Gestão de Processos em Escritório de Contabilidade

Você sabe qual o tipo de cenário que precisa validar para ter uma gestão de processos eficiente?

O que o cliente necessita assim que ele contrata o seu escritório de contabilidade?

É importante que valide como está à produtividade do seu negócio contábil e se os seus objetivos estão sendo alcançados, pra validar isso terá de fazer algumas perguntas a si mesmo, mesmo que não tenha as informações práticas em relação a isso, você precisa entender essas informações por meio de questionamento interno.

Como está à gestão da sua equipe em relação a sua produtividade?

Você consegue enxergar quem produz melhor?

Vamos imaginar três situações em relação à produtividade:

A produtividade abaixo da média, na média e a acima da média!

Quem são as pessoas que te entregam mais produtividade e quem são as pessoas que te entregam menos, porque alguns te entregam mais e alguns te entregam menos?

Darei um exemplo baseado na minha empresa a Tactus, dentro dela temos uma questão muito forte que é o suporte ao cliente.

Atendemos clientes com o ticket baixo, mas em grande quantidade, e para que todos sejam devidamente atendidos temos um trabalho de suporte online.

Quando o cliente compra o nosso serviço/produto ele tem uma assistência remota.

Os nossos colaboradores que prestam essa assistência, com um tempo analisando essas atividades identificamos pessoas na equipe que ao dar suporte ao cliente dava uma produtividade muito pequena.

Com isso percebemos que outras pessoas tinham um suporte melhor, além disso conseguiam manter uma produtividade boa de serviços prestados aos seus clientes, ou seja, ela conseguia atender mais cliente mesmo dando suporte.

Gestão de Processos da nossa empresa contábil

Para que essa questão interna de gestão de processos melhorasse fizemos mudanças que incluíram tirar a pessoa que estava dando suporte que não conseguia trabalhar efetivamente no suporte junto com a produtividade mensal dela.

Assim deixamos ela dedicada somente a questão da produtividade interna e colocar outra pessoa para que especificamente desse suporte ao nosso cliente.

Isso nos trouxe ganho de produtividade num modo geral porque essa pessoa que tem uma facilidade de se dividir em tarefas me ajuda, eu posso a deixar produzindo ali.

Isso é só um exemplo para entender como isso pode se aplicar na prática dentro do seu negócio.

Outro aspecto que precisa ser validado é se existe facilidade de operação dentro do seu negócio, ele é muito complicado ou é de fácil operação?

Quais os principais GAP existentes dentro do seu negócio?

Gap é uma palavra inglesa que significa lacuna, vão ou brecha. A palavra é também utilizada com o significado de diferença.

Numa empresa existem GAPs de operação, GAPs de comunicação e etc.

Você sabe como avaliar quais as lacunas que existem que precisam ser preenchidas e melhoradas?

Você tem problemas de comunicação dentro da sua equipe?

Como funciona o seu processo de comunicação?

Como melhoramos nosso processo interno

Na Tactus, por exemplo, criamos uma maneira pra tentar minimizar isso. Na entrada do nosso cliente criamos um funil de comunicação para poder dar conta de todos os clientes.

Esse funil vai desde a informação que é dada para nossos colaboradores até as informações que são prestadas no onboarding desse cliente, dentro da nossa empresa contábil.

Onboarding é um processo que visa uma forma de guiar a experiência do cliente quando ele começa a interagir e usar a solução contratada, essa fase é considerada bastante crítica e crucial para a validação da compra como positiva ou negativa.

Assim que captamos um cliente ele passa por procedimentos internos na equipe, que dá a inserção dele no sistema até a informação que ele precisa ser atendido.

Nós consideramos de grande importância dar a ele as primeiras orientações, bem como validar quais são as necessidades principais que esse cliente tem e baseados nisso temos o onboarding desse cliente, esse processo mostra ao cliente qual caminho melhor a seguir depois da compra do nosso serviço contábil.

Para que isso seja realizado da melhor maneira, colocamos num funil de comunicação automatizado isso facilita o nosso trabalho e conseguimos ganhar a nossa produtividade.

Diminuímos nosso custo de implantação, pra nós isso é muito relevante, pois são muitos clientes novos todos os meses, quanto menos tempo eu gastar pra criar um onboarding do nosso cliente melhor será a minha produtividade, consequentemente melhor o meu resultado financeiro.

Avalie essas questões que citei acima.

Olhe pra dentro do seu escritório de contabilidade de forma que consiga entender as lacunas existentes.

Use informação do cliente para que atendê-lo com excelência.

É importante avaliar esses processos de comunicação e esse processo de atendimento junto aos clientes.

Assim diminui seus GAPs, construindo um atendimento muito eficiente.