A tecnologia está presente nas empresas contábeis, sobretudo, agora no tempo que estamos vivendo.
A necessidade da tecnologia é uma realidade indiscutível, sua empresa contábil precisa ser altamente tecnológica para permanecer no mercado e ter mais rentabilidade.
Vamos falar um pouco sobre diferentes tecnologias existentes para empresas contábeis e sobre como você pode se adequar a essa realidade.
Sistemas e ferramentas contábeis
De um lado nós temos nossos sistemas contábeis.
O sistema contábil é preponderantemente aplicado em todas as empresas contábeis. Se você não tem hoje condições de ter um sistema contábil, não pode ter uma empresa contábil.
Encontramos uma variação no tipo dos sistemas. Existem sistemas que estão no mercado mas estão muito atrasados sob o ponto de vista tecnológico.
Muitos sistemas fazem o que uma empresa contábil precisa no contexto mais primário que é a parte fiscal, contábil, departamento pessoal e etc. mas não fazem isso da forma que a empresa precisa.
E existe uma grande diferença em fazer o que é necessário de formas diversas.
Diante do universo tecnológico esses sistemas mais simples não atendem as empresas.
Uma empresa contábil hoje, para ter sucesso, precisa de uma produtividade muito maior. Se o seu sistema não ajuda com a sua produtividade, você terá problemas no mercado.
E isso pode fazer com que a sua operação fique muito mais lenta, consequentemente você tem problemas com produtividade.
A primeira coisa que deve olhar é se seu sistema efetivamente te entrega o que uma empresa contábil atual precisa.
O seu ERP está alinhado com as mudanças que estamos vivenciando?
Olhando para o seu sistema se perceber que ele está atrasado em relação a outros no mercado: você precisa trocar de sistema, pois não adianta adotar ferramentas se não tiver um bom sistema.
Por outro lado, alguns empreendedores têm um bom sistema, mas não usam os recursos que ele oferece por não ter aptidão.
Muitas vezes o empreendedor contrata um bom sistema não utiliza tudo o que o sistema fornece, e acaba ainda utilizando recursos manuais porque não sabe usar o que o sistema oferece. Se esse for o seu caso você precisa mudar seu pensamento e capacitar o seu time para que tenha mais produtividade.
Como explorar os avanços tecnológicos
A tecnologia nos permite ter mais produtividade, mais tempo livre, e esse tempo livre acaba sendo absorvido por outras questões como, por exemplo: atender mais clientes.
Isso significa fazer mais atendimentos de clientes com o mesmo time que você tem. Na Tactus procuramos fazer mais com menos o tempo todo.
E além dos sistemas temos as ferramentas.
Hoje, na nossa empresa contábil, utilizamos cerca de 50 ferramentas, isso envolvendo toda a nossa operação do marketing até a retenção de clientes.
A ferramenta é importante porque por melhor que seja o sistema, ele não vai te entregar tudo aquilo que você precisa.
Um bom sistema de ERP (Enterprise Resource Planning – Gestão empresarial) que te entregue automações dentro da sua operação ele por si só tem muita qualidade, mas pode pecar na entrega do CRM e Gestão de Processos e etc., você perde em outra ponta e nesse momento que entram as ferramentas.
Estamos vivenciando no mercado uma nova tendência, por parte das empresas, que é conectar as melhores ferramentas de mercado com seus respectivos sistemas.
Tudo isso acontece para gerar mais integração e quebrar o uso de ferramentas que não têm interatividade entre elas.
Conheça nossa rotina
Uma das ferramentas que usamos lida com a parte de gestão documental.
Há 15 anos na nossa empresa tínhamos ainda protocolo de documentos em livro, manualmente, por mais absurdo que hoje pareça.
Tudo era extremamente difícil e burocrático, esse era o único meio de provar que determinado documento tinha entrado ou saído da nossa empresa, inclusive tínhamos uma pessoa específica somente para este trabalho.
Isso é uma coisa completamente do passado, hoje isso é impensável, toda essa gestão é feita de forma online.
Numa ferramenta de gestão, a partir do momento que sobe o documento, ele é todo rastreável, você tem todas as informações como quem, quando e como recebeu.
Mas, algumas empresas contábeis ainda vivem numa outra era, e não dá mais.
Quando partimos para o digital percebemos uma dor grande, que vai além da gestão de protocolos e envio para o cliente, precisávamos de uma usabilidade desse sistema pelo nosso cliente.
O cliente tem uma dificuldade grande para acessar, fazer login, enviar documentos e etc. e vemos hoje como alternativa a isso o uso de sistemas que prezam a usabilidade, sistemas de uso simples que facilitam o processo de adoção.
Toda a operação acabou ficando muito complexa e em razão disso, a tecnologia está presente na nossa empresa. Hoje somos mais uma empresa tecnológica do que uma empresa contábil convencional.
E por isso as contabilidades convencionais, que não avançaram nesse aspecto tecnológico, estão ameaçadas.
Opções tecnológicas do mercado
Os meus alunos, que vem nos programas presenciais, recebem informações sobre todas nossas ferramentas.
Nós detalhamos como elas se encaixam dentro da nossa operação, para que entendam claramente o que eles podem fazer em suas operações.
O simples fato da minha empresa fazer o uso de ferramentas não significa que elas serão boas também para o seu negócio, mas é importante que você saiba como elas funcionam para entender o que pode ou não usar, essa expertise fará uma grande diferença.
Porque o como fazer ainda se apresenta como um grande entrave para as empresas contábeis hoje em dia.
Não poderia ser diferente, temos inúmeras responsabilidades e ainda temos que nos preocupar em acompanhar a tecnologia para estar no mercado.
Mas, se você não virar a chave do seu negócio contábil e não tornar a sua empresa tecnológica terá muitas dificuldades no mercado nos próximos anos.
