ROTINAS PARA ESCRITÓRIO DE CONTABILIDADE

A atividade contábil é uma atividade essencial para as empresas, porque a maioria das empresas tem a necessidade de contratar os serviços contábeis para poder contar com um profissional qualificado e habilitado junto o CRC – (Conselho Regional de Contabilidade). Isso é necessário para que o empreendedor e a empresa estejam sempre regulares com a Receita Federal e demais órgãos competentes.

É comum que a rotina do escritório contábil seja muito corrida.

Dentro de um escritório existem inúmeros processos para serem resolvidos diariamente e os profissionais devem ter muitas alternativas para manter tudo organizado e não se perder no meio de tantas informações.

Muitos escritórios acabam se perdendo na operação, ao passo que sua carteira de clientes vai crescendo, esse é um problema bastante comum. Mas, este problema tem solução!

Vamos falar neste artigo um pouco sobre o que faz cada um dos nossos departamentos para que você possa entender como é feita nossa organização, mesmo com uma carteira de clientes tão extensa.

Você vai ver que com um bom planejamento e estratégia é totalmente possível otimizar atendimento, ferramentas e desenvolver um time campeão, buscando sempre conquistar novas empresas.

Departamento fiscal

O que faz o departamento fiscal?

Esse departamento faz o atendimento de cada um dos clientes, entendendo as necessidades de cada um depois de um estudo específico.

Esse estudo é feito antes de efetivamente determinar o gerenciamento das exigências fiscais, cumprimento das obrigações legais e controle de impostos.

O nosso atendimento é 100% digital, deste modo nossos clientes recebem suporte completo, isso permite o esclarecimento de todas as dúvidas.

Desafios na gestão

Quais os principais desafios que esse departamento pode enfrentar? Vamos falar sobre como lidar com a gestão de pessoas para atender aos clientes de forma correta. Confira!

Onboarding

Esse departamento tem a função do primeiro contato com cliente, logo depois que acontece a migração ou abertura da empresa para a nossa operação.

Como é esse contato inicial com o cliente?

Primeiro o cliente vai receber o CNPJ, depois recebe algumas informações importantes, sobre coisas essenciais que ele precisa saber para lidar com o seu negócio neste primeiro momento.

Ao trabalhar com vários segmentos de clientes, como trabalhamos na Tactus Contabilidade, é importante entender que cada um deles tem uma particularidade.

E neste primeiro momento é muito importante estabelecer o vínculo com o cliente, fazer por exemplo, uma chamada de vídeo, conversando com ele um pouco sobre suas dúvidas e questionamentos sobre a ação da contabilidade no negócio.

Esse primeiro contato é essencial, se sua empresa trabalha no mercado digital, o cliente tem que entender que o contato que ele terá com essa empresa, será através de uma plataforma.

É claro que são utilizadas ferramentas, mas é muito importante que time operacional ofereça o suporte para os clientes.

É comum vermos muito suportes automatizados, onde o robô envia para você de forma automática uma resposta, mas é preciso levar em consideração que pessoas se conectam com pessoas e esse não é o objetivo da Tactus Contabilidade.

O nosso objetivo é ter um serviço de atendimento eficiente, mas que passe pela mão de pessoas e não somente por um ticket de atendimento.

Fluxo de operação

Existe o fluxo que se inicia no processo de onboarding de cliente e depois sequência para toda a operação.

Esse fluxo de trabalho pode ser controlado através de uma plataforma, onde é controlado todo esse processo desde a entrada do cliente na empresa, até apuração do primeiro imposto.

Dentro desse fluxo é possível rastrear tudo que foi falado com cliente, o que foi enviado para ele, tudo o que o cliente retorna e muito mais.

Assim que o CNPJ do cliente é emitido, ele acaba ficando ansioso para receber informação, mas existe um fluxo que ele vai ter que seguir e, isso acontece internamente em cada empresa de contabilidade.

Como lidar com essa ansiedade do cliente?

É possível nesse “meio-tempo” entrar em contato com o cliente através de WhatsApp, por exemplo, ou como mandar e-mail com informações importantes sobre os serviços que serão prestados.

Esse contato pode ser feito antes da conversa inicial, isso permite que seu cliente se familiarize com a prestação de serviços e anote as possíveis dúvidas que ele tem em relação ao atendimento, podendo previamente elencar as dúvidas em relação ao negócio dele e passar isso no seu primeiro contato.

E apesar do fluxo de trabalho através dessa plataforma, é importante ter esse tratamento concomitante, permitindo que o empresário fique completamente tranquilo e dar atenção para ele de alguma forma.

Uma empresa contábil pode atender nichos diferentes, mas é importante conhecer cada detalhe de cada nicho que é atendido.

Se o cliente abordar um dos nossos colaboradores com linguajar específico do segmento dele é importante que o time entenda esse cliente, como disse acima, cada segmento tem suas particularidades, é importante ter esse conhecimento.

Quando surge um cliente novo, que tem uma visibilidade maior no mercado, uma opção é começar a seguir o que o cliente faz,  sempre estar monitorando o que ele que está falando e quais são as novas possibilidades que está trazendo para o negócio dele, tudo isso fará com que o nosso time não seja “pego de surpresa”. É preciso estar atento a cada detalhe do atendimento dos profissionais.

Atendimento de clientes dentro da área fiscal

O fiscal cuida de toda parte de procedimentos, vai desde a emissão da nota fiscais até a apuração dos impostos. Como eu disse acima, ao receber o cliente, é preciso entender a atividade do cliente.

A partir de cada nicho que atendemos, é feito um estudo detalhado, pensando nas possibilidades possíveis e benefícios que o cliente poderia ter e possivelmente proporcionar um atendimento personalizado, dentro do que o cliente espera da empresa.

Ao abrir uma empresa é muito comum que as pessoas tenham muitas dúvidas, tanto de coisas relativamente simples, quanto sobre coisas mais complexas. E quando alguma coisa foge da rotina ou do estudo que já foi previamente feito, como proceder com isso?

É muito importante que o atendimento ao cliente seja acompanhado por um supervisor ou gestor da equipe ou mesmo pelo proprietário do escritório, ao perceber que o atendimento se trata de algo mais minucioso a empresa tem que ter um “suporte do suporte”, consultoria ou base de pesquisas.

É preciso esgotar todas as possibilidades, antes de passar qualquer coisa para o cliente é sempre indispensável validar a informação.

Muitas vezes a pessoa que tem uma empresa não faz ideia da complexidade da tributação ou a legislação tributária que é aplicada hoje no Brasil. É uma área que demanda muito cuidado, para poder atender de forma assertiva o cliente.

Não dá para abrir uma empresa e fazer simplesmente o que você quer, é importante pesquisar e ter um estudo com base, para não ter problemas agora e muito menos no futuro.

É comum que as pessoas façam algo para resolver uma situação imediata e tenha reflexo posteriormente.

O digital a favor do seu negócio

Como se trata de uma empresa digital, será que mesmo não recebendo o cliente presencialmente ele pode ter tudo que ele precisa?

Sim, em alguns casos tem até mais acesso, em razão da tecnologia.

O acesso ao computador fica muito fácil, basta um e-mail ou uma mensagem, assim facilmente é possível resolver o seu problema. Também é possível disponibilizar suporte por WhatsApp, e-mail, hoje tudo é muito mais fácil!

Em uma reunião com contador de duas ou três horas presencialmente, o cliente muitas vezes não entende ou não memoriza tudo, isso acontece bastante e através do digital as informações ficam gravadas.

É importante que o seu time fiscal ou a pessoa que faça seu departamento fiscal tenha sempre acesso a um suporte acima dele, para esclarecer as suas eventuais dúvidas e para que possa dar atendimento com mais assertividade para o cliente.

É possível também, a depender do tamanho da sua empresa, eleger um coordenador para o seu time fiscal. Esse coordenador será responsável por unir as dificuldades do time e reportar para alguém da diretoria, que tem o controle operacional.

Outro ponto importante que a empresa contábil deve considerar é a proteção do cliente. É sempre muito importante passar as orientações pensando em proteger o cliente.

Isso tem que ficar claro para sua equipe: o time tem que refletir esse tipo de atendimento seguro ao cliente. No momento do primeiro atendimento é preciso passar para o cliente todos os manuais e tirar todas as dúvidas, não deixe que seu cliente saia com dúvida.

Ao atender vários nichos, é preciso ter clara a questão do processo. Entender o nicho que você vai atender e se aprofundar nele.

Alinhe sempre a questão de tecnologia, a maioria dos escritórios de contabilidade ainda não tem essa questão bem alinhada. Os escritórios tradicionais costumam ter servidores cheios e todos os documentos de forma impressa, a nova forma de trabalhar mantém tudo nas nuvens, onde tudo é seguro e mais acessível para o cliente e para a contabilidade.

Trabalhando com sistemas nas nuvens é possível também olhar como está o processo de todo time, baseado em ferramentas que podem ser utilizadas.

Um coordenador de área fiscal, por exemplo, pode visualizar em dashboard como estão as entregas e tudo mais. 

É muito mais simples! Geralmente todo mundo controla tudo por inúmeras planilhas e inúmeras abas, com a tecnologia atual, tudo é muito mais fácil.

As ferramentas oferecem gráficos e filtros, tudo acaba se tornando muito mais simples.

Uma empresa que tem um fluxo grande de entrada de clientes, somente com processos muito bem alinhados, vai conseguir dar conta e atender de forma assertiva a todos. Se todo mundo da equipe não entender o seu papel, em algum momento isso vai se perder.

Alinhe a tecnologia, processos internos e tenha um time fiscal preparado. Observe isso o tempo todo!

Departamento contábil

Outro departamento muito muito importante é o contábil.

Quais são os principais aspectos quando o assunto é a contabilidade da sua empresa? Você vai entender porque é completamente diferente quando conta com uma empresa que tem um time especializado para cuidar do seu empreendimento. Esse time vai trazer segurança para os processos burocráticos da sua empresa.

Funcionamento do departamento

Hoje dentro do procedimento que é feito para o cliente na parte Contábil, como é esse fluxo? Confira!

São solicitados os documentos mensalmente, tanto os extratos bancários quanto os comprovantes de pagamento em nome da empresa, que é muito importante.

Caso a empresa possua empréstimos, são solicitados contratos e tudo que se refere a empresa deve ser enviado, assim é possível mensalmente realizar todos os lançamentos e cadastros e alinhar com as empresas se está tudo correto.

Caso permaneça algum imposto em aberto ou haja alguma coisa errada na contabilidade, nosso time entra em contato com a empresa e faz todo esses ajustes entendendo o cliente/empresa.

Importância da contabilidade

Por que o cliente precisa de fato ter a contabilidade dentro do seu negócio? E por que ele precisa registrar essa movimentação financeira?

A contabilidade é um processo obrigatório, além disso, existe a distribuição de lucro no final de cada ano, caso a empresa esteja regular com os impostos – não é permitido a distribuição de lucros sem a quitação dos impostos. E temos também a questão do Imposto de Renda, para que os clientes consigam efetuar a declaração, é preciso fazer a distribuição de lucro, dos informes e ter a empresa toda correta.

Ao final de cada ano, a contabilidade fecha o exercício apura o lucro da empresa. Se tudo estiver de acordo com as exigências tributárias, esse lucro vai ser isento de Imposto de Renda, e esse informe de rendimentos será a base para entrega da declaração de Imposto de Renda, toda essa apuração de lucros sai do departamento contábil.

E se o cliente fizesse sozinho e registrasse o que acha que tem que registrar dentro de uma plataforma, será que haveria essa segurança toda?

Com certeza não! Além de não ter a segurança, podem existir várias coisas incorretas como: lançamentos, informações, contas e com certeza o lucro poderia estar incorreto.

O cliente não é especialista como nós e não há problema algum nisso, mas ele não deve fazer as coisas sem conhecimento.

Agir dessa forma pode trazer problemas hoje ou até mesmo sérios problemas posteriormente.

Numa descrição da distribuição de lucro, por exemplo, o cliente não tem o conhecimento que não pode distribuir caso o imposto esteja em aberto e isso a receita pode pegar depois.

Lembrando que é muito importante a empresa oferecer uma estrutura, para que o time de determinada área possa trabalhar bem com segurança.

Uso de tecnologia

Para facilitar o trabalho do time e garantir mais segurança é possível e aconselhável usar muita tecnologia.

O uso da tecnologia facilita o processo de inserção de informações, traz as informações do cliente internamente de forma mais simples, exclui muitos erros e ainda facilita a comunicação com cliente.

E por mais tecnologia que a empresa utiliza, assim como a Tactus Contabilidade, o diferencial sempre estará nas pessoas. Para trazer boas pessoas é preciso ter um processo de seleção muito completo e rígido, é isso que faz a diferença no atendimento dos clientes: um time completo e bem capacitado.

O lema principal de uma empresa contábil deve ser: proteger o seu cliente. Quando o time vai passar orientação para o cliente, sempre deve ser levada em consideração essa questão da segurança, portanto, antes de dar qualquer orientação ao cliente é preciso buscar e ter certeza sobre a informação correta.

Ao contratar uma contabilidade, o cliente tem que se preocupar com o negócio dele, a burocracia que é um mal necessário, deve ser resolvida pela contabilidade.

As empresas contábeis também podem oferecer um serviço de BPO Financeiro assim como a Tactus Contabilidade oferece. Esses serviços são a gestão financeira para empresas, isso eleva o nível de serviços para uma outra categoria, ajudando na gestão do cliente e estando mais próximo ainda dele.

Departamento Pessoal

Você sabia que o departamento pessoal é essencial para o seu negócio? E como é feito esse cuidado com toda a empresa do nosso cliente?

O departamento pessoal é peça chave para o sucesso do negócio, esse departamento cuida de questões como legislação trabalhista, previdência social e outras inúmeras obrigatoriedades.

Na Tactus Contabilidade o departamento pessoal, assim como todos os outros departamentos, tem como objetivo maior garantir a proteção dos nossos clientes, da sua empresa e seus colaboradores.

Responsabilidades e atribuições

O que o departamento pessoal faz para os clientes e qual a importância disso para o negócio? Continue acompanhando!

O departamento pessoal cuida de toda parte de funcionários e da parte do sócio. O departamento de Recursos Humanos é responsável por cuidar do funcionário que vai trabalhar para o sócio e da das obrigações do sócio em si.

A partir do momento que ocorre a implantação do cliente no setor de departamento pessoal, os colaboradores já fazem a divisão, determinando quem será responsável pelo cliente e já verificam a questão do pró-labore, que é obrigatoriedade desde a constituição da empresa. Lembrando que esse cliente passa por uma orientação prévia sobre o assunto na área de onboarding.

Uma dúvida comum é: por que é enviado para os sócios o pró-labore?

Muitos empreendedores ficam na dúvida porque recebem isso, o envio do pró-labore é uma obrigatoriedade.

A previdência entende que a partir do momento que a constituição da empresa existe alguém está trabalhando nela e a obrigatoriedade determina isso, portanto, o pró-labore é o pagamento do sócio que está executando o serviço na empresa.

Você pode fazer uma retirada de lucro, essa é uma outra questão, entenda que o pró-labore evita que você tenha problemas depois com a Previdência Social.

Contratação de colaboradores

E se o cliente decidir contratar o funcionário, como proceder esta orientação com cliente neste caso?

O primeiro ponto é verificar a região no cliente, em qual cidade ele está, e verificar também o ramo da empresa.  Tudo isso é feito para localizar o sindicato e fazer o pagamento, esse é o ponto inicial para contratação de funcionário e a partir disso é possível passar as demais orientações.

Quando alguns empresários vão contratar um profissional se deparam com uma grande burocracia, essa burocracia é realmente necessária?

A parte do sindicato é necessária, porque é preciso estipular o piso salarial, mas toda a parte burocrática que envolve papéis, hoje pode ser feito da maneira digital.

O departamento de Recursos Humanos da Tactus Contabilidade cuida de todos esses procedimentos para que o cliente não se preocupe. A partir do momento que o cliente fala que quer contratar um funcionário, a nossa empresa contábil entra em contato com ele.

Se for o primeiro funcionário, esse é o momento onde a empresa possui mais dúvidas, por isso é muito importante passar todo esse conhecimento para o cliente.

A importância do departamento pessoal

Hoje temos a opção de contabilidade online onde o cliente faz tudo: ele decide se deve tirar o pró-labore ou não e também é ele quem gera o seu pró-labore. 

Será que é seguro esse procedimento sem ter o apoio profissional?

É claro que não é seguro, pois ele não vai entender qual a obrigatoriedade. O papel do departamento pessoal é justamente esse: mostrar ao cliente a importância os riscos que eles correm se não tiver registro da forma correta de acordo com a legislação, de não retirar o pró-labore e assim por diante. 

Todo cliente precisa ter essa assessoria, além disso, existem algumas situações específicas que envolvem até mesmo a parte da situação trabalhista.

O cliente precisa ter uma base legal antes de realizar qualquer procedimento, ele precisa estar assegurado pela legislação. Quando o cliente resolve contratar um funcionário ele recebe a orientação mensal, folha de pagamento, FGTS e GPS do funcionário.

Inicialmente, ele recebe os contratos admissionais onde consta a questão da experiência e declara e mensalmente o processamento da folha junto com os impostos.

A área de departamento de pessoal tem uma função muito importante, dando suporte a assuntos como o recolhimento do pró-labore e os valores incidentes, sobretudo INSS, que serão depois base para a entrega do Imposto de Renda.

Esse é um trabalho a várias mãos, pois envolve outros departamentos, como o contábil.

São áreas fundamentais que vão trabalhar de forma organizada e tem um objetivo muito claro: proteger a sua empresa a sua pessoa física de qualquer problema em relação a recolhimentos indevidos ou inexistentes ou fiscalização.

O intuito é proteger na relação da parte trabalhista dos seus funcionários, se caso for a sua aplicabilidade e ao mesmo tempo te dar um suporte para aquilo que tiver de demanda.

Esse suporte é feito totalmente à distância, são raros os casos que um cliente vem até a empresa, todo o atendimento é feito online.

Departamento Legalização

Você sabe com quem o cliente tem o primeiro contato quando ele fecha uma abertura de empresa? Acertou se pensou no time de legalização!

Essa área que faz os processos de abertura, desde alterações até os encerramentos.

Dentro deste atendimento ao cliente, nós nos deparamos com um número muito grande de novos empreendedores, pessoas que nunca tiveram uma empresa antes ou que nunca tiveram contato com essa parte mais burocrática.

Orientações sobre procedimento

Atualmente, existe uma demanda muito grande na parte do empreendedorismo, as pessoas estão investindo mais na parte de empreender, porém os novos empreendedores são muito leigos, não conseguem entender o porquê eles precisam abrir uma empresa e qual o melhor regime.

Até mesmo nas escolhas dos CNAES e das atividades deles, em toda essa parte o cliente é instruído, sobre o porquê de cada situação.

Nos deparamos muito com o tipo de cliente que trabalha com segmentos digitais.

O cliente que nos procura na Tactus Contabilidade é de um segmento digital. Qual a importância de o time conhecer profundamente todas essas atividades digitais para atender a cada um dos clientes?

Quando uma empresa é do Simples Nacional, por exemplo, a parte de legalização fica responsável por entender cada um dos anexos.

Quando um cliente entra em contato com o comercial da Tactus Contabilidade, ele já tem um contato inicial do porquê serão enquadradas aquelas atividades e do porquê elas vão se encaixar naquele anexo.

Até para ele não acabar pagando impostos indevidamente ou acabar deixando de pagar algum imposto, o cliente é instruído de toda essa parte.

Todos os nossos clientes entendem com propriedade se irá se enquadrar no ANEXO III ou anexo V, se o caso for de Lucro Presumido e a razão disso.

Serviço de contabilidade digital

Na prática isso faz com que o cliente não precise vir até a Tactus e todos os clientes são atendidos através de WhatsApp, telefone e alguns – aqueles que viajam muito – são atendidos até mesmo por Instagram, são raras as visitas de cliente na nossa sede.

Existe mais a curiosidade dos nossos alunos e alguns clientes que são mais próximos de São Paulo que gostam de vir para saber exatamente com quem estão falando.

Na legalização ao receber um cliente, é designado um responsável do time para o atendimento, o cliente fala do início ao fim com aquela pessoa.

Temos três pessoas na nossa legalização e o fluxo de abertura esse ano é de 400 empresas em média, fora alterações contratuais e poucos encerramentos.

Abrimos mensalmente um número muito grande de empresas e a quantidade de volume que temos é significativa.

Gestão contábil

Como não se perder com tanta informação? Para que isso não aconteça, nós utilizamos o Gestta, que é uma plataforma que nos auxilia na organização do cliente, fora isso há a organização pessoal de cada um e de cada responsável por departamento.

E apesar de sermos uma empresa digital, os procedimentos de abertura de empresa são semi digitais. A prefeitura é feita totalmente manual, os contratos saem a certidão no final, mas tem que ser assinados de forma física.

O que existe de suporte para fazer essa parte que não é digital, para o cliente ficar tranquilo?

Nós temos um portador de confiança que nos auxilia nessa parte de levar toda a documentação. Ele tem uma agenda e todos os dias vai até a junta comercial, prefeitura e cumpre com os agendamentos.

Com toda a tecnologia que nós temos hoje, esse é um serviço manual, que é feito por um portador que já está com a Tactus há mais de 10 anos.

Na procuração que o cliente assina estão o nome do portador bem como o dos nossos colaboradores responsáveis, caso haja algum problema em algum órgão, nossos colaboradores irão resolver. O papel das pessoas é fundamental, quando se trata do atendimento da sua empresa.

Precisão nas informações

Para o cliente é muito importante seguir as orientações do nosso time, quando falamos sobre tributação e anexos, é importante entender claramente a atividade do cliente e passar todas as informações claramente para o nosso time, pois se o cliente der uma informação incompleta, acabará tendo uma abertura de empresa fora do esperado.

Um erro comum é a confusão entre E-commerce e Dropshipping.

Então, se o cliente tiver qualquer dúvida, é importante entrar em contato primeiramente com a Tactus Contabilidade, conversar com o departamento comercial, entender esse segmento e questionar sempre.

Dentro do comercial, além do restante do time, temos dois sócios da Tactus, que conhecem muito bem tudo e um dos sócios veio da área da legalização. Dentro do nosso comercial, existe esse alinhamento com a área de legalização. Tudo tem que estar alinhado e todas as informações são prestadas conjuntamente.

Tudo é pensado para o melhor atendimento ao cliente.

Essa é a missão da Tactus: investir nas pessoas, pensar no cliente na preocupação de dar o melhor a cada um deles.

A nossa diretoria é muito exigente em relação a isso, portanto, é muito importante organizar sempre seus processos no seu escritório contábil.

Sem uma boa organização e uma gestão do departamento, você não terá bons resultados, porque ninguém consegue trabalhar bem em um ambiente bagunçado e confuso.

Os escritórios de contabilidade têm problemas muitas vezes com o seu fluxo produtivo e uma boa gestão melhor isso significativamente.

Com bons processos a sua produtividade vai aumentar e isso vai diminuir a carga de trabalho dos seus colaboradores. Com essa automatização nos processos repetitivos seus colaboradores estarão livres para atender melhor o seu cliente. 

Com melhor atendimento a satisfação do seu cliente vai aumentar, isso vai melhorar a permanência deles na sua carteira e trazer melhores resultados para seu cliente e sua empresa.