FERRAMENTAS PARA EMPRESAS DE CONTABILIDADE

Vamos falar um pouco sobre tecnologia?

O mercado contábil está vivendo um avanço visível, e para não ficar para trás, o uso de ferramentas tecnológicas nas empresas contábeis se torna cada dia mais presente.

Você sabe como automatizar processos usando ferramentas e as possibilidades que elas podem trazer para escalar o seu negócio?

Neste conteúdo você vai entender quais as vantagens do uso de ferramentas tecnológicas para as empresas de contabilidade.

E para trazer um conteúdo ainda mais completo para você, estive com um convidado de peso nessa área, Gabriel Capano (CEO/CTO-Hubcount), que pode equacionar esse assunto de tecnologia no mercado contábil.

A Hubcount é uma empresa de tecnologia que atua no segmento contábil, atendendo especificamente contadores com automação de processos e uma parte de report contábil.

O mercado contábil atual apresenta uma realidade completamente diferente da que tínhamos a quatro anos atrás.

A Hubcount nasceu de um trabalho inicialmente prestado a uma empresa de contabilidade grande, e com base no trabalho que era desempenhado para atender a empresa em questão, foram desenvolvidas soluções para o mercado contábil.

E de repente, nós empreendedores contábeis, nos deparamos com uma enxurrada de opções para todos os tipos de necessidades. Opções que englobam a parte de automações e uma série de outras, que acabaram fazendo sentido em razão de todo o processo de transformação.

E como o Gabriel vê a questão de lidar com todos esses emaranhados de novos sistemas, apps etc. dentro de uma empresa contábil?

Ele disse que, para ele tem o background de tecnologia, nesse ramo isso é comum, existe a necessidade de selecionar as ferramentas que a empresa vai utilizar analisando as vantagens e as desvantagens, cada ferramenta tem a sua especificidade e seu uso.

E isso agora chegou no mercado contábil de forma forte, há três ou quatro anos atrás começaram a surgir diversas startups, especialistas em automação, assim como a Hubcount e outras ferramentas também.

Conhecendo o modelo do seu negócio

O contador que tem um escritório contábil tem que entender a realidade que ele está, como funcionam os seus processos, em que a equipe dele é especializada, se o seu time  tem condições e capacidade de implementar ferramentas web ou não, e montar um stack de ferramentas (conceito também de tecnologia) para atender a realidade dele.

Na Hubcount por exemplo, eles têm um stack de atendimento, vendas, pós-vendas etc. que atendem pedaços da operação. 

Podemos dizer que “Stack” na sua tradução literal quer dizer “pilha”, é de fato uma pilha de ferramentas que você vai usar.

O empreendedor não vai conseguir utilizar uma ferramenta específica para tudo, essa ferramenta provavelmente não será especializada em alguma parte do processo e vai ser insuficiente na sua operação.

Então, o que a Hubcount faz é contratar a melhor empresa naquele segmento, e é o mesmo processo que acontece com o escritório contábil.

Vejo muita gente falando e apresentando resistência, do tipo: “mais uma ferramenta que terei que implantar, além das tantas que já tenho” e a verdade é que não há como fugir disso.

Como funcionava o sistema de gestão contábil

Um ponto bem sensível no mercado contábil é justamente entender que não existe uma ferramenta que atenda a tudo que o empreendedor precisa de forma única. 

Nós do mercado contábil acabamos condicionados a pensar que compramos um pacote de software. No início da tecnologia no mercado contábil nos vimos com a possibilidade de ter um sistema que atendia primeiro a emissão de livros fiscais, depois foi estendido para a parte contábil, depois departamento pessoal e então surgiram os ERP’s contábeis.

Os ERP’s começaram a fornecer outras ferramentas agregadas a ele, surgiram os CRM’s de empresas contábeis, sistemas que fazem a parte financeira de honorários e sistemas que fazem a parte de processo.

Hoje nós estamos diante de uma outra realidade.

Nós temos as empresas que fornecem os sistemas que fazem somente processos, controle de processos, temos sistemas de automações e sistemas que fazem somente o financeiro.

O empresário contábil está com dificuldade de entender o porquê ele deixaria de fazer tudo dentro de um ERP contábil e adotaria essas outras ferramentas.

O que o empreendedor precisa saber

Para o contador avaliar a vantagem das ferramentas ele precisa fazer uma conta simples: quanto tempo ele leva para fazer um processo hoje, e isso depende de quantas pessoas, usando o ERP centralizado, e como isso aconteceria com o uso de ferramentas especializadas naquele determinado processo.

Todas essas ferramentas devem ter um modo de se comunicar com o ERP, todas elas têm que gerar informação para o ERP para que tudo fique centralizado em algum lugar.

Eu tenho isso bem claro, olhando para minha operação que é escalável e isso é raro dentro da contabilidade, ao olhar para uma ferramenta fornecida dentro do meu ERP contábil eu tenho uma sensação de que tenho algo faltando uma parte, que não me entrega tudo o que eu preciso.

Quando eu busco uma solução de uma empresa que é especializada em gestão financeira eu tenho uma ferramenta muito mais completa que tem muito mais automações. Isso se repete ao olhar para um gestor de processos ou outra automação.

As startups estão criando as soluções para os problemas de ausência de eficiência nas ferramentas, e nos deparamos com outro problema que é como entregar todas essas soluções.

Saindo um pouco da realidade brasileira e abordando a americana,  vejo claramente, participando dos eventos lá há algum tempo, que o americano está mais maduro neste processo de integração.

As empresas anunciam que os Apps são conectados aos sistemas delas, no Brasil a Hubcount se integra com todos os sistemas contábeis, mas essa integração não é a mesma que existe no exterior.

Nos EUA, as empresas não precisam se comunicar uma com a outra pedindo acesso a banco de dados para uma integração, basta usar uma API e pronto, aqui no Brasil tudo é mais complicado e demanda entre outras coisas de engenharia reversa.

No Brasil estamos extremamente atrasados, principalmente empresas do software, a maioria não abre API e nem tem interesse de fazer esse tipo de conexão com as outras empresas.

E essa é uma característica de atraso de processos.

O mercado contábil ideal

Eu acredito numa mudança nesse tipo de postura das empresas, já vemos um processo de mudança com os grandes players da tecnologia para o segmento contábil, e com isso em um momento ou outro será aberto um API.

E o primeiro que abrir um API vai gerar um diferencial absurdo em relação aos outros, pois vai conseguir conectar outras ferramentas que fazem processos muito mais rápidos e os usuários terão uma gama muito maior de opções de fornecedores especializados.

Em aproximadamente quatro anos sairemos de ERP’s totalmente offline, instalados em máquinas e no servidor local, para algo 100% web nas nuvens com plataforma SAS, que é o que vemos nos EUA.

Quando essas plataformas começarem a abrir APIs para esses terceiros que fazem os chamados microprocessos automatizarem dentro da plataforma chegarão a um trabalho compartilhado, a partir disso é possível ter uma agilidade muito maior para resolver os problemas dos seus clientes.

Os principais players de software estão agora atrasados, tentando construir algo compatível com o que temos hoje de tecnologia, que mudou muito. 

O que temos de mais modernos hoje seria a contabilidade nas nuvens.

Conhecendo as vantagens

Não faz mais sentido ter softwares que não se comunicam com os grandes órgãos públicos, como a Receita Federal, que já tem a maior parte dos seus processos em nuvens.

E pensando em ter a empresa contábil nas nuvens nós nos deparamos com outra situação, o empresário contábil ainda tem uma dificuldade muito grande de entender que os dados estão na nuvem e não estão sob seu controle, a maioria acredita que isso traz uma insegurança em relação aos dados.

Muitos empreendedores têm medo e não sabem se é seguro realmente o uso de servidores como o da Microsoft, Amazon e o próprio Google.

Os servidores locais sofrem ameaças reais e ataques cibernéticos, que podem prejudicar muitos meses de trabalho de uma empresa. A grande preocupação é se os sistemas nas nuvens sofrem a mesma vulnerabilidade, a resposta é não! Com as nuvens você não tem essa preocupação.

Usando os servidores online, você conta com uma equipe gigantesca de milhares de pessoas trabalhando todos os dias para verificar a segurança dos seus dados e garantir que tudo o que você tem tenha um backup muito seguro.

O Gabriel, por ser do ramo da tecnologia, ainda observou que se tivesse uma empresa contábil nunca compraria um servidor, pela quantidade de problemas que isso pode trazer e os possíveis prejuízos.

Ao utilizar uma empresa de ponta de armazenamento como as que citei acima, o empreendedor pode até gastar um pouco mais, mas, comparado a solução de um servidor, a funcionalidade de agilidade não é nem comparável, um sistema nas nuvens entrega muito mais valor.

Mesmo que utilizando o Google, por exemplo, paguemos por usuário os benefícios que o armazenamento nas nuvens traz cobrem completamente o custo do sistema.

Além da segurança e agilidade, temos que observar também a questão do compartilhamento de documentos em tempo real.

Isso nos leva a outro nível que já envolve a questão de trabalho compartilhado, como disse acima, elevando a empresa contábil a um outro patamar e transforma ela em um negócio completamente escalável.

A Hubcount por exemplo, só possui seus computadores de ativo, até mesmo a linha de telefone é obtida através de um coworking, que permite que uma ligação seja atendida de qualquer lugar, e se eles precisarem escalar o custo deles é linear sobre a escala.

Não é um custo que envolve uma estrutura física locada, com telefones, servidores etc. se eles precisarem dobrar de tamanho irão atuar de acordo com o que precisam de escala.

Como ter agilidade nos processos contabéis

E para quem está começando no mercado contábil essa também é uma possibilidade: começar com menos investimento.

Para quem está começando uma empresa, com até 30 colaboradores, não faz sentido começar a criar uma estrutura própria.

A Hubcount nasceu dentro de uma rede de contabilidade global, nasceram prestando serviços e começaram a desenvolver diversas coisas especificamente para eles, em dado momento, olhamos para tudo o que funcionava na empresa e enxergamos um produto.

Eles conseguiram trazer ganhos absurdos de escalabilidade a empresa economizando com ferramentas e automação de processos.

E isso antes estava somente nas mãos dos grandes players do mercado contábil que podiam ter uma área de tecnologia e arcar com um investimento grande, formato como um produto mudou completamente o mercado contábil.

A Hubcount percebeu que os problemas que resolvia na empresa que prestavam serviço atendiam o mercado todo, começaram a se especializar muito e um dia decidiram montar a empresa.

Passaram um ano com vinte clientes desenvolvendo o produto, que inicialmente contava apenas com report e DCTF, estruturando mais a empresa e no final de um ano, lançaram de fato tudo com o que trabalham hoje.

A empresa onde o Hubcount começou hoje é investidora do grupo e eles tem um negócio completamente separado e estruturado.

Os clientes da Hubcount, a Tactus está entre eles, atuando em um nível altíssimo de automação, de melhoria de processos e de rentabilidade.

E isso está começando a chegar no resto do mercado, temos cerca de 60 mil escritórios contábeis, eu diria que menos que 5% utilizam ferramentas de automação, ainda há muita coisa a ser trabalhada.

E para quem está começando hoje nesse processo de transformação em relação ao digital o que podemos recomendar? Como buscar de fato informação para evoluir neste ponto?

Os meus cursos são recomendados, disponíveis online e presencialmente, com certeza vão agregar muito valor ao seu negócio e serão fonte de informação de valor. 

Além disso, a equipe Hubcount também oferece serviços que podem se encaixar nas suas necessidades automatizando diversos processos.

É muito difícil começar, mas se não começar hoje você vai deixar a evolução acontecer e não vai acompanhar.

Procure a Hubcount para melhorar seus processos e diminuir o tempo empenhado na sua operação, no início terá um trabalho de implantação que com o tempo trará ótimos frutos.

Os clientes da empresa, assim como a Tactus, que começaram há algum tempo hoje já tem um ganho absurdo de produtividade.

E isso traz uma escala de rentabilidade que permite outros investimentos e abrir a sua cabeça para este mercado e essas possibilidades que são reais.

Então aconselho procurar um de nossos cursos, o material disponível no site da Hubcount também.

Não fique atrás da tecnologia!

Busque meios, estude e esteja um passo à frente neste mercado.