Arquivo para Escritório de Contabilidade vai acabar

Hoje com todos os recursos tecnológicos disponíveis qual a melhor maneira de lidar com os arquivos físicos do seu escritório?

Você ainda trabalha guardando os documentos dos clientes em caixas de papelão?

Darei algumas dicas para eliminar a responsabilidade de guardar os documentos dos seus clientes na sua empresa.

Hoje o mercado contábil evoluiu muito, não cabe mais ao escritório de contabilidade a responsabilidade de armazenar os documentos dos clientes de uma forma física.

Fazendo isso detemos uma responsabilidade que na prática não é nossa não somos arquivistas do nosso cliente.

Mudança de cenário na empresa contábil

No passado chegamos ter na Tactus dois arquivistas e eu na época conhecia escritórios que tinham mais arquivistas ainda, que só eliminaram esse arquivo depois de um longo processo interno de mudança.

Se ainda tem essa responsabilidade dentro do seu negócio, e detém toda documentação dos clientes precisa reformular seu processo ou transformar isso num negócio.

Isso pode ser um negócio para você, afinal hoje existem empresas especializadas em gestão de documentos que estão monetizando isso, e você pode ter isso como parte de um negócio.

Caso essa não seja uma ideia deve se livrar disso.

Existem sistemas da informação muito eficientes no mercado e se optar trabalhar com eles, a maior parte da documentação será eliminada de forma imediata.

Através desses sistemas você tem as informações que estão no seu cliente e não precisa de todos esses documentos físicos para fazer o seu lançamento contábil, basta que tenha a integração desses dados, e que tome os cuidados processuais internos para que valide a documentação.

Alguns empreendedores oferecem aos seus clientes um scanner digital, essa é uma maneira de conseguir eliminar documentação, treinar seu cliente a fazer a digitalização dos documentos necessários.

Considerando alguns sistemas financeiros atualmente, dentro deles constam todos os documentos pagos, com seus comprovantes e datas.

Hoje é muito mais difícil que um cliente saia para fazer o pagamento de um boleto bancário na boca do caixa, porque faz as transações da empresa de forma online.

Há mesmo a necessidade de receber essa documentação física do seu cliente?

Você precisa antes de qualquer coisa mudar a sua mente, muita gente parece que se prende e gosta das caixas de arquivo morto.

Tem gente que necessita dizer que tem uma sala de arquivo para guardar documentos do seu cliente, essas pessoas não entendem que nós não temos rentabilidade no mercado para perder tempo com documentos, protocolo e etc.

Perda de documentos dos clientes

Os documentos são necessários, mas arquivá-los não deve ser um processo feito pela sua empresa.

Se ainda necessita receber documentos para fazer os lançamentos contábeis, eles devem entrar por uma porta e sair pela outra, não devem permanecer na empresa.

Por mais que imagine ser pouco provável um sinistro no seu escritório de contabilidade não é.

(no prédio que desabou em São Bernardo do Campo tinha escritórios de contabilidade que perderam documentos de clientes)

Muitos escritórios já passaram por incêndios que devastaram os seus arquivos, com isso perdeu-se a contabilidade de clientes que não estavam por um período contabilizado, não descarte esse tipo de problemas eles são reais e é desnecessário correr o risco.

Quando você opta trabalhar com arquivos digitais minimiza esse tipo de risco, repensem as considerações sobre o arquivo físico, escritórios modernos nos dias de hoje são aqueles que trabalham com pouquíssimo papel, pois um documento ou outro será inevitável reter, mas isso não compõe a maioria dos arquivos.

Na minha empresa, por exemplo, trabalhamos com duas telas de maneira simultânea, isso elimina os arquivos de papel, pois quando há a necessidade de lançamentos em uma das telas é exibido o documento e na outro efetuado o lançamento.

Aprenda técnicas de gestão de empresa contábil:

Nós eliminamos a necessidade do arquivo físico.

Você também pode fazer isso, eliminar seus arquivos de papel diminuindo a responsabilidade que tem com a documentação do seu cliente, facilitando as suas operações e trazendo mais rentabilidade pro seu negócio.

Temos que acompanhar as mudanças tecnológicas que o avanço da nossa empresa seja proporcional a elas.