A Tecnologia da Informação e a Empresa Contábil
Foi-se o tempo em que contador era um profissional desprovido de conhecimentos tecnológicos e vivia atrás de pilhas de papéis utilizando uma calculadora de mesa. Isso era tão comum que não era raro ver empresas de contabilidade anunciar em suas propagandas a frase: “Tudo Informatizado”, como diferencial competitivo. Há alguns anos, quando se iniciou o processo de informatização das obrigações acessórias das empresas, imaginava-se que estávamos no limite da integração tecnológica entre fisco e os contribuintes, até que surgiu o SPED e aprendemos que esse limite ainda está muito longe de ser alcançado.
Hoje, as empresas de contabilidade não podem ter a mesma postura antes adotada por muitas, que incluía a utilização de equipamentos sucateados e programas com recursos limitados. Diferentemente disso, precisam investir muito para manter seus equipamentos atualizados e preparados para o mercado contábil exigente e um fisco voraz por informações dos seus clientes. Não raro, recebo muitos questionamentos sobre qual é a estrutura tecnológica adequada para uma empresa de contabilidade, por isso vou dar algumas dicas neste sentido.
A minha recomendação é que a partir de cinco estações, a empresa contábil, centralize os dados em um servidor dedicado, com configuração adequada e um sistema operacional server, pois os sistemas operacionais utilizados em estações não processam as informações na mesma velocidade que um próprio para servidor.
Todas as estações devem possuir uma configuração que evite manutenção, e sempre que comprar uma nova máquina deve-se evitar equipamentos concebidos para uso doméstico, tais como notebooks de baixo preço, pois estes dificilmente suportarão o uso contínuo. Também costumo recomendar a troca de 1/3 dos equipamentos a cada ano, tendo assim máquinas novas a cada três anos, evitando que fiquem sobrecarregadas e lentas. Vale também formatar anualmente as máquinas, pois isso as deixará quase novas.
Máquinas com pouca memória RAM e HD com pouca capacidade também comprometem a qualidade dos serviços e a produtividade da equipe. Assim faça uma análise completa de cada máquina e inclua esses itens no programa de manutenção.
A segurança dos dados é um capítulo a parte desse assunto e merece uma atenção especial. Possuir backups diários, guardados em um local seguro, fora do alcance da empresa faz parte de um plano B que toda empresa precisa ter. Mesmo assim, pense também na necessidade de possuir um plano C, pois esse é um assunto que merece uma atenção diferenciada.
Utilizar um programa integrado para as áreas contábil, fiscal e trabalhista ajudará a melhorar os controles do cliente. Mas, deve-se conhecer detalhadamente o programa que escolherá para a sua empresa, pois a troca do sistema, que é o coração da empresa contábil, é uma tarefa complexa onde temos de acertar sempre. Assim, vale conhecer bem a empresa de software e a estrutura que ela oferece, pois isso terá um importante significado quando surgirem problemas. Atualmente é possível encontrar muitos sistemas com diferentes funcionalidades agregadas, tais como a cobrança de clientes e CRM (Customer relationship management ou Gestão de Relacionamento com o Cliente em português) que contribuirão para a administração da empresa contábil.
Empresas contábeis com estrutura maior devem dar ainda mais atenção a sua estrutura tecnológica, por até mesmo possuir um profissional de TI dedicado para cuidar das rotinas de segurança e manutenção dos equipamentos.
Olhando novamente para o passado, nota-se quanto às empresas de contabilidade evoluíram para atenderem a crescente demanda de serviços que utilizam a tecnologia como aliada na sua execução, e o que se sabe é que esse é um caminho sem volta, tornando-se um dos fatores que influenciam diretamente o sucesso das melhores empresas contábeis.
