Alterdata: o que é, como funciona e para quais escritórios faz sentido

Chega um ponto em que a equipe cresce e acompanhar o que está sendo entregue dentro do prazo e quanto cada cliente consome da equipe se torna um problema.

O sistema contábil é a base de tudo isso. E a Alterdata está entre os melhores sistemas contábeis do mercado para resolver exatamente esse cenário.

A seguir, você vai entender como o sistema funciona na prática, o que cada módulo entrega e para qual perfil de escritório cada um faz mais sentido.

A Alterdata é um sistema para escritório contábil ou para a empresa do cliente?

Para o escritório.

Existem dois tipos de sistema no mercado contábil: os que o contador usa para prestar o serviço e os que o empresário usa para gerir o próprio negócio.

A Alterdata foi construída para dentro do escritório. Quem opera é o contador e a equipe dele.

O empresário acessa o eContador, um portal separado, para consultar documentos e fazer solicitações.

Quais módulos compõem o ecossistema da Alterdata?

Os módulos do Alterdata são:

Contábil

O módulo central do sistema. É onde acontece a escrituração propriamente dita.

Lançamentos simples e múltiplos com integração automática com o módulo fiscal
Balancete com análise e edição no mesmo ambiente
Conciliação bancária automática via importação de arquivo OFX
Importação de extratos bancários em PDF convertidos automaticamente em lançamentos pelo eEscriture (planos superiores)
Importação de movimentações financeiras via planilha Excel ou arquivo texto
Análise crítica que identifica lançamentos inconsistentes antes do fechamento
Geração de SPED ECD e ECF com apuração completa de Lucro Real, incluindo LALUR com código de barras
Plano de Contas personalizável por empresa
Concilia Fácil para conciliação de matriz e filiais por período
IA integrada para dúvidas sobre SPED ECD, ECF e conciliação bancária diretamente no sistema
Geração automática do formulário do IBGE (PAS, PAC Completo e PAC Simplificado)

Escrita Fiscal

Módulo responsável pela parte tributária do escritório.

Escrituração de notas fiscais com robô de importação automática
Apuração de tributos para Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real
Geração de DAS integrada com o módulo contábil
SPED ICMS com apuração e geração de guias na mesma tela
Relatórios inteligentes e dinâmicos para conferência
Gerenciamento de guias geradas com possibilidade de recálculo
Integração em tempo real com o módulo contábil — o que é escriturado no fiscal reflete no contábil sem importação manual de arquivos

Departamento Pessoal e Folha

Principais rotinas de departamento pessoal, como:

Processamento de folha individual ou em formato planilha para múltiplas empresas simultaneamente
Folha Dinâmica para ajuste de folha já processada sem reprocessamento completo
Envio de recibos por e-mail de forma automática e agendada
Admissão, demissão, férias e afastamentos com agendamento integrado
Cálculo de dissídio retroativo, proporcional e parcelado por sindicato
Simulação de rescisão sem envio prévio ao governo
Gerente eSocial com varredura automática de inconsistências e correção em tela única
Importação de dados de SST para transmissão do eSocial
EFD-Reinf e DCTFWeb integradas
Bank Folha para integração com banco e pagamento automatizado da folha
Relatórios personalizados de pessoal para entrega ao cliente

CND

Monitoramento automático das certidões negativas de débito de todos os clientes
Renovação automática por inteligência artificial conforme a necessidade de cada certidão
Alertas de pendências antes do vencimento
Relatórios e gráficos de status por cliente sem intervenção manual

Ativo Imobilizado e CIAP

Controle patrimonial com depreciação e correção monetária automáticas
Controle do crédito de ICMS do ativo permanente (CIAP)
Relatórios de patrimônio por empresa

eContador — Portal do Cliente

Portal web e aplicativo personalizável com a identidade visual do escritório
Acesso do cliente a guias, recibos, relatórios e avisos 24 horas
Pré-admissão de funcionários, agendamento de férias e solicitação de desligamento pelo próprio cliente
Translado de documentos entre unidades
Integração com ERPs de terceiros nos planos Plus e Master para eliminação de digitação manual

Financeiro

Controle de contas a pagar e a receber do próprio escritório
Gestão de honorários e recebimentos

Como o sistema funciona no dia a dia do escritório?

O grande benefício da Alterdata é a integração entre os módulos sem intervenção manual.

Quando uma nota fiscal é escriturada no módulo fiscal, ela reflete automaticamente no contábil.

Ou seja, não tem exportação de arquivo e importação no outro lado. O lançamento contábil já aparece no balancete em tempo real.

No departamento pessoal, a folha é processada e o sistema agenda o envio dos recibos por e-mail para cada funcionário automaticamente.

O que antes exigia entrar empresa por empresa para gerar e enviar cada contracheque passa a ser uma rotina agendada.

O cliente acessa documentos pelo eContador sem precisar ligar para o escritório. Guias, recibos e relatórios ficam disponíveis no momento em que são gerados.

O escritório vê o que o cliente acessou e quando.

Para conciliação bancária, o sistema importa o arquivo OFX e compara automaticamente com os lançamentos existentes, identificando o que bate e criando os pendentes.

Quais são os planos da Alterdata e o que muda entre eles?

Hoje a Alterdata está entre os sistemas contábeis baratos do mercado no seu modelo de atuação.

Pack Community: gratuito, módulos básicos de contábil, fiscal e DP com limitações de funcionalidade. Para quem está começando ou quer testar o sistema antes de contratar
Contábil First: entrada nos planos pagos, para escritórios com poucos clientes que precisam de mais recurso que o Community entrega
Contábil Fit: para escritórios em crescimento, com mais automação de rotinas e módulos de DP mais completos
Contábil Plus: para carteiras maiores, com funcionalidades avançadas de fiscal e departamento pessoal
Contábil Empresarial: para operações com alto volume de clientes e equipe estruturada, com todos os módulos disponíveis

A Alterdata roda na nuvem ou precisa instalar no computador?

Depende do plano.

Os planos mais básicos ainda têm componentes que rodam localmente, com instalação nas máquinas do escritório e atualizações que exigem alguma intervenção manual.

Os planos eContador Plus e Master são 100% web. Acesso pelo navegador, de qualquer dispositivo com internet, sem instalação e sem servidor local.

Para escritórios que operam com equipe remota ou que não querem investir em infraestrutura de hardware, os planos cloud eliminam esse custo e essa dependência.

Para qual perfil de escritório a Alterdata faz mais sentido?

Escritórios que tendem a extrair mais valor são os que têm:

Carteira em crescimento e precisam que a tecnologia escale junto;
Querem um único fornecedor para todos os módulos sem depender de integrações; externas;
Têm equipe estruturada para absorver o sistema com treinamento adequado.

A Alterdata tem plano gratuito?

Tem. O Pack Community dá acesso aos módulos básicos de contábil, fiscal e departamento pessoal sem custo.

Funciona para quem está abrindo o escritório e precisa de um sistema que dê conta das obrigações iniciais sem comprometer o caixa.

Conforme a carteira cresce e as rotinas ficam mais complexas, o upgrade para um plano pago passa a fazer sentido operacional.

A Alterdata integra com ERPs de terceiros, como sistemas dos meus clientes?

Sim, nos planos eContador Plus e Master.

A integração elimina a necessidade de digitação manual de dados vindos dos sistemas que os clientes usam para gerir o próprio negócio.

O arquivo sai do ERP do cliente e entra direto no sistema contábil do escritório.

Para escritórios com clientes em setores específicos (concessionárias, construtoras, indústrias) que usam ERPs de nicho, vale verificar com a Alterdata quais layouts estão homologados antes de contratar.

É possível migrar minha base de dados de outro sistema para a Alterdata?

É possível. A Alterdata oferece suporte para migração e existe um mercado de empresas especializadas nesse processo para as principais plataformas.

O que define o sucesso da migração não é a ferramenta, mas sim o planejamento.

Migrar base de DP com histórico longo exige atenção redobrada.

O timing importa. Fazer a migração no meio de um período de fechamento é pedir problema.

E o gestor precisa estar à frente do processo.

Quando delega para quem não tem poder de decisão, a implantação não anda.

Qual a diferença entre o Alterdata Pack e o eContador?

São produtos com funções diferentes dentro do mesmo ecossistema.

O Alterdata Pack é o sistema do escritório, onde a equipe faz a escrituração, processa folha, gera obrigações e concilia lançamentos. É o ambiente interno de trabalho.

O eContador é o portal do cliente, onde o empresário acessa guias, recibos, relatórios e faz solicitações de departamento pessoal como pré-admissão, férias e desligamento. É o ambiente de relacionamento entre escritório e cliente.

Os dois trabalham juntos. O que é gerado dentro do Pack aparece disponível para o cliente no eContador.

O que acontece com os dados dos meus clientes se eu cancelar o contrato?

É a pergunta que poucos fazem antes de assinar e muitos lamentam não ter feito.

A Alterdata permite exportar os dados do sistema.

Antes de contratar qualquer plano, vale verificar no contrato quais formatos de exportação estão disponíveis, em qual prazo os dados ficam acessíveis após o cancelamento e se existe custo para essa exportação.

Isso vale para qualquer sistema contábil, não só para a Alterdata.

A portabilidade dos dados é um critério tão importante quanto o preço e as funcionalidades na hora de escolher com qual fornecedor trabalhar.

Alterdata vale a pena?

Na Tactus, nós usamos a Alterdata.

Com uma operação de mais de 3 mil clientes e um time de cerca de 100 profissionais, não tem como controlar fiscal, contábil e DP de forma integrada sem um sistema que faça iss.

O que diferencia a Alterdata na prática é que os módulos foram desenvolvidos pela mesma empresa e conversam entre si nativamente.

O que é lançado no fiscal aparece no contábil em tempo real. Isso parece básico até você já ter trabalhado com sistemas que não fazem isso.

Mas você precisa saber que tem uma curva de aprendizado.

Escritórios que não envolvem o gestor na implantação tendem a subutilizar o que o sistema oferece.

Como estruturar seu escritório contábil além do sistema

Sistema organiza a operação. Mas o que define até onde o escritório vai é a gestão, com processos claros, equipe treinada, estratégia comercial e uma visão de crescimento que não depende do sócio estar presente em tudo.

Esse é o trabalho que desenvolvo no AH Gestão.

São dois dias presenciais focados em tirar o sócio do operacional e construir uma operação que funciona sem depender de você para cada decisão.

Inclui visita à sede da Tactus para ver na prática como uma operação contábil de alto volume funciona.

Se quiser entender se o AH Gestão faz sentido para o seu momento atual, entre em contato com minha equipe e solicite uma reunião de diagnóstico.