Contabilidade e departamento pessoal andam juntos na rotina de qualquer escritório que atende empresas com funcionários.
E quem está nessa rotina sabe o que isso significa na prática: fechar folha todo mês, enviar eSocial, calcular rescisões e ainda correr atrás do cliente para ter as informações que deveriam chegar antes do fechamento.
Na maioria dos casos, o gargalo não está no conhecimento técnico da equipe, mas sim na ausência de processos claros dentro do escritório e com o cliente.
A seguir, vou compartilhar com você os principais desafios de como estruturar o DP de um escritório contábil e como tratamos isso na Tactus, numa operação com mais de 3 mil clientes.
Qual a diferença entre departamento pessoal e RH?
As duas áreas lidam com pessoas, mas têm funções completamente diferentes.
O departamento pessoal é operacional e legal. Cuida de admissões, demissões, folha de pagamento, férias, 13º, recolhimento de FGTS e INSS e entrega das obrigações acessórias.
Recursos humanos envolve seleção, treinamento, cultura organizacional, engajamento e desenvolvimento de pessoas.
RH não é atribuição do escritório contábil.
O escritório contábil é obrigado a fazer o DP dos clientes?
Não. Depende do que foi contratado.
De toda forma, se você não prestar este serviço no seu escritório, deixará de atender a maioria das empresas de pequeno e médio porte, pois elas não têm essa estrutura interna.
Portanto, se você ainda não se sente confortável para fazer o DP, vale a pena contratar alguém para isso ou terceirizar para um outro contador.
Leia mais: Como funciona a terceirização para contadores e quando vale a pena
Quais são as rotinas que o departamento pessoal precisa executar?
O DP de um escritório contábil opera em dois ritmos: o que acontece todo mês e o que depende de um evento específico.
Entender essa divisão é o que permite você organizar a equipe, dimensionar o tempo e precificar os honorários contábeis corretamente em cada serviço.
1) Rotinas mensais do DP do escritório contábil
- Fechamento da folha de pagamento: cálculo de salários, horas extras, adicionais, descontos e benefícios de cada funcionário.
- Recolhimento de encargos: FGTS, INSS e IRRF dentro dos prazos legais.
- Pró-labore: cálculo e lançamento para os sócios da empresa, quando aplicável.
- Envio de eventos ao eSocial: remuneração, folha, afastamentos e qualquer alteração contratual do mês.
- Gestão de benefícios: vale-transporte, vale-alimentação, plano de saúde e conferência dos descontos em folha.
- Controle de ponto e jornada: verificação dos registros enviados pelo cliente e tratamento de inconsistências.
2) Eventos pontuais
- Admissões: coleta de documentos, registro em CTPS, cadastro no eSocial e elaboração do contrato.
- Rescisões: cálculo rescisório, homologação, baixa no eSocial e orientação sobre seguro-desemprego.
- Férias: programação, cálculo e emissão do recibo com antecedência mínima exigida por lei.
- Décimo terceiro: cálculo e pagamento das duas parcelas nos prazos legais.
- Afastamentos e atestados: controle de períodos e comunicação ao INSS quando necessário.
- Obrigações anuais: RAIS, informe de rendimentos e outras declarações periódicas.
Quais os principais desafios ao estruturar a área de DP num escritório contábil?
Estruturar o DP no escritório contábil vai além de ter uma equipe dedicada e um sistema, pois existe uma série de questões que podem gerar um caos dentro do escritório e até mesmo azedar a relação com o cliente.
Os principais desafios que você deve se atentar são:
1) Educar o cliente sobre prazos
Não adianta ter um processo impecável se o cliente manda uma admissão no mesmo dia em que o funcionário já começou.
Ou pede previsão de rescisão a qualquer momento sem entender que isso tem custo.
Férias também não acontecem de um dia para o outro. A lei exige aviso prévio de 30 dias.
A saída é definir, desde o início do contrato, qual é o prazo mínimo para cada tipo de demanda e comunicar isso com clareza ao cliente.
Quando você faz isso, a operação se torna mais previsível e o cliente entende o que é esperado dele.
2) Mapear e cobrar serviços adicionais
Reabertura de folha, recálculo por informação enviada fora do prazo, ajustes emergenciais: tudo isso gera retrabalho que consome horas da equipe sem remuneração correspondente.
Para cobrar, você precisa ter uma tabela de serviços adicionais formalizada e incluída no contrato.
O cliente precisa saber antes.
Aqui na Tactus, na primeira vez que o cliente pede algo adicional, dependendo do que for, usamos o bom senso para orientar e avisar que na segunda vez será cobrado, conforme o contrato.
Assim, aos poucos e com paciência, ele vai entendendo que precisa se atentar para que essas demandas urgentes não se tornem recorrentes.
3) Integrar DP e contabilidade no mesmo fluxo
Quando os dados de folha precisam ser transferidos manualmente de um sistema para outro para alimentar o contábil, cada transferência é uma oportunidade de erro.
A integração entre DP e contabilidade num único sistema elimina essa camada e dá mais previsibilidade ao fechamento mensal.
Como evitar retrabalho no fechamento da folha de pagamento?
No DP da Tactus, usamos o Gestta para configurar todas as tarefas recorrentes.
Uma vez configuradas, elas aparecem automaticamente no dashboard dos responsáveis pelo fechamento.
O sistema lembra e distribui, sem depender de memória ou cobrança manual.
As rotinas mais previsíveis, como adiantamento de folha, fechamento de pró-labore e geração de guias, já estão automatizadas dentro do sistema contábil.
O retrabalho que persiste mesmo com processo e ferramenta bem configurados quase sempre tem a mesma origem: o cliente envia informação errada, comunica uma admissão em cima da hora ou entrega atestado fora do prazo.
E aí não tem jeito: como falamos, você vai precisar ir educando o cliente e cobrando dele os serviços adicionais para essas situações não se repetirem.
Como estruturar o departamento pessoal dentro do seu escritório?
Na Tactus, os departamentos contábil, fiscal e de pessoal ficam todos no mesmo ambiente.
Essa decisão foi intencional, pois quando as equipes estão próximas, a comunicação entre setores é mais rápida e os erros de transferência de informação diminuem.
Mas antes de pensar em estrutura física, há cinco pontos que você precisa resolver:
- Defina o escopo e documente no contrato. O que está incluído, o que é cobrado separadamente, quais os prazos e quais as responsabilidades de cada parte. Escopo vago vira trabalho não cobrado.
- Crie um fluxo de recebimento de informações. Quais dados o cliente precisa enviar, até qual data e por qual canal. Documente e comunique isso no onboarding e reforce sempre que necessário.
- Mapeie as datas críticas num calendário trabalhista. Folha, FGTS, eSocial, RAIS, décimo terceiro: cada obrigação tem prazo. Um calendário atualizado e visível para a equipe evita problemas nas semanas mais corridas.
- Use um sistema que integre DP e contábil. Dados de folha alimentam encargos, que alimentam o contábil. Quanto menos transferência manual, menor o risco de erro e mais ágil o fechamento.
- Automatize o que é rotina. Tarefas recorrentes como adiantamento de folha, fechamento de pró-labore e geração de guias não precisam depender de ninguém lembrar. Configure uma vez no sistema e deixe rodar.
Quando vale ter uma equipe exclusiva de DP no escritório contábil?
O departamento pessoal costuma ser a área que mais gera contato dentro de um escritório contábil.
No início, é natural que o próprio contador ou um assistente acumule o DP junto com as demais funções.
O problema começa quando esse acúmulo passa a comprometer o fechamento contábil e fiscal.
Na Tactus, cada departamento opera com equipe, processos e responsabilidades bem definidos. Essa separação não aconteceu de uma vez.
Foi uma consequência natural do crescimento da carteira.
Como elevar o nível do DP e da gestão do seu escritório contábil
Processo, ferramenta e educação do cliente resolvem boa parte dos problemas operacionais do DP.
Mas quem quer crescer com consistência sabe que a operação bem-feita é consequência de uma gestão estruturada por trás.
Se você quer olhar o escritório dessa forma, o AH Gestão é uma imersão presencial de 2 dias focada em gestão de empresas contábeis.
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