Nos últimos anos, uma dúvida tem se tornado cada vez mais frequente entre quem deseja empreender na Contabilidade: é melhor abrir escritório contábil em home office ou tradicional?
Vou compartilhar minha experiência de mais de 25 anos no mercado contábil e mostrar como essa decisão pode impactar diretamente o sucesso do seu negócio.
Essa não é apenas uma questão de preferência pessoal, mas uma decisão estratégica que afeta seus custos, sua capacidade de atrair clientes contábeis e até mesmo o tipo de profissional que vai conseguir trazer para sua equipe.
E posso garantir: a resposta não é tão simples quanto parece.
É possível ter um escritório contábil em Home Office?
Sim, é totalmente possível! E não apenas possível, como se tornou uma tendência muito forte no mercado contábil.
Na minha própria empresa, a Tactus, boa parte dos profissionais trabalham em regime de home office atualmente ou híbrido.
Essa mudança não aconteceu por acaso.
O mercado contábil, assim como diversos outros setores, tem passado por um intenso processo de transformação digital.
Os novos empresários, de forma geral, já nascem com uma mentalidade digital e, muitas vezes, preferem ser atendidos remotamente.
Benefícios de abrir escritório contábil em Home Office
São vários os benefícios de abrir escritório contábil em Home Office, dentre eles:
- Redução significativa de custos fixos com aluguel, energia elétrica, limpeza, telefonia fixa e outros.
- Ganho de tempo e produtividade, já que não se perde tempo de deslocamento até o escritório.
- Flexibilidade para atrair talentos de qualquer lugar. Ou seja, você pode ter profissionais excelentes trabalhando para sua empresa independentemente de onde estejam.
- Melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional para você e sua equipe.
- Possibilidade de começar com investimento menor, sem precisar gastar com mobília, decoração, reforma de sala comercial e outros investimentos iniciais que muitas vezes consomem boa parte do capital disponível.
Como estruturar um escritório contábil na sua casa
Para estruturar adequadamente um escritório contábil em home office, é fundamental considerar alguns aspectos essenciais:
- Espaço físico adequado em casa: É necessário ter um ambiente destinado exclusivamente ao trabalho, de preferência um cômodo separado que possa funcionar como escritório. Isso ajuda na concentração e na separação entre vida pessoal e profissional.
- Mobiliário ergonômico: Na contabilidade, você trabalhará longas horas sentado. Uma cadeira confortável e ergonômica é um investimento na sua saúde e produtividade. Uma mesa adequada também faz diferença.
- Equipamentos de qualidade: Recomendo trabalhar com duas telas – pode ser um notebook e um monitor auxiliar. Isso aumenta significativamente a produtividade.
- Conexão de internet estável e rápida: Este é um ponto crítico. Sua internet precisa ser confiável, pois dela dependerá toda sua operação. Considere ter um plano de backup, como um chip de dados móveis, para emergências.
- Ferramentas tecnológicas: Você precisará adotar um conjunto de ferramentas que permitam o trabalho remoto: software contábil na nuvem, ferramentas de comunicação e colaboração, sistema de armazenamento de documentos etc.
- Presença digital forte: Como você não terá a presença física para impressionar clientes, sua presença online precisa ser impecável. Invista em um bom site contábil, mesmo que inicialmente simples, mas funcional e profissional.
Leia mais: Como abrir escritório contábil do zero
Posso perder clientes por trabalhar em Home Office na Contabilidade?
Essa é uma dúvida frequente e legítima.
Alguns clientes, especialmente os mais tradicionais, podem sim se sentir desconfortáveis com a ausência de um escritório físico.
Mas à medida que você foca no tipo certo de cliente, esse desafio tende a diminuir.
Na Tactus, nossos clientes não precisam visitar nosso escritório. Eles conhecem nossa marca, assistem nossos conteúdos e se comunicam com nossa equipe que trabalha remotamente.
Se você construir uma estrutura digital forte — com site profissional, presença em redes sociais, atendimento ágil —, a falta de um escritório físico deixa de ser um problema.
Você pode também contratar algum serviço de endereço virtual para sua empresa.
Assim, se o cliente quiser fazer uma reunião presencial, você pode usar essa estrutura de coworking como se fosse da sua empresa.
Como gerenciar funcionários que atuam em Home Office?
Gerenciar uma equipe remota requer adaptações na sua mentalidade de liderança. Alguns pontos que aprendi:
- Foco em resultados, não em horas trabalhadas. O maior erro na gestão remota é tentar controlar o tempo do profissional. No home office, há mais flexibilidade de horários, e isso é positivo. O importante é estabelecer metas claras e cobrar resultados.
- Estabeleça canais e rotinas de comunicação. Reuniões periódicas por videoconferência, check-ins diários por mensagem e ferramentas de gestão de projetos são essenciais.
- Cultura de autonomia e responsabilidade. Os profissionais precisam ser mais autônomos no home office. Isso requer confiança e clareza nas expectativas.
- Use ferramentas de colaboração. Invista em tecnologias que facilitem o trabalho em equipe mesmo à distância.
- Considere um modelo misto. Na minha experiência, o melhor modelo é aquele que oferece flexibilidade. Ter a opção de trabalhar em home office, mas também manter um espaço físico para quem prefere ou precisa estar presencialmente em determinados momentos.
Aprendemos muito sobre isso nos últimos anos.
Nosso fluxo de atendimento aos clientes é intenso, principalmente via WhatsApp, e tivemos que estruturar como seria o processo de mapeamento e controle, como seriam as entregas e como funcionaria tendo parte da equipe remota e parte presencial.
Com esse aprendizado, temos ajudado centenas de outros empresários contábeis a também implantarem uma gestão moderna em seus escritórios, por meio da nossa plataforma AH Club e da AH Mentoria.
Como montar seu escritório contábil com pouco investimento?
Se você está começando com recursos limitados, o abrir o escritório contábil em Home Office pode ser a solução ideal.
Algumas orientações fundamentais:
- Prepare-se tecnicamente através de cursos e treinamentos, para você saber como gerenciar as rotinas de um escritório contábil.
- Economize ao máximo com estrutura física. Um erro comum é a pessoa se encantar com o sonho de ter uma empresa contábil e gastar muito dinheiro com a estrutura física. E aí não sobra recurso para o marketing contábil.
- Foque na atração de clientes. Cliente custa recurso, seja tempo ou dinheiro. Economize na estrutura e aprenda a vender serviços contábeis, para atingir seu ponto de equilíbrio.
- Reinvista no negócio. Nos primeiros anos, evite ao máximo retirar dinheiro da empresa. Reinvista em sistemas e funcionários para delegar funções e crescer mais rapidamente.
- Comece simples, mas profissional. Você precisa de um site, mas pode começar com algo simples (não ruim ou amador). O mesmo vale para outros investimentos – comece modesto, mas com qualidade.
Quando comecei, há mais de 25 anos, iniciei na garagem do meu pai.
Se naquela época, sem internet e tecnologias avançadas, consegui começar assim, hoje você tem muito mais possibilidades partindo da sua casa, da sua mesa, do seu espaço.
Durante meu primeiro ano, tive apenas dois clientes. Levei 12 meses para conseguir o terceiro.
Hoje, com as ferramentas disponíveis e o conhecimento acessível, você pode crescer muito mais rápido –- desde que use bem os recursos que tem.
Leia mais: Comprar carteira de clientes contábeis vale a pena?
Quais tipos de sistemas utilizar para montar escritório contábil em Home Office?
Depois de experimentar vários sistemas nos últimos anos, identifiquei os tipos essenciais para quem quer trabalhar com contabilidade em home office:
- Sistema contábil na nuvem Fundamental para acessar as informações de qualquer lugar (Exemplos: Domínio, da Thomson Reuters).
- Gestão eletrônica de documentos: Permite organizar todos os documentos. digitalmente, sem aquela montanha de papéis e pastas físicas que só ocupam espaço.
- Plataformas de comunicação: Principalmente para atendimento via WhatsApp, que é como a maioria dos clientes prefere se comunicar hoje.
- Ferramentas de videoconferência: Para reuniões virtuais com clientes e equipe.
- Sistemas de compartilhamento de arquivos: Para trocar documentos e informações entre a equipe e com os clientes sem complicação.
- Assinatura digital de documentos: Elimina a necessidade de impressão e envio físico.
- Controle de tarefas e prazos: Ajuda a gerenciar as entregas e garantir que nada fique para trás, principalmente com a equipe trabalhando remotamente.
- Backup e segurança de dados: Proteção contra perdas de informações e garantia da confidencialidade dos dados dos clientes.
O importante não é a quantidade de sistemas, mas ter o modelo que permita você trabalhar remotamente com eficiência.
Como sempre digo, pensar na tecnologia é essencial para ter um negócio contábil que realmente funcione no modelo home office.
Como escalar o crescimento do seu escritório contábil iniciando em Home Office
Seu objetivo deve ser construir uma empresa, não apenas se tornar um “PJ”, ou seja, aquela pessoa que tem CNPJ mas na prática é apenas um autônomo.
Para evoluir na contabilidade e chegar a um nível onde você tenha uma empresa estruturada e bem-sucedida, você precisa pensar como empreendedor desde o início.
É para pessoas como você que desenvolvemos a plataforma AH Club, com mais de 40 cursos para escalar seu escritório contábil, com estratégias de gestão, processos, vendas, inteligência artificial e muito mais.
Já na AH Mentoria você terá acesso direto a mim e ainda absorverá a experiência de centenas de empresários contábeis que já estão tendo sucesso nos seus negócios.
Entre em contato com meu time e saiba quais requisitos você precisa para poder fazer parte da AH mentoria.
