Como abrir um escritório de contabilidade

Como abrir um escritório contábil? E o que fazer para que ele seja um case de sucesso? O que determina o sucesso em uma empresa de contabilidade? Qual tripé do sucesso de uma empresa contábil que está começando um negócio hoje? Esse conteúdo vai esclarecer essas questões e te mostrar como o sucesso é possível.

O sucesso de uma empresa contábil depende basicamente de três vertentes:

1. Domínio Técnico
2. Aquisição de clientes
3. Tecnologia

Domínio técnico

Muita gente se espanta quando citamos o domínio técnico, e ele parece muito complicado para novos empreendedores. Isso porque se considera um ponto muito difícil de exercer a função completa de uma empresa contábil.

Ao olhar para todo o universo contábil, que inclui departamento pessoal, fiscal, legalização, abertura de empresas e contábil, tudo parece muito complexo.

Quando o contador pensa que tem que entregar tudo isso ao seu cliente dominando todas essas funções acaba se assustando. E não é sem razão, ao olhar isso como um todo percebe como pode ser complicado.

Mas ser complicado não é ser inexequível. E existe um atalho para que simplifique esse processo, que é buscar o domínio técnico para segmentos específicos. Você não precisa saber de tudo no início, e nem ser bom em tudo de uma vez.

Muitas vezes o empreendedor começa a atender empresas prestadoras de serviço, que são o caso mais fácil de atender, e no meio desse percurso por algum motivo um comércio o procura para atendimento.

A vontade imediata desse contador é atender esse cliente, claro! É natural. Mas quando se deparar com uma situação dessas é preciso pensar, e pensar claramente se realmente vale a pena que desenvolva uma qualificação para esse segmento adicional.

Alguns segmentos são até bem relacionados. Imagine que pegue a contabilidade de um representante comercial, esse cliente emite pouquíssimas notas fiscais por mês, ele só tem pró-labore e nota fiscal de serviço, é uma atividade bem simples de atender. É perfeita para quem está iniciando.

Assim como um médico pessoa jurídica é simples, mas ao pegar uma clínica médica, apesar de ser uma atividade relaciona terá muitas outras funções. Uma clínica médica terá funcionários, por exemplo, ela não se limita como o médico que tem a pessoa jurídica com apenas pró-labore e distribuição de lucro.

Ainda é preciso avaliar o momento certo de sair dos segmentos específicos que começou para partir para segmentos mais abertos. E quando abrir um pouco mais o leque dos segmentos é indispensável que tome cuidado.

Até que chegue ao ponto de atender uma empresa de lucro real, que é um segmento que apresenta diferentes empresas, vai caminhar muito e você precisa analisar o que vale a pena.

Atendendo uma empresa de lucro real de pequeno porte pode surgir a oportunidade de atender uma de grande porte, e aí que mora o perigo.

Com a sua experiência provavelmente não tem domínio completo do lucro real e vai partir para uma empresa com atividades internacionais e variação cambial, por exemplo, sem ter bagagem para isso.

Esse tipo de empresa demanda uma atenção adicional que talvez você não esteja preparado. E a dica que posso dar é: comecem com segmentos menores, sintam domínio desses segmentos, domine como atender esses clientes para só depois alçar voos mais altos.

Perder uma oportunidade faz parte do jogo, não se iluda com a possibilidade de pegar todo o tipo de cliente, mas também não delimite radicalmente os segmentos iniciais.

Comece com prestadores de serviço e pequenos comércios. Quando cito pequenos comércios me refiro àqueles comércios de “bairro” onde tem um ou dois funcionários, com isso por ir pegando experiência para atender essas pessoas. Depois que dominar esses clientes, o que levará um ou ano ou mais, você pode pensar em abrir um pouco mais o leque.

Até chegar ao atendimento de empresas de grande porte, onde você tem que ter um modelo voltado para esse atendimento de grande porte.

A segunda vertente é a aquisição de cliente, se você não tiver o domínio da aquisição de clientes vai restringir os seus resultados. Isso porque o que vai alimentar o seu sucesso e crescimento é dependente do que consegue trazer clientes para dentro da sua base.

Conquistar clientes contábeis

Se não trabalhar a sua base para trazer esses clientes sempre vai restringir o seu crescimento. A aquisição de clientes será útil para você em muitos aspectos.

Primeiro porque com ela você chegará a uma base mínima para resultados, quando se trabalha sozinho uma base mínima de 20 cientes é o que vai precisar ou 50 se forem ter colaboradores.

O que nós vemos hoje na maioria dos escritórios contábeis no Brasil é que eles têm uma base que vai até a 100 clientes. Os escritórios pequenos trabalham com uma base média de 80 clientes, e conseguem trabalhar bem assim com uma equipe mínima e ter sucesso.

O que tem que entender é que a aquisição de clientes não vai somente alimentar o seu crescimento necessários como vai possibilitar o giro do seu escritório.

A sua base pode perder clientes que fecharam as portas, que deixaram de pagar os honorários e você acabará tendo que dispensar esses clientes por inadimplência.

Um cliente que não paga a mensalidade por três meses, por exemplo, não paga mais, ou sempre vai ficar te devendo, ele sempre vai ficar negativo e você tem que fazer escolhas e decidir se vale a pena manter esse cliente e geralmente não vale.

Quando você cria o processo de aquisição de clientes você consegue fugir desse processo e dessa questão de ficar refém dos clientes. Se tiver um processo de entrada efetivo será possível trocar esse cliente quando ele trouxer problemas.

No início do seu escritório esse processo tem que ser mais acelerado, e depois que chega a um determinado nível as coisas acabam ficando mais difíceis de performar.

É natural, quando você é novidade, ter mais visibilidade e tiver mais clientes entrando, mas em algum momento isso se restringirá. E para passar para um próximo nível terá que começar a trabalhar estratégia de marketing contábil e outros métodos.

Tecnologia no Mercado Contábil

E por fim vem à tecnologia contábil como terceira vertente. E porque a tecnologia é hoje um fator tão preponderante?

Caso você tivesse contato com esse mesmo conteúdo há cinco anos a tecnologia não seria parte desse tripé, mas hoje ela é fundamental. A tecnologia te permitirá a fazer mais com menos.

Ela vai permitir que ganhe tempo, que trabalhe o seu cliente à distância e que trabalhe até de home Office que é tendência de mercado.

Nos EUA, por exemplo, há um grande número de profissionais que trabalham sozinhos e acabam fazendo parceria, cuidando de uma área e seus parceiros de outras.

Hoje há tendências de profissionais fazendo todos os processos contábeis menos a folha de pagamento, por exemplo, e essa demanda é de um parceiro.

A tecnologia contábil permite que de certa forma você se multiplique e aumente muito a sua produtividade. Ela também permite que caso precise contratar um trabalho específico possa ter uma pessoa de fora, de modo remoto, resolvendo o seu problema.

Ela permite que esteja diante do seu cliente, acesse o seu servidor e que melhore processos de comunicação, tudo isso torna sua empresa melhor sob o ponto de vista de mercado.

Empresas contábeis que não são tecnológicas são empresas que vão perder espaço no mercado. Isso porque o mercado todo está indo para esse lado.

Para começar uma empresa hoje é preciso refletir antes sobre as ferramentas. Existem muitas disponíveis hoje para o mercado contábil.

As ferramentas indispensáveis são as que englobam para armazenamento de arquivos, que te atendem na comunicação com o cliente de modo eficiente e também uma ferramenta de disparo de e-mail automático.

Desse modo será capaz de utilizar a tecnologia e atingirá resultados bem maiores. Se conseguir dominar esse tripé você terá uma empresa contábil de sucesso.

Claro que existem outros fatores para alavancar crescimento e depende qual a pretensão e objetivo de cada um. Mas isso com certeza fará toda a diferença para que tenha melhores resultados.