade não condiz com a certificação ISO 9001.

Obriga tarefas desnecessárias

A certificação te obriga a fazer tarefas que não agregam valor. Na ISO 9001 você é obrigado a fazer uma série de tarefas, pois essas tarefas geram um controle de qualidade.

Nós tínhamos uma pessoa, praticamente exclusiva para cuidar da ISO 9001 e coordenar tudo, foi a pessoa que ajudou o processo de implantação da ISO junto a mim e ela tinha que ficar controlando uma série de tarefas para que as coisas realmente andassem.

Hoje damos treinamento quando há necessidade ou quando achamos que faz sentido. Dentro da ISO você tem essas tarefas obrigatórias e isso não combina com a contabilidade digital.

Burocratizava decisões

Para fazer uma mudança ou tomar uma decisão relevante, como a compra de um equipamento, por exemplo, era preciso preencher inúmeros formulários.

Para tomar uma decisão que envolve mudança de processos ou uma decisão no dia a dia, eu precisava envolver isso num processo burocrático dentro da ISO 9001, era preciso validar isso com outras pessoas e registrar tudo.

A contabilidade digital é muito dinâmica, você não pode ficar esperando para tomar decisões. As decisões têm que ser tomadas rapidamente e a todo momento, isso também não é condizente com uma empresa contábil digital.

Qualidade é percepção e não certificação

Uma certificação como a ISO 9001 serve para mostrar para o seu cliente que você tem, mas não é tudo. Depois de 2 anos que tínhamos o certificado, percebemos que para os nossos clientes isso pouco importava.

Para ele o que importava era exatamente a questão da percepção que ele tinha com relação a qualidade dos nossos serviços.

A certificação da ISO 9001 não resolveu os problemas de entrega, em alguns casos até atrapalhou, era algo que efetivamente nos colocava até mesmo num processo de exposição desnecessária.

Gerar custos que não agregam valor

Lembra que eu disse acima que tínhamos uma pessoa que gastava boa parte do tempo dela para cuidar da ISO 9001?

Além disso, tínhamos uma série de outros custos que estavam agregados a ISO: a certificação, as auditorias que era preciso pagar e etc.

Burocratizamos a nossa empresa e isso a tornou mais lenta, gerando mais custos e esses custos não geram valor suficiente para se justificar.

Você deve fazer mais com menos! Os custos que não agregam valor não se encaixam dentro de uma contabilidade digital.

Não contribui para o crescimento

Nós ficamos 3 anos certificados, mas abandonamos a ISO 90001 no segundo ano. Após passar 2 anos, percebemos que não adquirimos nenhum cliente que veio através da ISO 9001 como almejamos.

Trabalhávamos com indústrias, atacadistas e nós imaginávamos que a certificação nos abriria portas para atender a empresas industriais, mas isso não aconteceu na prática.

Consequentemente, o peso da certificação e todo o ônus para ter a certificação não correspondeu ao bônus que esperávamos em relação ao crescimento. Na contabilidade digital a pegada é completamente diferente! O crescimento é acelerado e as coisas têm que fluir numa rapidez muito grande na parte de crescimento, consequentemente, não ganhamos nada com a ISO 9001.

Obrigação de gerar papéis

Nós tínhamos uma série de formulários e um arquivo, cada vez que gerava um formulário era necessário fazer uma anotação e fazer assinatura, eu assinava muitos papéis diariamente.

É claro que nós temos alguns papéis, mas nós não geramos papéis, normalmente os papéis que são gerados de forma temporária, as vezes para uma conferência ou coisas que precisam ser assinadas de fato e são obrigatórias a ser geradas no papel.

Nós não geramos papéis desnecessariamente, nós não temos um arquivo robusto de clientes. O nosso arquivo de clientes é uma pasta pequena, porque ainda temos documentos físicos.

Na época gastamos mais de 6 meses de muito trabalho para conseguir a nossa certificação e comemoramos muito, mas passado um tempo, percebemos que a ISO não era para nós.

Se você pensa em ter uma certificação de qualidade como a ISO 9001 e quer atuar na contabilidade digital, tenha muito cuidado.

A contabilidade digital realmente é completamente diferente e não se alinha com a ISO 9001. Essa é a minha opinião sobre o assunto, é a minha experiência que quero passar para vocês.