Crescer o escritório contábil sem perder o controle da operação é um dos maiores desafios dos empresários contábeis.
Chega um ponto em que a equipe aumenta, a carteira de clientes cresce e acompanhar o que está sendo entregue, quem está fazendo o quê e o que está em risco de multa se torna um problema real.
O Gestta foi criado para resolver exatamente isso.
É um sistema de gestão desenvolvido exclusivamente para escritórios contábeis, e vou ajudar você a entender como ele funciona, o ele entrega e se vale a pena para o seu escritório.
O que é o Gestta?
Diferente de outras ferramentas que atendem vários segmentos e são adaptadas para a contabilidade, o Gestta foi desenvolvido do zero para esse público.
O que ele faz é gerenciar o escritório por meio de distribuição de tarefas, controle de prazos, atendimento ao cliente, comunicação interna e métricas de performance da equipe.
Tudo dentro de uma só plataforma.
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Para quem o Gestta foi feito?
Para gestores de escritórios contábeis que precisam ter controle do que está acontecendo na operação.
Se você tem colaboradores, uma carteira de clientes em crescimento e sente que está difícil saber quem está fazendo o quê, o que foi entregue e o que está em risco, o Gestta foi feito para esse cenário.
Quem está buscando terceirizar a contabilidade da sua empresa não é o público do Gestta.
O sistema é para o escritório que presta o serviço, não para o cliente do escritório.
O Gestta substitui o sistema contábil que já uso?
Não. Esse é o ponto que gera mais confusão.
O sistema contábil, seja Domínio, Alterdata, SCI ou outro, cuida da escrituração: calcula tributos, gera obrigações acessórias, emite guias. O Gestta não faz nada disso.
O Gestta gerencia o que acontece ao redor dessas entregas: quem executa cada tarefa, em qual prazo, com qual cliente, e se o documento chegou no lugar certo.
Os dois trabalham juntos e um não substitui o outro.
Quais são as funcionalidades do Gestta?
O sistema trabalha com três níveis de acesso: Administrativo, Gerencial e Operacional.
Cada pessoa no escritório vê o que é relevante para o seu papel.
O sócio enxerga o panorama geral, enquanto o colaborador vê as tarefas do dia.
As principais funcionalidades são:
- Gestão de tarefas recorrentes e ordens de serviço: as recorrentes são as obrigações mensais fixas de cada cliente e as ordens de serviço são demandas específicas, criadas pelo escritório ou solicitadas pelo cliente.
- Dois prazos por tarefa: a data legal, que é o prazo da legislação, e a data meta, que é o prazo interno do escritório. A data meta sempre vem antes, para garantir margem caso algo atrase.
- Timer por tarefa: o colaborador registra o tempo dedicado a cada atividade. Com isso o gestor consegue ver quanto cada cliente consome da equipe e qual é o tempo médio de cada tipo de entrega.
- Gestta Express: reconhecimento automático de documentos.
- Portal e app do cliente: ambiente exclusivo onde o cliente acessa guias, envia documentos e abre solicitações. O app pode ser personalizado com a identidade visual do escritório.
- Módulo circular: envio de comunicados segmentados por regime tributário, com relatório de quem recebeu e quem visualizou.
- Gestta Messenger: gestão de WhatsApp com múltiplos atendentes operando pelo mesmo número, histórico de conversas e transferência de atendimentos.
- Controle financeiro do escritório: cobrança automática de honorários e controle de recebimentos.
- Relatórios de performance: dados sobre produtividade por colaborador, tarefas em atraso e clientes com pendências.
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Como funciona o gerenciamento de tarefas no Gestta?
Cada obrigação do escritório vira uma tarefa dentro do sistema, com responsável, prazo e cliente definidos.
Quando um documento é anexado, quando um prazo está se aproximando ou quando algo corre risco de multa, o sistema notifica automaticamente.
O gestor acompanha tudo sem precisar perguntar para ninguém.
A comunicação com o cliente acontece dentro da própria tarefa.
O e-mail já sai com um template que informa de qual tarefa ele veio, e o histórico fica registrado.
Se outro colaborador assumir aquela atividade depois, ele lê tudo que aconteceu antes sem precisar perguntar para o colega.
Como funciona o Gestta Express?
O Gestta Express é a funcionalidade que mais chama atenção de quem conhece o sistema.
O Gestta lê o CNPJ e a data de cada documento.
Quando o colaborador vai anexar os arquivos nas tarefas, não precisa entrar tarefa por tarefa.
Ele seleciona todos os documentos de uma vez, arrasta para dentro do Express e o sistema identifica automaticamente a qual tarefa cada arquivo pertence, faz o upload, conclui a tarefa e notifica o cliente.
Além de economizar tempo, o sistema bloqueia erros.
Se um documento não corresponde aos dados da tarefa, o Gestta avisa antes de confirmar o envio.
O escritório não manda honorários de um cliente para outro ou uma guia no destino errado, porque o próprio sistema barra isso antes.
O que é o Gestta Messenger?
O Gestta Messenger é o módulo de atendimento via WhatsApp do sistema que centraliza todas as conversas em um único número, com vários atendentes operando ao mesmo tempo.
É possível configurar por departamento, direcionar o atendimento para o colaborador responsável por cada cliente e criar listas de transmissão segmentadas.
O que muda na gestão é o controle.
O gestor consegue ver quando um atendimento foi iniciado e encerrado, quais colaboradores demoram mais para responder e quais clientes geram mais volume de contato.
Toda a conversa que aconteceu via WhatsApp fica registrada no histórico do sistema, e ordens de serviço podem ser abertas diretamente a partir de uma conversa.
O Gestta Messenger é um módulo adicional, contratado separadamente ou junto com o plano principal.
Como o cliente do escritório contábil acessa os documentos pelo Gestta?
O cliente tem acesso a um portal web e a um aplicativo disponível na Apple Store e no Google Play.
Os dois podem ser personalizados com a identidade visual do escritório.
Por esse canal o cliente consegue enviar documentos, consultar guias, acompanhar o status das suas obrigações e abrir solicitações diretamente para o responsável no escritório.
O escritório vê o que o cliente baixou e quando, o que elimina o “não recebi” nas conversas.
Com tantos canais disponíveis, o cliente olha para o escritório e enxerga um serviço profissional. Isso muda a percepção que ele tem do contador.
O Gestta tem integração com o Domínio?
Tem, mas o modelo mudou.
Hoje a Thomson Reuters comercializa essa integração diretamente pelo Domínio Processos.
Novos usuários não contratam Gestta e Domínio separadamente, e sim acessam o Gestta de dentro do próprio Domínio Processos.
Para quem já usa os dois sistemas de forma independente, a integração continua funcionando.
Quando uma atividade é finalizada dentro do Domínio, ela é automaticamente concluída no Gestta e o cliente é notificado, tanto para tarefas com documento, como DAS, FGTS e GPS, quanto para as sem documento, como cálculo de folha e pagamento de INSS.
O Gestta funciona com qualquer sistema contábil ou só com o Domínio?
O Gestta funciona de forma independente com qualquer sistema contábil.
A integração automática existe especificamente com o Domínio da Thomson Reuters, por meio do Gestta Processos.
Com outros sistemas, o uso é manual, mas o Gestta continua funcionando normalmente.
Os dados ficam seguros no Gestta?
Sim. O Gestta opera em nuvem, o que significa que os dados não ficam presos em um computador específico do escritório.
O acesso é por login e senha, com níveis de permissão definidos pelo gestor e cada colaborador vê apenas o que precisa ver.
Quanto custa o Gestta?
O Gestta não tem tabela de preços no site. O valor é personalizado de acordo com o número de colaboradores e de clientes do escritório, e existem planos com e sem fidelidade.
Para saber o custo real para o seu escritório, é necessário solicitar uma demonstração gratuita.
Um especialista da empresa entra em contato, entende o seu momento atual e apresenta um orçamento personalizado.
O Gestta funciona para escritórios pequenos?
Funciona. Um escritório com poucos colaboradores e carteira pequena consegue usar o sistema sem dificuldade.
O ponto é que o ganho fica mais evidente conforme a operação cresce.
Quando você tem equipe, volume de clientes e múltiplas obrigações acontecendo ao mesmo tempo, controlar tudo manualmente deixa de ser viável.
É aí que o Gestta se paga com mais clareza.
Escritórios muito pequenos podem começar com um controle mais simples e migrar para o sistema num segundo momento, quando a operação justificar.
O importante é não esperar a bagunça instalar para só então buscar uma solução.
Quanto tempo leva para implantar o Gestta?
Em média de 30 a 40 dias, com suporte dedicado durante todo o processo.
O prazo varia conforme o porte do escritório e o envolvimento do gestor, e esse segundo fator é o mais determinante.
Afinal, o Gestta vale a pena?
A operação da Tactus é complexa, com um grande volume de clientes e documentos.
Controlar tudo isso manualmente é impensável.
O Gestta foi um divisor de águas para o nosso operacional. Sem uma ferramenta de gestão de processos eficiente, a Tactus não teria chegado onde chegou.
O WhatsApp é um bom exemplo do que muda na prática.
Atender cliente pelo WhatsApp sem um gerenciador não tem controle, nem escala.
Você não sabe se o colaborador respondeu, não sabe o tom da conversa, não tem histórico.
O Gestta Messenger resolve isso de forma integrada ao sistema.
Dito isso, o retorno depende do momento do escritório e, principalmente, do envolvimento do gestor na implantação.
As implantações que dão mais resultado são aquelas em que o sócio ou gestor se coloca à frente do processo.
Quando se delega para alguém sem poder de decisão e a liderança não trata como prioridade, a ferramenta não engaja e o resultado não aparece.
Escritórios muito pequenos podem até operar sem um sistema de gestão de tarefas num primeiro momento.
Mas conforme a operação cresce, chega um ponto em que controlar tudo na cabeça ou em checklist simples deixa de funcionar. Esse é o momento certo de implantar.
Como sair do operacional e construir uma gestão que aguenta o crescimento do seu escritório?
O Gestta é uma das ferramentas que usamos na Tactus para organizar a gestão.
Mas por trás de uma operação que funciona existe muito mais do que um sistema: processos bem definidos, equipe treinada, estratégia comercial e uma visão clara de para onde o escritório está indo.
Esse é o trabalho que desenvolvo no AH Club e no AH Gestão.
O AH Club reúne mais de 40 cursos práticos sobre marketing, vendas, gestão de pessoas e processos, tudo testado na Tactus. Para quem quer aprender no próprio ritmo e aplicar direto no escritório.
O AH Gestão são dois dias presenciais focados em tirar o sócio do operacional e construir uma gestão que funciona sem depender de você para tudo.
Inclui visita à sede da Tactus para ver na prática como uma operação contábil de alta performance funciona.
Se quiser entender qual desses programas é o ideal para seu momento atual, entre em contato com minha equipe e solicite uma reunião de diagnóstico.
