O departamento fiscal seria considerado um dos mais importantes perante um escritório ou empresa de contabilidade. Esse departamento possui uma obrigação constante de lidar com os fatos diários de empresas, para que as mesmas tenham acesso a informações necessárias para realizar a apuração de impostos e também para que consiga atender as exigências fiscais com a intenção de fazer o processo de controle de receita e despesa da empresa.
De certo modo o departamento fiscal seria um dos mais ocupados e onde toda a preocupação encontra-se. O único problema é que a grande maioria dos serviços desempenhados pelo departamento podem depender e muito da colaboração de clientes, sendo necessário receber alguns documentos e relatórios que possam ajudar na realização de serviços. No veja no vídeo abaixo algumas dicas que a Fernanda Guscinskis tem para você:
Geralmente a demanda de serviços que o departamento fiscal possui passa a ser intensa e como se não bastasse a necessidade de desempenhá-los em prazos determinados, ainda existe a necessidade de aprender a lidar com o cliente. Em todo negócio o objetivo central seria deixar o cliente satisfeito e admirado com o serviço desempenhado, e o caso do escritório contábil não seria diferente. O objetivo é atender suas necessidades e deixá-lo satisfeito.
Mas para que isso ocorra existe a necessidade de aprender a lidar com esse público. O departamento fiscal se responsabiliza por diversos serviços que possuem relevância para a empresa permanecer aberta e por isso que todo comprometimento do departamento será fundamental para melhorar essa relação que existe entre escritório e cliente. A ideia é que o atendimento do departamento seja prestativo para que o mesmo consiga executar funções.
Alguns clientes não atendem as solicitações de um departamento fiscal por não entender do que se trata ou por não possuir dimensão do quanto essas informações que são solicitadas podem ser importantes para a execução de serviços fiscais. Por conta disso o foco de departamento fiscal deve ser em um primeiro momento ao atendimento, fazendo com que o cliente se sinta confortável com o escritório, e possa ter meios mais fácil de se comunicar.
Algumas dicas para lidar com clientes no departamento fiscal
A primeira dica para aprender a lidar com clientes no departamento fiscal seria implantar os canais de comunicação mais precisos para que realize os contatos de maneira mais fácil. Alguns escritórios chegam a adotar além do tradicional telefone canais como o e-mail, o Skype e outros conforme existe a necessidade do cliente. Isso oferece mais chances de o cliente conseguir entrar em contato com o departamento fiscal e auxiliar no processo dos serviços.
Outra dica para poder lidar com clientes no departamento fiscal seria usar meios distintos para ajudar o cliente entender a necessidade de enviar toda documentação e relatórios exigidos. Por exemplo, muitos clientes possuem dificuldades de fazer uma nota fiscal e por isso o escritório oferece um tipo de tutorial para ajudá-los a desenvolver. Além disso oferecem um auxílio ao cliente, até que ele entenda a importância da nota e também como fazê-la.
Aos poucos o departamento fiscal permite criar uma relação mais próxima e de qualidade com os clientes para que entendam a necessidade diante do serviço desempenhado. A ideia seria ensiná-los alguns processos, para que a entrega dos documentos e relatórios solicitados possa ser feita dentro do prazo estabelecido. Se mesmo assim o cliente não atender à solicitação que fora feita será preciso notificá-lo e deixá-lo ciente sobre as consequências.
Será importante que o departamento fiscal realize todo processo em busca de conscientizar o cliente sobre a importância dos prazos de solicitação e se não obter retorno deixá-lo ciente sobre os impactos e consequências que o não cumprimento de prazo pode ter diante da geração de impostos e afins.
