Os Pilares das Rotinas Contábeis

Você que quer ter uma empresa contábil de sucesso sabe qual o caminho a seguir para ser bem sucedido dentro do mercado contábil?

Qual a importância das rotinas contábeis dentro de um escritório de contabilidade?

Quais os quatro pilares essenciais para que tenha sucesso dentro de um departamento contábil?

Nesse artigo vamos falar mais detalhadamente sobre isso.

O departamento contábil para o cliente

A importância que o departamento contábil para o seu cliente é grande!

O departamento contábil é responsável por registrar todas as transações financeiras e patrimoniais dos seus clientes e tudo o que acontece na vida empresarial deles.

Mas durante muitos anos esse trabalho foi deixado de lado e não foi feito como deveria.

Era muito comum há anos atrás na contratação dos serviços da empresa contábil contratar o serviço de rotinas fiscais, tributário, mas não o contábil.

Porém hoje isso é essencial e obrigatório.

Juntando todas as orientações providas pelo Conselho Regional e Conselho Federal de Contabilidade verá que nós profissionais temos de fazer a contabilidade de todos os clientes.

Como ser bem sucedido nessa tarefa tão importante para os nossos clientes?

Eu vou citar no conteúdo abaixo os quatro pilares necessários para o sucesso.

Acompanhe…

Escolha do Sistema de Contabilidade

O primeiro pilar que vou apresentar é o sistema.

• Qual o sistema ideal para a empresa contábil?
• Existe uma marca de sistema que deve adotar?
• Existe um sistema padrão que atenderá a sua necessidade?

Esse sistema padrão não existe!

Atualmente temos vários sistemas contábeis disponíveis para os profissionais.

A escolha do melhor sistema é uma decisão que cada empresário contábil terá que tomar.

O sistema deve ser o que está mais adequado não só as suas necessidades como também as do cliente.

Muitas vezes podemos observar que existem erros na escolha do sistema.

Como por exemplo, escolher um sistema que oferece muito mais do que precisa, gerando um custo muito alto.

Uma escolha assim pode gerar um alto custo desnecessário.

E esse tipo de sistema geralmente é bem difícil de operar.

O empresário acaba não utilizando, pois não tem necessidade real de tudo o que o sistema permite.

Imaginando que esteja atendendo as pequenas empresas…

Essas pequenas empresas não têm uma necessidade contábil tão grande.

Optar por um sistema muito robusto com muitas funcionalidades acaba sendo um desperdício.

Além do seu cliente não precisar de todas as funcionalidades o empresário muito provavelmente não precisará de todas elas.

E com isso terá um sistema muito mais pesado do que realmente precisa, com mais passos a serem feitos para execução de uma tarefa por exemplo.

E isso impacta inclusive na lucratividade do negócio contábil.

Faça a escolha adequada ao seu mercado

Então a primeira coisa que deve analisar em relação ao sistema é se ele é adequado ao que busca e precisa no mercado.

• Vai atender determinado nicho de empresas?
• O seu sistema atende todas as funcionalidades desse nicho?
• Ele atende todas as entregas de obrigações acessórias?

Imaginando que atenderá, por exemplo, empresas do lucro presumido.

Terá de entregar as obrigações acessórias das empresas do lucro presumido.

• Quais são essas obrigações?
• O seu sistema entrega todas essas obrigações acessórias?
• Como é a parte de integração de dados?

No atendimento das empresas é necessário um processo de integração da parte financeira dos seus clientes.

Na Tactus Contabilidade Online usamos o sistema ContaAzul para fazer a gestão financeira dos nossos clientes.

O seu sistema conversa com esses sistemas de integração de dados?

Normalmente os RPs financeiros hoje estão providenciando os dados para os sistemas mais conhecidos do mercado.

Caso contrate um sistema que ainda não é muito conhecido no mercado terá dificuldade para fazer esse processo de integração.

Caso a integração não seja possível terá um retrabalho desnecessário e então a sua empresa começa a perder competitividade porque fez a escolha errada do sistema.

Ao escolher o seu sistema deve pensar ….

• pensar nas funcionalidades que ele oferece.
• no tamanho do seu banco de dados.
• na segurança que envolve o banco de dados.

Essa segurança é para que não corra o risco do sistema fica vulnerável e perder os dados, caso haja algum tipo de problema na estrutura da sua empresa.

Uma queda de luz pode simplesmente corromper os dados do seu sistema e consequentemente trazer um enorme problema para a sua empresa contábil.

Esse é o primeiro pilar de suma importância.

Caso tenha errado na escolha do sistema poderá pagar um preço muito alto para poder corrigir.

E quanto mais tempo levar para a correção mais difícil ficará.

Ao identificar que seu sistema não está atendendo a sua necessidade e nem as do seu cliente a melhor coisa que pode fazer é fazer um plano de ajuste desse sistema.

Esse plano significa a troca de sistema para que possa ter um sistema adequado às suas necessidades.

Quem está começando e ainda não tem um sistema pode fazer essa escolha de forma certa.

A dificuldade que encontrará é de saber identificar qual o que mais atende às suas necessidades

É possível fazer isso de várias maneiras.

Avaliando quais os sistemas que são fornecidos para as pessoas que estão mais próximos à você, outros empresários contábeis.

Pode por exemplo pedir para empresa de sistema quem são os clientes que são atendidos.

E também pode encontrar muitos colegas que estarão dispostos a te ajudar com informações.

É importante não se iludir com o que vê nos eventos ou com o que representantes te “vendem”.

Eles vão mostrar somente o lado bom do sistema.

Porém na prática tudo pode ser diferente.

Alguns sistemas tornam muito burocráticas as atividades na área contábil.

O que poderia ser feito num sistema mais simples em dois ou três passos alguns sistemas exigem até seis ou oito passos.

Somando isso no seu dia a dia começa a perceber que a sua produtividade cai.

E o custo por cada cliente acaba se tornando muito maior.

A escolha errada de um sistema vai impactar completamente a estrutura do seu departamento contábil.

O cliente contábil

O segundo pilar é cliente!

Como o cliente pode influenciar dentro do departamento contábil?

Dentro das rotinas contábeis?

Existe uma influência muito maior do que pode imaginar.

Um cliente pode colaborar para o seu trabalho, pode tornar a suas atividades nas rotinas contábeis muito mais fáceis.

Ou ele pode simplesmente complicar toda situação das rotinas do seu departamento contábil.

A primeira coisa que deve entender em relação ao cliente é que ele precisa ser educado.

Alguns clientes já entendem que a contabilidade é essencial para distribuição de lucros com isenção por exemplo.

Mas a grande maioria, que engloba as pequenas empresas, não tem essa visão.

Elas não conseguem entender a importância dos lançamentos contábeis e muito menos a obrigatoriedade desses lançamentos.

Muitas vezes o cliente vai perguntar o porquê esses documentos devem ser enviados e o porquê dos registros.

Muitos clientes não conseguem entender a importância e necessidade de tudo isso.

Por isso é fundamental que eduque o seu cliente para que ele possa ajudar no processo das rotinas contábeis.

Esse processo de educação não é um processo simples

É preciso estabelecer um diálogo com o seu cliente, mostrar a ele quais os riscos que corre se não fizer o lançamento de maneira correta.

Mostrar que o seu trabalho depende do trabalho dele.

Que o cumprimento dos seus prazos depende do cumprimento dos prazos dele.

Que é uma relação bilateral.

Onde o profissional contábil não é o único responsável pelas atividades que acontecem com o cliente.

Não é um processo fácil, porém ele é possível.

Na Tactus temos ampla experiência e sabemos que é um processo possível de realizar desde que haja uma estrutura de educação do cliente.

É preciso que tenha um plano de ação para ajudar o seu cliente a colaborar com o seu serviço.

Esse plano de ação deve ser estabelecido através de uma rotina dentro do seu departamento contábil.

E por isso leva o nome de rotinas contábeis.

A rotina engloba tudo isso e deve ser respeitada.

Você não conseguirá fazer os lançamentos contábeis se não receber os documentos e as informações.

Para que possa alimentar o seu sistema.

Isso mostra de que não adianta ter o melhor sistema se não tiver um cliente que colabore com o seu trabalho.

Trabalhar com clientes hoje não é uma atividade fácil, porém é algo que precisa aprender.

Então é fundamental que aprenda a lidar com o seu cliente.

Equipe

O próximo pilar que vou apontar se refere a sua equipe.

Você pode ter, por exemplo, um sistema adequado, um cliente que foi bem orientado e até ajuda o seu serviço, porém se a sua equipe não estiver preparada você não terá o pilar completo.

E automaticamente terá um problema dentro das estruturas de suas rotinas contábeis.

Tudo tem uma relação, por isso é importante que todas as coisas caminhem juntas.

A sua equipe tem que dar todo o suporte para o seu cliente, ela deve ser preparada para dialogar com o seu cliente.

Ela deve saber conversar com o seu cliente de maneira adequada.

É preciso que ela fale a língua que o seu cliente entende.

Uma das grandes preocupações que os clientes têm é de não conseguir entender aquilo que a nossa equipe fala.

É possível explicar a contabilidade de diferentes formas.

Pode ser uma forma completamente complexa, como nós conhecemos que envolve termos técnicos.

Ou pode simplificar e falar na língua do seu cliente.

Dessa forma ele vai entender muitas vezes a necessidade de um balanço quando for necessário levar esse balanço para o banco para liberação de créditos ou privilégios.

Até ter necessidade ele não entende muito bem o que é o balanço.

A sua equipe tem papel fundamental nesse entendimento.

A equipe vai fazer com que o cliente entenda o que ele precisa.

Trata-se de um processo interligado.

Sua equipe deve estar preparada, entender de rotinas contábeis, ser ágil e saber conversar com o cliente.

Dificilmente encontrará uma pessoa com todos os atributos necessários, mas pode somar as pessoas.

Selecionando as pessoas certas

Cada profissional pode ser mais bem aproveitado em uma área.

Por exemplo, no uso da tecnologia.

Um profissional que tenha facilidade com TI é fundamental para uma situação agradável dentro do departamento contábil.

Um série de informações você não precisará retrabalhar se alguém da sua equipe souber exportá-las, elas já estão digitadas e disponíveis.

Bem como as informações financeiras, bancárias e fiscais precisam ser integradas.

Com uma equipe preparada com visão moderna pode garantir o seu sucesso nesse aspecto.

Domínio da Técnica Contábil

E o último pilar se trata do domínio.

O que é isso?

É o domínio da técnica contábil.

E saber o que tem que ser feito e como fazer.

Você pode ter uma equipe preparada sob o ponto de vista de dar atendimento ao cliente, uma equipe capaz de conversar bem com o seu cliente.

Mas se ela não tiver domínio das técnicas contábeis isso não será um bom plano.

Uma pessoa motivada despreparada é um perigo e vai causar problemas.

Se tiver os pilares e não tiver um domínio sobre a técnica contábil terá problemas.

O domínio anda lado a lado com esses três pilares.

É preciso conhecer as técnicas aplicadas a cada tipo de empresa.

Então não adianta pegar dentro do seu hall de clientes uma empresa que não tenha domínio técnico para atender.

Um exemplo comum é o atendimento de empresas do Lucro Real.

Elas são empresas que podem gerar ordenados altos.

Mas o profissional tem de fato o domínio das técnicas necessárias para atendê-la?

Muitas pessoas não conhecem esse tipo de empresa e acabam acreditando que podem aprender ao longo do atendimento.

Muito cuidado…

Seria uma oportunidade atender algo onde não tem domínio técnico?

Ou um erro que pode derrubar a sua credibilidade?

O domínio é fundamental.

A técnica anda lado a lado com outros pilares.

É fundamental se quer ter sucesso dentro da rotina contábil que tenha domínio técnico.

Esses são os quatro pilares.

1. Sistema
2. Cliente
3. Equipe
4. Domínio

Um está diretamente relacionado com o outro.

Um apoia o outro como uma engrenagem.

Eles não funcionam sozinhos. Devem ser parte atuante um do outro.

Pense na sua empresa, ela domina esses quatro pilares?

Ou você que ainda não é empresário contábil e esta em busca de informações, você tem domínio da parte técnica?

Tem realmente condições de formar uma equipe campeã?

Sabe como escolher corretamente o seu sistema?

Sabe como educar o seu cliente?

São questões importantes para avaliar antes da constituição de fato de uma empresa contábil.