PASSOS ESSENCIAIS PARA TRANSFORMAR SUA CONTABILIDADE DIGITAL

Pensando sempre em trazer o melhor para você, o nosso objetivo é sempre trabalhar com conteúdos que sejam de verdade.

Eu busco sempre contar com a possibilidade de trocar ideias sobre o tema empresa contábil, estratégia e falar sobre efetivamente o que está acontecendo no mercado, sob diferentes pontos de vista.

Isso amplia a visão que eu tenho e estou buscando outras referências de peso sempre.

Estive com Leandro Vilarino – CEO Sanville Contabilidade, ele concordou em partilhar com meu público as estratégias que têm utilizado na sua empresa e mostrar o jogo que está jogando.

Modelos de negócio: Qual a melhor opção?

A Sanville começou como um escritório de contabilidade tradicional, em 1989, fundada pelo pai de Leandro e desde 2018 acontece uma transição na empresa. Tudo começou quando ele começou a fazer cursos na Tactus Contabilidade, mudando bastante o modo de conduzir a empresa.

A empresa mudou, pois era um escritório extremamente tradicional. Deste modo, a forma de lidar com os clientes até o ticket médio foi modificada.

Como era de se esperar, Leandro indicou que no início houve sim um conflito de gerações.

Sabemos que existem muitas empresas contábeis familiares.

Para uma transição tranquila temos que respeitar quem veio antes e construiu toda a base de clientes e estrutura física, mas temos que saber entrar e mudar, fazer a empresa crescer para não morrer, e foi isso que Leandro visou implementar. 

O ano da saída do pai e do sócio anterior, foi no final de 2019, bem recente. Foi aí que ele e as sócias assumiram totalmente e começaram a conduzir a empresa.

O que esperar do modelo digital

A empresa cresceu muito entre setembro e dezembro de 2019, impressionante! Nesse processo de mudança foi preciso carregar problemas do dia a dia, problemas societários e tiveram que corrigir isso ao decorrer de 2020.

Isso porque na operação já havia uma certa liberdade e não se tratava de um problema na operação.

É claro que havia gargalos para resolver, chegaram a ter no final de 2016 cerca de 40 colaboradores.

Ferramentas para contadores

Era um time grande, mas não havia processos estruturados, ou seja, não trabalhavam com ferramentas, a ferramenta “conhecida” era o sistema contábil.

Lembrando que quem tinha ferramentas na mão nessa época, eram as empresas que tinham desenvolvido suas ferramentas.

Hoje todos têm acesso a ferramentas que atendem a muitas necessidades, sem ter que investir um valor absurdo.

No quesito ferramentas também existe a necessidade de mudança de pensamento.

Muitas pessoas ainda encaram a ferramenta como um custo.

Leandro diz que ele deixa claro para o seu time que não precisam ter medo de testar ferramentas.

Caso testem por um mês e não funcione, não houve uma perda, foi um investimento.

Naquela época havia esse medo, e ele diz que foi mudando isso.

Promovendo uma boa gestão

Toda essa mudança, obviamente, foi dolorosa.

A empresa não tinha processos estruturados, havia muitos laços familiares envolvidos, pois muitos colaboradores que eram da família.

Leandro conta que em  2019 demitiram 4 pessoas da família, e é claro que isso trouxe um pouco de desconforto.

Foi doloroso em muitos aspectos, porém, depois disso o escritório ganhou uma performance impressionante.

Uma pessoa com baixa performance pode levar que as pessoas à sua volta também desenvolvam uma performance mais baixa.

Principalmente, se ele tiver uma função chave no departamento, num processo de mudança por mais que haja vínculos é preciso romper as amarras que impedem de crescer.

A empresa não tinha experiência em gestão de pessoas.

Leandro já fez alguns cursos sobre gestão de pessoas, e é claro que absorver o conhecimento te dá uma base, mas na prática acaba sendo tudo mais difícil.

Capacitação de funcionários

A gestão de pessoas vai muito além de contratar e demitir.

É essencial ter tato e ajudar as pessoas a entender a situação. Além disso, existe a questão emocional.

Uma mudança também mexe com o emocional das pessoas, elas acabam se sentindo desamparadas quando – como aconteceu na empresa do Leandro – tiramos alguém chave, que servia como pilar.

Quebrar essa dependência é difícil, mas é necessário.

No caso do Leandro ele tirou um tio, que trabalhava há mais de 20 anos num departamento e deu oportunidade para três pessoas que atuavam lá e o resultado foi maravilhoso.

As pessoas se destacaram mais no escritório e isso se refletiu até mesmo no atendimento aos clientes.

Impactos da crise econômica

A empresa atende clientes de ticket médio e alto, a especialidade são clientes de cinema, área artística, terceiro setor e atendem a serviços em geral.

Desde 2020 eles estão atuando também dentro da área da arquitetura, utilizando estratégias, isto porque o setor que eles atendem de cinema e artistas, foi um setor muito afetado.

No início do ano passado, eles tinham feito o planejamento de captar 60 novos clientes, porém com a chegada da crise foi preciso rasgar todo o planejamento e repensar.

Um dos maiores clientes da empresa era de eventos e parou e além disso, muitos clientes pediram desconto, muitos outros negociaram.

A demanda de trabalho aumentou, porque esse grande cliente, por exemplo, teve que fazer uma série de reduções e suspensões.

Neste caso, a demanda da contabilidade aumentou e o cliente entendeu isso, mas como não voltou, a empresa teve que entender o lado dele e que foi diretamente impactado financeiramente pela crise.

Neste ponto, o contador desenvolveu um papel essencial de consultoria, se deseja saber mais sobre contabilidade consultiva, clique aqui.

Reinvenção em tempos de crise

Foi neste ponto que eles entenderam que era preciso se reinventar, criando estratégias e pensando em quem poderiam atingir.

No mês de maio, em meio à crise, conseguiram o terceiro maior cliente da empresa, que estava sendo prospectado desde 2019.

Isso levanta uma questão muito importante: analisar os riscos de atuar em um nicho só. É claro que é interessante, mas numa situação como essas – onde um nicho é altamente atingido – é preciso ter atitudes rápidas.

Muitos clientes deles começaram a se reinventar também e isso trouxe novamente saúde para o negócio e consequentemente saúde para a contabilidade.

Aprendizados no ano de 2020

Como precisavam trazer novos negócios, fizeram uma estratégia de marketing pelo Instagram e Facebook que trouxe também resultados.

A maioria dos clientes conquistados em 2020 não foi da rede social, eles tiveram uma estratégia de ajudar o cliente a trazer outros clientes para a base.

A meta inicial para o ano de 2020 era de 60 clientes, e eles ultrapassaram a meta.

Tudo que aconteceu em 2020 foi um aprendizado muito grande para a empresa, para o Leandro como profissional e como pessoa.

Estratégia de investimento

E em 2020 surgiu também a oportunidade de trocar de sede.

Muita gente pensa que a estrutura física é só uma mudança de espaço, mas tudo que envolve essa mudança faz toda a diferença.

Leandro diz que foi essencial oxigenar a estrutura física e foi aí que no meio da pandemia adquiriram outro imóvel. No caso deles encontraram um custo de oportunidade excelente, e foi uma estratégia de investimento.

Ele diz que é fácil perceber que os colaboradores trabalham mais felizes na nova sede.

Mudança organizacional

Eles tiveram 2 coisas ao mesmo tempo: a volta do time do home office e a troca de sede.

E como foi essa mudança na cabeça do time?

Leandro diz que eles sentiram muita diferença. Eles conversaram muito com o time e os prepararam para a volta, e ainda hoje fazem o sistema híbrido.

No caso da sua empresa, muitas pessoas tinham uma ilusão sobre o home office.

Analisando tudo o que aconteceu, perceberam que se estivessem juntos em 2020 alguns projetos seriam mais acelerados.

Essa percepção se concretizou no primeiro mês de 2021, em que houve muito mais produtividade no caso do presencial, além da qualidade de vida do colaborador.

Em 60 dias eles fizeram uma super reforma, transformando a nova sede num espaço incrível de 220 metros.

O projeto é completamente diferente de qualquer empresa de contabilidade “comum”, o quanto isso é importante?

O cliente também é um ativo, mas se uma empresa tem o cliente e não tem um bom atendimento, ela perde esse cliente.

Faz parte da estratégia de cultura essa mudança.

Sucesso na migração para o digital

A mudança de sede também é um diferencial no momento de buscar um profissional, como processo de atração. Fizemos a mudança da sede da Tactus recentemente, se não está sabendo, clique aqui.

E para o cliente, aqueles que têm um ticket mais alto, faz diferença.

Ele afirma que alguns clientes já visitaram a sede e é fácil perceber que fizeram indicações em razão dessa modernidade.

Muitos escritórios se orgulham de ter, por exemplo, um arquivo deslizante e uma parte considerável ainda não entendeu que esse jogo virou.

É importante mudar isso, não há mais espaço para esse tipo de conduta na contabilidade.

Esqueça as pilhas de arquivos

É difícil, mas é essencial essa disruptura de coisas antigas na contabilidade.

Na contabilidade de Leandro não há mais papel circulando, somente uso de ferramentas, os documentos são disponibilizados no Drive.

Utilizavam ferramentas para facilitar a captura de notas e isso é uma coisa que muitos contadores ainda não usam, com um baixo investimento é possível ganhar muita produtividade no escritório.

Tudo ajudou a empresa a ficar cada vez mais digital e não usar mais arquivo físico.

É extremamente importante uma reeducação dos clientes, pois eles acabam presos numa realidade que já se passou.

Resistência das empresas contábeis

E as empresas contábeis que ainda trabalham nessa pegada tradicional estão perdendo clientes para as empresas que migraram para uma pegada digital.

Será que elas ainda têm dificuldade de enxergar que têm que mudar, que está errado e pode ser diferente?

Leandro diz que sim.

Ainda há dificuldade, como dito acima, primeiro porque as pessoas enxergam investimento em tecnologia como custo.

Isso engloba tudo: máquinas, sistemas, ferramentas ou qualquer coisa que possa agilizar o trabalho do colaborador.

O contador acha que tem uma “barreira de saída” porque o cliente está com ele há muito tempo e isso não existe.

O cliente está “acostumado” de determinada maneira, porque ninguém mostrou a ele uma maneira diferente e melhor, se alguém demonstrar algo diferente com certeza ele mudará de opinião e vai querer o melhor e mais prático.

Com a tecnologia, a empresa dará opção para que o cliente se concentre no negócio dele, não em contabilidade, ele vai se preocupar com o que realmente importa para ele.

Negócio escalável

Quando estamos nessa fase de mudança do tradicional para o digital saiba que é comum que alguns clientes tenham que ser dispensados da sua base, isso porque eles têm que se adequar ao novo sistema ou sair, o cliente não pode mandar na sua empresa.

Esse é o jogo de ganhar escala.

Para ganhar escala uma empresa precisa de processos estruturados e ferramentas, se um cliente te tirar do processo, aquilo vai matar a sua empresa em algum momento.

Existe uma série de coisas que podem fazer uma empresa morrer: tecnologia, falta de processos, não enxergar a empresa como escala e não conhecer o CAC (Custo de Aquisição do cliente).

Plano de marketing contábil

Uma mudança de mindset necessária e importante, é entender que cliente depende de investimento e tem um custo.

Quando quiser sair do orgânico (indicação) precisa pagar esse preço.

Leandro diz que aprendeu isso na nossa imersão de marketing e quando entrou na mentoria, foi um divisor de águas.

Principalmente na questão de marketing, pois aprendeu que não basta sair investindo, é preciso conhecer vários pontos que são diferentes e estudar para ir além.

O marketing contábil requer que abra seus olhos e invista em conhecimento.

Devemos navegar em outros mares para realmente conseguir transformar a empresa. No caso do Leandro, fez muitos cursos e não para de investir tempo e capital em conhecimento, e isso reflete diretamente nos seus resultados.

O consumo de conteúdo é primordial, hoje isso não se limita mais somente a livros, há muitas maneiras de ter acesso a bons conteúdos.

Uma rede social pode ser utilizada para consumir conteúdo, além de diversão.

É possível ver o que outras pessoas estão fazendo e se inspirar, adaptando aquilo ao seu nicho.

Leandro diz que começou com pequenos investimentos em marketing e campanhas.

Aprendeu como fazer essas campanhas e teve resultados.

Quando começou a ver os primeiros resultados de campanha entendeu que estavam no caminho certo.

É importante entender que o investimento em marketing provavelmente não dará resultado de imediato, é aí que entra a constância como fator importante.

Tempo para aprendizados e oportunidades

Há uma curva de experiência para aprender o que faz mais sentido e o que vai dar certo para você.

Leandro passou por inúmeras mudanças em 2020, foi um grande investimento de tempo, recurso e energia.

E o que move Leandro a pagar o preço de tudo isso que ele fez?

Ele diz que empreender é algo que o encanta a cada dia. Essa é a vida dele, que vive intensamente e ama viver assim.

Sabemos que essa é uma rotina extremamente extenuante, empreender é cansativo, mesmo que seja o que amamos fazer.

O que Leandro faz para recarregar as energias?

Viajar, ele tem como válvula de escape, ele e sua família, as viagens.

E em 2020 isso ficou muito complicado para ele ter essa folga, em razão de todos os acontecimentos.

E muita gente só vê o Leandro viajando, mas não vê os bastidores.

Outra dica importante é que você  não tem que se comparar a ninguém, cada um deve saber da sua intensidade e não avaliar a sua medida pela régua do outro.

Leandro transformou sua empresa contábil, e muita gente está nessa mesma fase e não sabe por onde começar.

Transformação do empreendedor contábil

Como um empreendedor pode começar a sua transformação?

O grande problema de forma geral para começar esse processo de transformação está no próprio empresário contábil, na opinião de Leandro.

Se ele transformar o seu mindset, no pleno sentido da palavra, vai conseguir mudar o time dele.

Não adianta pedir uma mudança do time se ele não está mudando. Ou falar uma coisa e fazer outra, não vai funcionar. Para o cliente, a mesma coisa.

Foi isso o que aconteceu com a empresa de Leandro, ninguém mudou eles. Como CEO liderou essa mudança e comprou a ideia inicialmente para ele mesmo, depois vendeu para o seu time.

Trata-se de um processo de convencimento da equipe também, e isso não é fácil.

Algumas pessoas da equipe terão que ser substituídas pois não se adaptarão à nova cultura, e isso é normal.

Você pode inserir as melhores ferramentas do mercado, mas se o seu mindset não mudar, nada vai adiantar.

O digital hoje não é mais futuro, é mais do que presente!

Ele ainda conclui que se fosse começar hoje o primeiro passo seria investir em programas de mudança de mindset, tudo voltado para construir uma base e abrir os olhos.

Navegando sozinho vai ficar à deriva e precisa aprender com quem faz.

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