AUTOMAÇÃO PARA DEPARTAMENTO CONTÁBIL: OTTIMIZZA

Recentemente estive com Ricardo Machado, que é diretor e fundador da Ottimizza Automação Contábil, e falamos sobre evolução dentro da operação contábil.

Acompanhe este conteúdo, com certeza ele vai te ajudar muito!

A Ottimizza Automação Contábil é uma empresa especializada que pode contribuir muito com todos os contadores do mercado.

A empresa começou em Santa Catarina, neste momento o Ricardo trabalha com software há mais de 30 anos e foi executivo de algumas empresas.

Ficou como funcionário durante 10 anos, depois virou franqueado de uma grande empresa durante outros 10 anos, até que chegou o momento em que começou a gostar de empreender na contabilidade.

Identificando oportunidades no mercado contábil

Ricardo começou a visitar algumas empresas e viu que na área contábil existia muito mais gente do que na área fiscal.

Isso acontecia porque no departamento contábil não havia tanta automação e cada cliente usava um tipo de software e um banco diferente.

Como tudo era enviado por vários meios e em vários formatos, era muito difícil ver um modo de automatizar isso.

Depois de ver a situação, ele se ofereceu para tentar resolver o problema. Portanto, conversou com as equipes e entendeu que o problema era muito mais crítico do que pensava.

A Ottimizza começou assim, resolvendo problemas. Eles ficaram dentro das contabilidades analisando possibilidades e na terceira tentativa criaram um MVP (Produto Mínimo Viável) interessante.

MVP é a sigla em inglês para Minimum Viable Product – ou Produto Mínimo Viável. Significa construir a versão mais simples e enxuta de um produto, empregando o mínimo possível de recursos para entregar a principal proposta de valor da ideia. 

Fonte: https://resultadosdigitais.com.br/blog/mvp-minimo-produto-viavel/ acessado 18/08/2021 às 18:07.

Eles entenderam que deu certo quando uma empresa que demandava dois dias de digitação, com o MVP, o processo caiu para apenas 10 minutos.

Assim que a Ottimizza começou, eles foram apresentados para algumas contabilidades e conseguiram conquistar os clientes.

Isso foi em 2016 e ele tinha alguma experiência sobre negócios, mas não tinha o conceito de startup e isso fez toda diferença.

O MVP inicialmente era basicamente uma planilha do Excel onde era jogada a informação e eles faziam a Inteligência artificial de forma manual, gerando o arquivo para importar.

Conheça a solução da Ottimizza

Hoje a Ottimizza integra 36 softwares de gestão contábil diferentes.

Eles evoluíram e conseguiram construir um sistema muito mais avançado de otimização.

A empresa atende escritórios de contabilidade e dentro disso, o processo contábil.

Hoje trazem informação de mais de 700 softwares financeiros em formatos variados, mais de 50 bandeiras de cartão e extrato de mais 20 bancos.

É um volume muito grande gerado, para qualquer um desses softwares de gestão contábil.

A empresa hoje é uma plataforma independente de automação e integração contábil focada em escritórios de contabilidade.

E eles têm outros produtos para atender as pequenas empresas que não tem estrutura, como por exemplo, criaram um app de captura de informação do pequeno cliente para integrar automaticamente com a contabilidade.

Utilizam um modo muito interessante e inteligente de automatizar, cruzando informações e automatizando tudo o que é possível.

Por que a maioria das empresas contábeis não adota esse tipo de automação?

Por incrível que pareça esse é um movimento novo, há alguns anos não havia oferta de ferramentas que dessem esse ganho de produtividade.

Muitas contabilidades sentiram a dor e estão procurando agora essa saída.

A demanda depois do início da pandemia aumentou muito, afinal, sabemos que o mercado mudou e isso é fato.

Muitas contabilidades ainda convivem com essa questão da digitação, como se fosse natural, e muita gente não acredita que há solução.

A questão é que às vezes é preciso um pouco de energia da contabilidade aliado a uma boa equipe para conversar com o cliente e mostrar o lado bom disso.

Os clientes muitas vezes não aceitam bem mudanças, e no caso da empresa eles nem precisam aceitar, basta que enviem seus documentos.

Sabemos que a maioria dos contadores tem uma certa dificuldade de receber documentação de clientes, e isso é culpa dele.

O contador tem que se posicionar até na abordagem para pedir o envio de documentos para os clientes, mostrando que um novo sistema vai resolver a vida do cliente e não a do contador.

Mostre o benefício para o time

O processo de automação não é uma ameaça ao colaborador, mas uma ajuda.

Esse ponto o gestor da empresa tem que deixar bem claro para seus colaboradores.

E a Ottimizza faz questão de explicar tudo isso para a empresa.

A importância dessa explicação eles aprenderam com o tempo, pois as pessoas se sentem ameaçadas, e isso é comum. Além disso, a questão do mindset do dono também conta muito.

Percepção do contador no processo de transformação

Quando o profissional contábil se vê diante desse processo de automação, o que ele precisa entender?

O primeiro passo é entender que a relação do contador com o cliente começa a acontecer, não mais de forma passiva, mas de forma ativa.

É um contador que conversa muito mais, faz sugestões, tenta agregar, vender mais valor e gerar receita para o cliente.

A automação viabiliza muito o modelo de negócio de contabilidade consultiva.

Muito contador não faz contabilidade consultiva pois não dá tempo, e a automação permite isso.

É preciso entender: o maior ativo que um contador tem é o conhecimento.

O novo papel do contador nos dias atuais

Com a automação mudam as habilidades necessárias do profissional contábil, isso é importante salientar.

As habilidades cognitivas estão mais evidenciadas nesse perfil de profissional de empresas que utilizam essas automações.

As skills de comunicação e as habilidades de interpretar os dados serão características muito fortes desse novo contador consultor.

Fatores que impedem a fase de adaptação

Muitas empresas começam a utilizam tecnologia e no meio do caminho acabam parando, quais os fatores levam a essa não adaptação?

O motivo da procura!

O motivo deve ser sempre estratégia de crescimento, nunca somente uma dor latente.

O churn da empresa Ottimizza é muito baixo, e o ciclo de vida dos clientes é de 40 meses, isso porque eles tomam cuidado na entrada, buscando sempre quem vem pela estratégia.

Churn é uma métrica que indica o quanto sua empresa perdeu de receita ou clientes.

Fonte: https://resultadosdigitais.com.br/blog/o-que-e-churn/ acessado 18/08/2021 às 18:08.

Infelizmente de modo geral, as empresas contábeis não enxergam que é uma condição de existência crescer.

Talvez a mentalidade funcionasse antes quando o mercado estava muito acomodado, agora tudo está muito acelerado.

Transformar dói, mas não existe mais espaço para aguardar essa transformação.

Você quer gastar sua energia na rotina que não traz futuro ou na construção do futuro?

A Tactus Contabilidade Digital era uma empresa completamente tradicional, e a mudança doeu mas foi necessária.

Os colaboradores atuais também buscam outro tipo de ambiente, cultura e filosofia para trabalhar.

É muito importante ter estratégia, sem isso você não chega a lugar nenhum.

Estamos no maior processo de reinvenção da raça humana, o modelo antigo para tudo está em perigo!

 Quem está no tradicional e precisa ir para o modelo de contabilidade digital é preciso começar isso pela liderança.

Até para crescer é preciso automatizar, ou seja, ao crescer precisa ter braços para atender.

O crescimento exige fluidez operacional e não há como crescer sem capacidade ociosa.

É preciso ter disciplina e constância também para que o marketing contábil dê certo e isso tem que ser aplicado da forma correta.

Ter um bom serviço não garante que conquiste clientes contábeis. 

É preciso ter seu processo automatizado e nichos definidos para ter resultado.

O cliente também se adapta pois ele tem menos trabalho, tudo é uma questão de adaptação. Não fique preso na sua operação, e inicie um processo de crescimento para ter sucesso.