COMO FAZEMOS NA NOSSA ÁREA OPERACIONAL

O fluxo operacional da Tactus é extremamente acelerado, assim como tudo o que fazemos na empresa.

Conversei com a Fernanda, que é nossa coordenadora de operações e sócia da Tactus, e falamos um pouquinho sobre fluxo operacional e algumas coisas que ela tem feito na empresa. Neste conteúdo, vou compartilhar com vocês algumas ideias e insights.

Fluxo de contratações

O fluxo de contratações 2020 está sendo bastante intenso, por que essas contratações tiveram que ocorrer?

Fernanda disse que tivemos uma demanda muito grande de clientes em 2020, fora a previsão que tínhamos do comercial de impacto para os próximos meses. E isso demandou a contratação de mais colaboradores.

Fora isso, tivemos substituição no time e ela teve que contratar um colaborador para atender aos clientes, a demanda era para área de fechamento que não pode parar.

Note que existe o que é feito mediante planejamento e o que é feito em razão de necessidade.

Diante tudo isso, a sala do departamento fiscal estava cheia, tiveram que fazer a adequação de mais lugares, mudando para outro lado do andar. Somente com esse deslocamento, foi possível adequar um departamento e deixar outros dois na mesma sala.

Pensando na logística

Acontece com muita frequência na Tactus, a questão de reagrupar as pessoas em locais diferentes.

Tudo tem que ser pensado, quem deve ficar próximo de quem e com qual propósito.

Os novos colaboradores, por exemplo, devem ficar próximos a pessoas que já estão na empresa, para que participem ativamente e acompanhe todo o atendimento ao cliente.

Esse contato vai servir como base para que ele seja qualificado, não somente na parte técnica, como por exemplo no fechamento de imposto, mas também no atendimento deste cliente, e entenda o atendimento feito por causa dos nichos específicos que a empresa trabalha.

E independente da questão do crescimento, acabam ocorrendo mudanças frequente em relação aos lugares que o time está.

Porque tudo é questão de ajuste de necessidade, muitas vezes a Fernanda precisa que uma pessoa trabalhe mais próxima fisicamente da outra em razão de uma demanda específica no mês, ou mesmo por questão de afinidade.

Se a Fernanda percebe que uma pessoa está um pouco distante da outra, procura um reposicionamento para que todos trabalhem felizes.

O relacionamento interpessoal acaba interferindo nos resultados se ele for ruim, a Fernanda tem o cuidado de aproximar as pessoas que se dão bem na maior parte do tempo – não há relacionamento perfeito – mas ela precisa criar essa harmonia e analisar todos os pontos.

Uma coisa está amarrada a outra, por isso existe também relevância na questão de equipamentos.

Todos os colaboradores utilizam notebook, temos uma padronização nas compras de telas e hoje a maioria trabalha com o mesmo padrão de equipamento, por isso, na hora de fazer essa mudança, a mobilidade do equipamento facilita muito.

Tudo acaba se simplificando e cada colaborador leva seus itens pessoais de uma estação para outra.

Mudanças aceleradas

Nesse assunto existem aspectos importantes para se destacar.

A questão da velocidade, na Tactus eu vejo que somos absurdamente velozes e não há tempo para perder nunca.

Tudo o que precisa ser feito de mudança é feito de forma muito rápida, desde uma mudança mais simples até mesmo de um departamento inteiro.

Também, é importante contar com a compreensão do time ao absorver isso de forma natural.

O time Tactus vê todo esse processo de mudança constante com muita naturalidade.

E eles absorvem isso organicamente porque sabem que terão, pela parte da gestão, todo o suporte que for necessário.

Como trabalhamos com análises constantes, estamos sempre prevendo o que vai acontecer. Sabemos previamente o que vai impactar a empresa e pensamos em meios para que o time não sofra com isso.

Até mesmo a questão de implantação de ferramentas é feita sempre visando a melhoria, quanto mais automatizamos, o nosso time fica mais satisfeito e menos sobrecarregado.

Lidar com a operação não é fácil, principalmente com uma sequência de mudanças acelerada, mas temos uma boa gestão de pessoas e processo, o que permite que tenhamos um desempenho acima das demais empresas no geral.