Qual a importância das automações na contabilidade?
Estive com o Gabriel da HubCount produzindo um conteúdo ímpar sobre o tema.
Vamos falar sobre automações…
Antes, quando trabalhávamos fazendo todas as atividades de forma manual, nem passava pela nossa cabeça que chegaríamos ao ponto de automação que temos hoje.
Nós tivemos muitas mudanças na contabilidade, as mudanças envolveram um aumento significativo na quantidade de serviços executados, porém, tivemos concomitante a isso, um aumento das possibilidades de automação.
Perguntei ao Gabriel se hoje ele vê como um caminho inevitável trabalhar com automações na contabilidade?
Ele acredita que sim! Hoje em dia, a automação no escritório contábil deixou de ser uma opção e se tornou uma obrigatoriedade.
A evolução dos últimos anos
Nos últimos anos, o mercado sofreu uma transformação muito grande, as empresas automatizaram muitos os processos, com isso reduziram o tempo manual que era gasto desempenhando tarefas, isso traz uma competitividade muito maior para escritórios contábeis.
Quando os colaboradores param de fazer processos repetitivos acabam tendo mais tempo para trabalhar processos de qualidade, entre outros exemplos.
A grande verdade é: quem não automatizar os processos ou parte deles, com certeza, acabará ficando para trás.
A maioria das automações são voltadas para as tarefas super repetitivas, as demais tarefas que exigem um pouco mais de cognição, não são tão simples de automatizar.
Os processos de análise são muito subjetivos, portanto, muito mais complicados para automatizar.
Além das tarefas repetitivas, temos outros tipos de automações, que são as que contemplam reunir as informações de vários pontos, checar e trazer um resultado.
Se tivéssemos que fazer algumas alterações de modo manual, fazendo diferentes downloads, apuração e envio de e-mails, não seria possível chegar nem perto dos resultados que temos hoje.
Hoje as automações estão voltadas para eliminar trabalhos repetitivos e realizar a compilação de dados de vários lugares. O trabalho cognitivo de análise, ainda é feito pelo ser humano e acredito que será assim por um bom tempo, afirma Gabriel.
O fim do profissional contábil?
Uma preocupação comum a muitas pessoas é: “Com a automação eu vou perder a minha função? Posso perder o meu trabalho?”
Gabriel da HubCount diz que quando as automações começaram a ser inseridas ele acreditava que talvez isso fosse “tirar alguns lugares”, e consequentemente, alguns empregos poderiam ser perdidos.
Mas, sua opinião mudou completamente, ele diz que analisando a realidade, pensando também nos seus clientes a na situação de cada um, nenhum emprego foi cortado em razão da automação.
Portanto, o trabalho manual tende a sumir a cada dia, mas isso não exterminará as pessoas que o fazem, não mesmo.
A automação acaba pegando esses colaboradores, que antes faziam tarefas repetitivas, e os realocando em processos ligados a qualidade ou a entrega a clientes: a pessoa passa de um trabalho repetitivo para outro que requer mais habilidades de inteligência.
A automação não vai acabar com empregos no mercado de contabilidade, temos muito trabalho, e há coisas que necessitam de tempo e atenção humana. A automação vai na verdade proporcionar mais tempo para as pessoas estarem focadas no que realmente importa.
As empresas e colaboradores devem se preocupar em vender mais para o seu escritório e entregar mais valor para o seu cliente, a automação vai trazer essa liberdade.
A partir do momento que o trabalho manual para de existir, surge a oportunidade para novos trabalhos, trabalhos ligados a análise de verdade e em conseguir ajudar os clientes.
O valor do profissional
Essa crise está sendo muito importante para mostrar a mercado contábil que o contador é uma linha de frente nas empresas.
Nessa crise, acredito que o profissional mais procurado de todos pelas empresas foi o contador.
Os contadores são ferramentas chave para fazer análise e entender se a empresa de cada um dos seus clientes consegue fazer algo para passar por essa crise.
Como utilizamos a automação
A automação dentro de uma empresa contábil não se restringe apenas a parte operacional, ela abrange todo o fluxo, desde o “não operacional” até o operacional.
Na Tactus, por exemplo, usamos automações também na área de marketing contábil.
Uma das automações mais simples é a de e-mails.
Através dela, conseguimos enxergar tudo que acontece com uma pessoa, desde o momento que ela visitou o nosso site até a sua conversão.
Quando chega ao nosso comercial uma demanda de uma “levantada de mão”, aquela pessoa que pediu uma proposta, o nosso comercial já tem acesso a todos os leads que existiram.
Além disso, conseguem ver que tipo de material essa pessoa baixou, quando foi que ela se tornou lead, quais foram os e-mails que ela teve acesso, o que ela leu e que ela abriu, quais foram os lugares que ela clicou e se teve acesso a um conteúdo específico.
Com base nisso, é possível identificar aspectos comportamentais que ajudam no processo de negociação.
A HubCount também utiliza esse tipo de ferramenta no seu comercial.
Para eles também é essencial e não há como viver sem as automações não operacionais.
Ganhos efetivos da automação
E o que acontece depois que esse lead passou realmente por um processo comercial e acabou virando um cliente?
Quando ele se torna um cliente entra no outro fluxo onde são privilegiadas outras informações.
Informações na parte de cobrança, onde nós utilizamos ferramentas como a ContaAzul por exemplo, para otimizar a parte de cobrança.
Hoje na Tactus, estamos rodando mais ou menos 1500 cobranças por mês, com apenas duas pessoas nessa parte do operacional, isso seria impensável se nós não tivéssemos um processo automatizado.
Existem muitos outros processos automatizados no mercado, mesmo assim, algumas pessoas ainda fazem as coisas manualmente.
Gabriel disse que desde que ele começou a empreender, o que já acontece há oito anos, essa parte financeira nas empresas dele sempre foi automatizada.
Tudo é automatizado, as cobranças, geração de cobrança, baixa automática e sempre foi assim, ele disse que nunca baixou manualmente as cobranças.
Alguns escritórios que ainda não tem essa parte de cobranças automatizada e fazem isso manualmente acabam se perdendo em muitos pontos.
A melhor parte da automação de financeiro, é a cobranças de atrasos, tudo é feito de forma automática.
Essa automação é muito importante, principalmente neste momento que estamos vivendo, com a crise enfrentamos uma fase de atraso de honorários.
Se não tivéssemos um processo de automação, tudo ia se tornar inviável, perderíamos muito tempo com atividades manuais, analisando vencimentos e prazos, como era feito no passado.
Tudo a favor do seu negócio
Uma coisa que você precisa entender sobre a parte de automação é que você precisa olhar o fluxo por completo da sua empresa contábil, e a partir disso identificar quais são os gaps que você tem que suprir com automações.
Analise os processos repetitivos e desnecessários, veja sistemas que talvez estejam conectados um ao outro.
Entenda o que pode fazer para gerar um processo de conexão e como você pode fazer para buscar informações de forma automatizada para facilitar o fluxo.
Pouco a pouco você deve identificar tudo isso.
Gabriel disse que a conexão de sistema na sua empresa é feita internamente, o sistema de cobrança é conectado com a própria HubCount.
Tudo isso porque se houver algum atraso, eles não tenham que ficar desabilitando situações manualmente, portanto, deixe tudo conectado para que você tenha o menor trabalho possível.Gabriel disse que já tem uma expertise no ramo tecnológico e de automação e quando ele percebe que um processo está começando a ficar muito oneroso para equipe ou ultrapassado, ele age imediatamente.
Automação de notas fiscais
A HubCount oferece também uma ferramenta de automação de notas fiscais aos seus clientes, com uma integração mais ou menos 800 prefeituras.
Essa automação busca as notas fiscais de serviço diretamente na prefeitura através de login e senha.
Dentro da HubCount, depois de baixadas, as notas ficam disponíveis para download para ser inserido no ERP contábil.
Eles têm também a parte do Simples Nacional, onde calculam os impostos, geram guias e são enviadas aos clientes de maneira 100% automática.
Tudo é completamente automatizado, você não precisa dar nenhum comando ao sistema, basta ter o cadastro com as informações e ele é direcionado para cada prefeitura.
Ele disse que antes os clientes tinham que baixar individualmente, uma nota por vez no sistema da prefeitura.
Com essa automação e integração com as prefeituras, as empresas de contabilidade ganharam muito tempo.
Conheça o sistema da HubCount
O sistema da HubCount é composto por vários módulos como:
- Simples Nacional;
- DCTF;
- Emissão de CNDs.
São muitos módulos que o sistema envolve, todas com objetivo de ajudar os empreendedores.
A HubCount é uma especialista em automação e conseguiu em tempo recorde estabelecer uma integração com a prefeitura de São Bernardo do Campo, portanto, a Tactus roda quase mil clientes na prefeitura sem nenhuma dificuldade.
Tudo isso é muito bom para quem quer atuar em outros municípios, a Tactus atua em muitos deles com o favorecimento que a automação trouxe para o mercado.
A automação existe para que as pessoas tenham tempo para fazer um trabalho de maior qualidade e entregar mais valor para o seu cliente.
Gabriel acredita que uma das ferramentas que mais ajuda com isso na HubCount é a área de report.
Nessa parte é possível subir todas as informações do cliente e visualizá-las de forma bem simples e gerar diversos relatórios.
Escritórios contábeis, que atendem empresas um pouquinho maiores, estão usando a HubCount para gerar todos os relatórios entregar para a editoria e banco.
Nesta plataforma, há uma opção muito interessante que contém as demonstrações oficiais.
A automação gera, além da parte de análise, todas as demonstrações oficiais para que sejam entregues a um banco. Agora eles conseguem gerar tudo em PDF e fazer assinatura digital.
Nesse momento de crise, onde não é possível pegar o documento físico, assinar para levar a um banco, ter isso pronto para os clientes é uma evolução.
O report da empresa é bem completo, e possibilita separar as visualizações por centro de custo e de forma central mensalmente.
Tudo isso para agregar valor para clientes, para quem está atuando fortemente na contabilidade consultiva com cliente, faz uma grande diferença.
Nesse momento de crise, a parte construtiva teve um grande aumento, portanto, ter uma ferramenta semelhante à deles para fazer análise de dados é essencial.
Fluxo de contabilidade digital
Dentro do nosso programa de contabilidade digital na prática, nós temos um módulo específico sobre ferramentas.
Mas, é importante entender que na contabilidade digital existem ferramentas para diferentes funções, elas entregam o que existe de melhor dentro daquela função.
Então, por exemplo, o HubCount faz a parte do Simples Nacional, mas para fazer rodar especificamente uma ferramenta de automação na parte trabalhista, terá outra ferramenta, usará outra funcionalidade disponível no mercado.
Outro fator determinante é entender até que ponto é preciso adotar uma ferramenta, dependendo da fase empresa se encontra ela adota ou não uma ferramenta, porque às vezes não faz sentido.
Se uma pessoa acabou de começar, não faz sentido nessa fase que ela se preocupe com a ferramenta de automação no Simples Nacional, se o fluxo dela não for tão complexo assim.
As ferramentas devem ser adotadas aos poucos, ao passo da evolução dentro do processo digital.
Gabriel disse que essa é uma análise constante no seu processo comercial.
O futuro da empresa contábil
Nós estávamos numa situação, olhando para o futuro da empresa contábil em 2019, a HubCount como outras empresas vinham evoluindo suas ferramentas, quando chegamos a 2020 pensávamos numa evolução por completo até o ano de 2022.
Mas de repente nos deparamos com essa pandemia, começamos da noite para o dia um processo frenético de aceleração digital.
Como o Gabriel enxerga as empresas tradicionais que não evoluíram, diante o cenário de aceleração que estamos vivendo?
Ele disse que agora não há mais como fugir, não há mais opção de adesão ou não a transformação digital. Muitas empresas e clientes migraram para o home office e nunca tinha feito esse tipo de deslocamento de trabalho na vida, da noite para o dia mudaram tudo para que a empresa pudesse rodar.
Gabriel acredita, obviamente, que fazer isso de um dia para o outro não é muito seguro, muito menos confortável, mas reconhece e acredita que o ganho que todo o mercado terá depois disso é enorme.
Toda essa mudança, particularmente é muito boa para a HubCount, apesar da crise afetar todo mundo, acreditam ser um cenário muito promissor, e atualmente já são 100% digitais.
Mudanças que vieram para melhor
Muitos escritórios estão abraçando a transformação digital e vão levar isso para depois da crise.
Ele acredita que quando tudo isso passar, os ganhos que vamos ter de produtividade nos escritórios será muito grande.
Muitos escritórios estão adotando ferramentas nesse momento de crise, a demanda baixou e a pessoa tem mais tempo para olhar internamente seus processos.
Muita gente está aproveitando esse momento para ajustar o seu negócio, fazer migração de sistema e tudo mais que tinham deixado de lado, “para quando houvesse tempo”.
Tudo que estava sendo protelado aconteceu de um dia para o outro.
Eu pedi que Gabriel falasse um pouco para quem está neste processo de virar a operação e usar ferramentas no digital.
Qual é o pensamento que essa pessoa precisa estabelecer diante dessa transformação?
Esse momento é muito oportuno para que essas pessoas consigam colocar esses planos de transformação digital na prática.
Agora é hora de implantar novas ferramentas e novas processos.
Se antes não havia tempo, esse momento de crise trouxe a urgência de automatizar e melhorar os processos internos do escritório.
Esse é o momento e você não deve esperar a crise acabar para começar.
No momento que a crise acabar, quem começou a mexer nos processos internos da própria empresa já vai estar muito à frente e muito mais preparado para o pós-crise.
Gabriel disse que fez várias mudanças de processo dentro da própria HubCount, trocaram várias coisas que estavam não tão boas para algo que eles acreditaram que será melhor, sem dúvida depois eles vão colher os resultados.
Vão acabar saindo desse momento de crise numa posição operacional muito melhor do que quando entraram.
Eles estão aproveitando muito esse momento, eles conseguem focar mais e enxergar o processo como um todo, estão identificando as coisas que não estavam tão boas, além de colocar em prática o que eles queriam fazer e não tinham tempo de fato.
Você ainda está na dúvida se começa ou não essa virada de chave?
Não espere esse momento vai passar, comece agora mesmo, senão todo esse tempo em casa vai ser perdido!
Quando todo mundo voltar ao escritório, as coisas vão mudar e o processo será muito mais difícil, hoje todo mundo tem um pouco mais de tempo e disposição para essas mudanças.
Eficiência operacional
Nós estamos vivendo um momento onde a eficiência operacional é um dos pontos mais importantes.
Passamos por um processo de deficiência de recebimentos, onde a eficiência operacional é essencial.
Haverá, tão logo acabar a crise, um aumento no achatamento de honorários, e aquelas pessoas que não têm eficiência operacional, vão sofrer muito com essa questão de honorários.
O processo de recessão que vamos enfrentar vai perdurar por um bom tempo, consequentemente, as pessoas vão continuar buscando um processo de redução de custo.
As empresas contábeis tradicionais vão efetivamente passar muita dificuldade e muitas delas não vão passar por esse processo.
Estamos vivendo um cenário em completamente incerto na cidade de São Paulo, que está devastando varejistas, prestadores de serviços e indústrias.
Todo mundo está sendo afetado em relação a isso e obviamente somente as empresas que estiverem preparadas, vão passar por isso.
O atendimento digital, a contabilidade consultiva e a automatização de processos, tudo isso vai contar muito para a empresa para que consigam passar por isso e saírem muito mais fortes.
As empresas vão passar com uma operação muito mais eficiente e também muito mais lucrativa, com a entrega de qualidade muito maior.
Quem está focando nisso nessa crise, com certeza no futuro, vai se sair bem melhor.Em todas as empresas foi preciso fazer uma redução de custo significativa e várias reestruturações e todos estão se adaptando diariamente a tantas mudanças.
Você está preparado (a)?
Um momento como esse que nós estamos vivendo, serve para diferenciar quem são os gestores preparados e quem são os amadores. Esse é momento de trabalhar cada ponto da nossa empresa contábil como:
- Operação o marketing;
- Gestão de pessoas;
- Gestão de relacionamento com o cliente;
- Uso de ferramenta;
É o momento de enxergar se o seu sistema contábil está te entregando o que precisa e também para compreender que cada situação deve ser trabalhada fortemente.
Estamos em casa e misturamos a vida pessoal com a vida de profissional, nós estamos vivendo outra realidade, mas é preciso mudar.
Se não fizermos as mudanças neste momento e não utilizarmos a situação para migrar as coisas para o digital, sinceramente, teremos muita dificuldade para que a empresa performe no momento pós-crise, ainda vamos ter que enfrentar todos os efeitos que vão acontecer.
Na Tactus, trabalhamos o hoje olhando para o amanhã, pensando no que fazer na segunda fase dessa crise.
Muitas empresas de contabilidade vão fechar, restará somente um buraco no mercado, e esse será o momento em que empresas que estão mais preparadas preenchem esse espaço e atendam aos clientes “desamparados”.
No cenário de pós-crise teremos outras oportunidades, as pessoas estarão muito mais conscientes sobre aspectos construtivos, BPO financeiro e sobre as empresas contábeis que atendem na forma digital.
Até mesmo o cliente que era mais tradicional e ficava levando os documentos ao contador, e que agora não pode sair da casa dele, percebe que é possível ser atendido à distância.
E a empresa contábil que estava insistindo que a negociação só é feita presencialmente, que era impossível fechar cliente pela internet, está vendo um outro lado da situação.
Falamos a muito tempo sobre a transformação para o digital, tínhamos um tempo e tudo mudou, portanto este é o momento de realmente evoluir.
Num momento como esse a informação é fundamental.
Estou aqui fazendo o meu papel que é o de levar informações para vocês.
A informação é importante, mas não se esqueça que é preciso se empenhar e fazer as coisas acontecerem.
Todo mundo está numa situação um pouco complicada psicologicamente ou até mesmo financeiramente.
Essa crise nos afetou e mudou completamente a nossa rotina, tudo em nossa volta gera uma sensação de ansiedade, o que é natural. Hoje, mais do que nunca, temos que trabalhar a nossa mente para passar isso.
Não fique paralisado pelo medo! É preciso fazer uma ação!
Faça o melhor que puder no momento, e ainda que não seja seu melhor, é muito melhor do que ficar parado.
