Quais as vantagens que você pode ter optando pela contabilidade on-line comparada a um serviço convencional.
A Tactus Contabilidade Online está no mercado há mais de vinte anos, e atende na modalidade on-line há algum tempo.
Sempre atendemos de forma convencional, pois esse atendimento on-line nem existia na época em que iniciamos, hoje é bem comum, mas isso não existia há 15 anos.
Já atendemos grandes redes, empresas de Lucro Real e Presumido de alta complexidade.
Mudança de Processos Internos
O processo convencional era muito trabalhoso e cheio de particularidades.
Os documentos eram coletados fisicamente em cada cliente, isso gerava muitas caixas de arquivos e informações até em duplicidade.
As notas fiscais também não existiam eletronicamente e fazíamos os lançamentos, um a um desses documentos.
Nós tínhamos três portadores que utilizavam motos, isso apenas para fazer o trâmite rápido dentro da região que atendíamos fora isso contava com alguns carros que faziam trâmite de documentos e o atendimento presencial ao nosso cliente.
Com a modalidade on-line tudo isso mudou, todo esse tramite de documentos é feito de maneira on-line.
Quando nós precisamos de um documento pedimos para que o cliente digitalize para que seja feito o lançamento contábil, ele fará essa digitalização pela nossa plataforma ou por outros meios digitais.
Portanto essa informação é obtida de maneira on-line, muitas vezes as empresas de contabilidade se sentem receosas ao fazer isso.
Não consideram que o nosso fisco age de maneira digital, dificilmente há a necessidade de ir diretamente ao fisco, até mesmo regularizações e fiscalizações são atendidas de forma on-line hoje.
Quando a empresa efetua o pagamento de uma conta, por exemplo, pode gerar um arquivo PDF para ter todos os seus documentos digitalizados e organizados de forma on-line.
E partir desse momento não há mais a necessidade de ficar arquivando documentos ou mantê-los, muito menos circular com eles, pois corre o risco de extravio e isso deixaria a sua empresa e seu cliente em uma situação desconfortável.
As notas fiscais hoje são documentos eletrônicos não há mais a necessidade de trâmite físico.
Atendimento online
Outro aspecto é que o atendimento que antes era presencial hoje é feito 100% de forma on-line, nós não recebemos clientes na nossa empresa.
Isso não porque não queremos, se o cliente quiser nos visitar será muito bem recebido, mas na verdade o nosso cliente não tem mais tempo e não tem a necessidade de vir até aqui.
Quando ele precisa falar conosco, prestamos esse atendimento de maneira on-line.
Temos esse facilitador para que o cliente não perca tempo e nem nós.
Estamos localizados no ABC, mas atendemos clientes por todo SP, seria impossível um processo logístico para atender presencialmente cada um dos clientes.
Além de um custo operacional bem maior, teríamos a perda de tempo desnecessária, isso muitas vezes, pra resolver uma questão simples que poderia ser facilmente resolvida de maneira on-line.
Acabamos com arquivo físico e salas de reunião
O arquivo que se remete ao documento não é mais físico.
Para estabelecer um comparativo há alguns anos atrás a Tactus chegou a ter mais de 1200 caixas de arquivos físicos dentro do escritório, tínhamos salas inteiras de documentos e chegamos a ter dois arquivistas para administrá-los.
Quando o cliente solicitava um documento, esse arquivista tinha que procura nas caixas e enviar fisicamente para o cliente, levava muito tempo para um documento chegar ao cliente, e depois de certo tempo ele era descartado.
Tudo isso acabou com o GED (Gerenciamento eletrônico de Documentos), nós recebemos o documento do nosso cliente para fazer os lançamentos e arquivamos de maneira on-line para qualquer confirmação posterior, caso seja necessária.
Esse processo é muito mais rápido, antes o atendimento ainda era muito lento.
Vamos imaginar, por exemplo, que um cliente tinha um determinado problema, a partir disso o cliente pegava o telefone, ligava pra Tactus ou mandava um e-mail.
Nós tínhamos que mandar uma pessoa até o cliente ou marcar uma reunião, isso implicava deslocamento de profissionais e manter até duas salas de reunião para atendimento.
Hoje não mantemos nenhuma sala de reunião, elas foram transformadas em espaços aproveitados de outra forma, não recebemos mais clientes então não temos necessidade de uma sala ociosa esperando por alguém que não virá.
O nosso estúdio de gravações hoje em dia é uma antiga sala de reuniões que readaptamos pra uso de produção de conteúdos em vídeo.
A outra sala que nós tínhamos um pouco menor, transformamos em uma área para ampliar a nossa equipe de atendimento ao cliente.
O processo virtual é muito simples, marcamos uma reunião com o nosso cliente de forma on-line e resolvemos o problema, se houver necessidade de troca de documentos é feita também de maneira on-line.
Isso nos permite atender desde clientes que estão fora do estado de SP até fora do país, a maioria dos nossos clientes não conhece a nossa empresa fisicamente, não há necessidade disso, pois eles conhecem a nossa equipe de maneira on-line.
Nesse processo convencional entra também o aumento de custos, enquanto no on-line há uma redução.
O mercado de contabilidade mudou muito, hoje temos mais obrigações a entregar aos nossos clientes do que há 10 anos.
O governo exige das empresas uma quantidade maior de informações. Há 15 anos existia um documento chamado DIPJ (Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica), esse documento era composto por duas folhas de informação preenchidas manualmente.
Muitas vezes era gerada a impressão desse documento pelo próprio sistema com duas folhas de informação, depois ele passou a ser um documento em disquete, foi o primeiro momento de transformação, com isso foram acrescentadas muitas informações.
Depois desse documento ele foi transformado e até mudou de nome, hoje é 100% on-line, mas com isso temos centenas de informações para enviar nesse e em outros documentos.
O fisco criou outros documentos e temos uma demanda maior na parte operacional para atender as necessidades dos clientes.
Contabilidade online é para você?
A contabilidade on-line facilitou muito para o cliente e para o contador.
Antigamente havia um custo grande com logística, o custo físico uma vez que precisávamos de sedes maiores pra poder realizar o mesmo serviço, ter três portadores, ou seja, todo um processo muito maior pra atender o nosso cliente com atividades que sequer eram operacionais.
Nós conseguimos com a modalidade on-line a redução de custos, e temos hoje uma empresa mais enxuta, mais prática, que tem um custo menor para atender o cliente numa condição realmente factível.
Você precisa estudar a possibilidade se a Contabilidade Online é realmente para a sua empresa de contabilidade.
É importante que saiba que a modalidade online veio pra ficar no mercado contábil e as empresas que estão se adaptando a essa modalidade estão conseguindo esses benefícios e vão garantir perdurar prestando serviços futuramente.
