Sofremos muitas mudanças ao longo dos últimos anos, e 2020 foi um ano definitivamente de virada de chave para muitos negócios.
Na Tactus Contabilidade, nossa virada de chave aconteceu em 2015, e dentro do nosso modelo a metodologia que utilizamos está amparada em três pilares.
São os três principais aspectos da contabilidade digital.
Quais são esses aspectos?
Pessoas, processos e ferramentas.
Neste conteúdo você vai entender um pouco mais sobre cada um dos processos e vai saber como a Tactus Contabilidade faz na prática para ter sucesso na contabilidade digital.
Ferramentas
Vamos começar falando sobre ferramentas.
Quando vamos para a realidade dos nossos alunos, a maior parte ainda está num processo de transformação, e o tipo de dificuldade mais visto na questão de ferramentas e sistemas está na dificuldade de “por onde começar”. A maioria não sabe avaliar se determinada ferramenta vai ser de fato útil ou não.
Temos muitas ferramentas no mercado que fazem “a mesma coisa”, a dificuldade está em saber qual você precisa e qual vai se adequar a sua empresa no momento que vivem.
O momento ideal para contratar
Essa questão do timing é altamente relevante nesse processo de ferramenta, porque cada ferramenta tem um tempo de ser contratada.
Contratar uma ferramenta antes do momento certo, pode gerar um custo desnecessário, principalmente para quem está começando.
A dica é: sempre que for comprar uma ferramenta pedir um período de teste, uma apresentação de fato para conhecer mesmo o produto.
Contratar muito tarde uma ferramenta também pode ser oneroso, você pode ter feito contratações para seu time que não seriam necessárias se houvesse uma ferramenta ajudando.
A ferramenta deve ser contratada quando a operação começa a ficar mais lenta, e você busca algo para agilizar o processo.
É preciso ter atenção a contratação das ferramentas, para não acabar burocratizando um processo que poderia ser mais simples.
Já erramos na contratação de ferramentas, e isso acaba sendo um processo ruim, mas que pode ser evitado se você tiver as informações certas antes.
Na Tactus Contabilidade tudo é muito dinâmico, um erro com ferramentas nos toma 2 valiosos meses.
Nós trabalhamos muito “no limite” – no sentido do nosso time atendendo com a maior produtividade possível – mas tudo é sempre pensado.
Trabalhar no limite não pode significar ter um atendimento ruim, na Tactus trabalhamos isso com o time em todos os pontos.
Eles têm a confiança de que vamos resolver e aliviar para todos.
As vezes, temos picos que acabam trazendo muita demanda ao nosso time, mas estamos sempre analisando o que está para acontecer para rapidamente contratar sistemas ou mais pessoas para o time.
O mercado ainda se engana, pensando que a partir do momento que tem uma ferramenta ela também tem uma empresa de contabilidade digital.
Muita gente tem ferramentas que não utiliza, não adianta ter ferramenta contratada e a operação não funcionar em relação a isso.
Não é uma simples ferramenta que torna a sua empresa digital!
Muito menos, contratar por exemplo, todas as ferramentas que utilizamos na Tactus sem saber aplicar, sem ter um time treinado ou ter isso alinhado com o cliente.
Portanto, entenda que para uma contabilidade digital na prática as ferramentas são importantes, mas saber empregar as ferramentas no momento certo e do jeito correto é que faz a diferença.
Processos
Então entramos no segundo ponto que são os processos.
Os processos da Tactus Contabilidade foram todos redesenhados nos últimos anos, nossa head de operações Fernanda participa de todos os processos.
Por mais que tenhamos pessoas qualificadas no time, todos estão juntos, ela tem um time de coordenadoras que está sendo treinado e aprendem diariamente com ela.
Mas, a Fernanda tem que saber se tudo é viável, muitas coisas dependem de coisas que impactam o cliente e esse olhar do sócio é importante.
Ouvimos e confiamos muito no nosso time, mas a Fernanda acompanha todos os processos muito de perto.
Pensando no que era nossa empresa em 2015 e o que somos hoje, não há comparação. É essencial acompanhar a mudança das pessoas e dos mercados e fazer com que os processos funcionem para alcançar o nível que temos hoje.
Pessoas
Entrando na parte de pessoas, o que temos dentro da nossa metodologia da contabilidade digital?
Qual a importância de ter um filtro tão bem elaborado na contratação das pessoas?
Sabemos há algum tempo que se fizermos uma contratação errada isso pode trazer problemas e muita gente que está no time hoje, entrou no time em um momento diferente de processo de contratação.
Antes, o nosso processo não era tão minucioso, mas já era um processo rigoroso de seleção.
Na Tactus temos uma cultura própria, que é muito diferente das empresas de contabilidade “comuns”.
Nós já tivemos 150 pessoas disputando uma única vaga, evoluímos muito nesse processo de gerar essa disputa de pessoas querendo trabalhar na Tactus.
Nosso processo é tão minucioso porque errar na contratação com certeza impacta muito em uma empresa contábil digital.
Além disso, é mais difícil contratar para o digital do que era antes, para o tradicional.
Hoje para a contabilidade digital não basta contratar pessoas técnicas, temos que ter pessoas voltadas à tecnologia e que se adaptem facilmente as ferramentas.
Muitos de nossos colaboradores tem uma carteira dentro da Tactus – de pessoas sob a responsabilidade deles – maior do que a carteira do escritório contábil todo que trabalhavam anteriormente.
O nosso time é totalmente capaz de fazer todos esses atendimentos, porque temos ferramentas e processos para auxiliá-los em cada momento.
É claro que mesmo com o nosso filtro, é possível errar em uma contratação, neste caso, é preciso identificar isso na experiência.
Nem todo mundo tem agilidade no momento de aprender uma ferramenta, mas muita gente é capaz e acaba deixando com que o medo não intimide.
Trabalhamos também essa questão, identificamos se a pessoa não consegue executar o que é preciso, ou é só uma barreira inicial que ela teve.
No meio da pandemia fizemos 15 contratações, isso de certa forma surpreendeu a nossa expectativa em relação ao processo inicial de crise.
No início tivemos algumas demissões, pessoas que colocamos de férias, suspensão de contrato e de uma hora para outra o jogo virou.
Dentro da nossa política, não colocamos ninguém na empresa que não se encaixe com o nosso perfil, em hipótese nenhuma.
A importância do feedback
Estabelecemos dar feedbacks para nosso time, assumimos esse compromisso com nossos profissionais.
Qual a importância desse processo de aproximação com o profissional para falar como ele está, o que pode ser melhorado etc.?
O feedback é essencial! Todo mundo quer saber como está sendo avaliado e é nesses momentos – que geram ansiedade em algumas pessoas – a Fernanda conversa e mostra o que está bom e o que não está.
Como alguém vai evoluir se não sabe onde está errando?
Desde a parte comportamental até a parte técnica, damos feedback para o time todo e nessas camadas também treinamos as coordenadoras, que participam de feedbacks para entender o jeito Tactus de ser e poder fazer isso posteriormente.
A Tactus Contabilidade tem uma essência muito marcante, temos muito cuidado com as pessoas e procuramos conhecer o perfil de cada um para saber como falar melhor com a pessoa.
A Fernanda que é nossa head de operações começou na empresa com pouquíssima experiência, hoje ela coordena um time muito grande!
Coordenar um time do tamanho do nosso é um constante desafio, mas com certeza ela se orgulha muito de onde chegou, buscando muito conhecimento e batalhando muito para chegar aonde está.
As pessoas estratégicas da nossa empresa não tem medo de passar informação, medo de delegar, no sentido de perder.
Estamos em um processo de treinamento constante, mesmo porque não sabemos como será o nosso tamanho em alguns meses.
A Fernanda treina diariamente pessoas para que possam dividir essa tarefa de gerenciamento com ela.
É importante ter conhecimentos compartilhados, pois nem sempre todos estão disponíveis.
Olhando para a realidade do nosso público e nossos alunos, que estão sem saber por onde começar, dá para aprender tudo isso?
Sim! Tudo depende de como você quer aprender.
Você pode sim tentar aprender tudo sozinho, mas imagine o quanto de tempo vai perder errando e validando tudo?
Quando estamos sozinhos tudo acaba sendo mais difícil.
Pensando nisso a Tactus leva esse conhecimento de forma estruturada dentro do nosso curso de Contabilidade Digital, isso faz toda a diferença.
Nós temos experiência e muita coisa do que aprendemos foi “na marra”, testando. Ninguém nos deu aula, quando começamos, não existiam as ferramentas que temos hoje, muito menos tecnologia suficiente.
Nosso processo de gestão de pessoas foi avançando baseado em benchmarking, não tínhamos uma empresa contábil para nos espelhar.
Testamos muito, erramos muito e aprendemos demais!
Cada detalhe na nossa empresa foi pensado com o intuito de trazer o melhor para nosso time, isso que faz a Tactus ter esse processo de atração tão grande no mercado.
Nossos processos são diferenciados e as pessoas que têm acesso a tudo isso de forma estruturada hoje, tem obtido resultados espetaculares em suas empresas.
O que mostramos no nosso Curso de Contabilidade Digital é o que fazemos, na prática.
Não ensinamos nada que não tenha sido validado dentro da Tactus Contabilidade e o que pode acontecer é necessitar de uma adequação a realidade de um outro escritório.
Mas, aqui mostramos o que realmente funciona!
Em um mês colocamos mais clientes em nossa carteira do que nós colocávamos em um ano inteiro em 2015.
Se não trabalhássemos com a metodologia da contabilidade digital, isso não seria possível de forma alguma.
Sem um processo estruturado é impossível.
A partir do momento que colocamos um cliente para a empresa temos prazos de obrigações e impostos, além disso, a qualidade do atendimento e a experiência desse novo cliente com a sua empresa, se isso não estiver estruturado não funciona.
No curso de Contabilidade Digital na prática você tem acesso ao que efetivamente fazemos dentro da nossa empresa e como estruturamos tudo.
Se você quer chegar longe acompanhado o caminho será muito mais fácil.
Dentro do nosso Curso de Contabilidade Digital você terá aulas práticas comigo e com a Fernanda – sobre gestão de pessoas, gestão de processos, estratégia e terá condições de entender de forma detalhada o que fazemos.
Venha aprender com quem já fez na prática!
Depende de você, mudar a situação da sua empresa.
