GESTTA Gestão de Processos para Empresa de Contabilidade

Recentemente fiz uma visita muito especial a um de nossos parceiros. Fui a sede da Redspark, a empresa que desenvolve o Sistema Gestta.

Nesta visita estive com Rafael Martinelli – Fundador e CEO do Sistema de Gestão Contábil – buscando respostas importantes sobre o papel do gestor e sobre como ter resultados na gestão da empresa contábil.

Fisicamente falando, eles têm uma estrutura muito bonita, que abriga cerca de 130 profissionais e a empresa tem três áreas de negócios e o Gestta é uma delas.

Jornada de transformação

Um dos assuntos que abordamos nessa visita foi a jornada de transformação e esse processo que estamos vivendo para adoção de novas tecnologias.

O Gestta é um sistema que traz essa transformação e inovação para as empresas.

Uma dor significativa de quem está transformando é: como incentivar a aderência a novas tecnologias, por parte do cliente, bem como pela equipe.

Rafael observa que essa é uma luta para os contadores e para as empresas de sistemas.

É nítido para a empresa que o dia a dia do contador muitas vezes é caótico, ele tem que fechar e enviar impostos, fazer contabilidade, orientar o cliente e atender uma série de obrigações, mas a questão é: o quanto você está disposto a mudar.

Antes de deixar que qualquer dificuldade te desanime, precisa acreditar no futuro, se está fazendo certas mudanças em busca de um propósito maior, precisar investir tempo e ter paciência.

O que mais nos deparamos no mercado contábil é com a frase: “não mudo porque não tenho tempo”, na verdade isso não existe, tudo se trata de prioridade.

Portanto, não se engane: quando alguém realmente quer mudar, muda.

Basta colocar como prioridade sair do cenário caótico, somente o gestor pode fazer isso.

Tudo começa quando o gestor assume o papel dele de priorizar o assunto.

A importância do gestor

O gestor é fundamental nas mudanças.

Rafael diz que as implantações do Gestta que tiveram maior sucesso, aconteceram depois que os gestores, os sócios, ou uma pessoa que tem poder e destaque na empresa se propuseram acompanhar e implantar o software, assim as coisas acontecem.

Geralmente, quando se delega a alguém ou a organização não vê que aquilo como importante, as implantações não funcionam.

A implantação depende muito do gestor e da habilidade de convencimento dele, as pessoas além de aceitar, devem comprar o projeto.

Adoção de novas tecnologias

Qualquer projeto de software ou implantação é um processo contínuo. Você tem que romper uma primeira fase, que pode apresentar resistência de todas as partes, isso que é mais complicado.

Um software, quando bem implantado, pode mudar completamente para melhor a visão de uma área da empresa.

E com o passar do tempo, a tendência é sempre melhorar, pois tudo vai sendo aprimorado.

Mudanças para empresa contábil

O Gestta é um software para gestão do escritório como um todo, ele vai mostrar muita coisa para o gestor.

Ele vai apontar:

• Onde estão os GAPs na sua operação contábil;
• Quais colaboradores precisam de mais atenção e treinamento;
• Quais os colaboradores entregam mais;
• Quais clientes demandam mais e menos tempo;
• Dará condições de ações preventivas.

Com o sistema você pode saber se está sujeito a tomar uma multa por exemplo, terá controle antes de acontecer qualquer coisa.

O gestor tem visão de tudo o que está acontecendo, isso facilita a tomada de decisão e melhora o processo de forma contínua.

As métricas são muito importantes, e o software permite que você tenha visão do que precisa ser melhorado.

Fatores relevantes para o cliente

Primeiro que os erros são diminuídos praticamente a zero, o cliente não receberá mais nenhuma guia errada.

Todo documento imputado no Gestta é lido CNPJ e data – você pode configurar se é lido por competência ou por data de vencimento – são lidas uma série de parâmetros de cada documento.

Esse é o segredo! Com essa leitura o Gestta “diz” para o contador se o documento não está correspondendo com os dados e pergunta se ele realmente quer enviar.

Com isso é garantido que o documento certo vá para o cliente correto.

O escritório não manda honorários errados de um cliente para outro ou um imposto, isso é bloqueado.

Além disso, ele tem uma área do cliente que pode consultar e um aplicativo.

Com tantas funcionalidades o cliente olha para a contabilidade e enxerga um serviço profissional.

Formas de atendimento

Quando o escritório utiliza o Gestta, oferta vários canais de atendimento.

O cliente recebe e pode solicitar coisas por e-mail, pelo portal, app e pode também ser atendido via WhatsApp, ele pode interagir com a empresa.

Nessa plataforma de WhatsApp a solicitação vira uma ordem de serviço, que depois o cliente recebe por e-mail.

O cliente vê que o contador investe em processos e acaba se sentindo mais seguro.

Ter uma gestão de processos profissional e efetiva passa uma sensação de segurança do escritório para o cliente.

Canal de WhatsApp

Muita gente pergunta sobre o grau de maturidade do serviço de WhatsApp, como está a maturidade do produto?

Rafael diz que farão um ano de produto e ele está muito maduro.

Eles têm grandes novidades para vir, para tornar ele ainda melhor, mas por enquanto não pode passar maiores detalhes. (bateu curiosidade, né?)

Ele é um produto muito evoluído e mais de 400 clientes já estão utilizando, isso muda muito a percepção de atendimento do cliente com relação ao escritório.

Sabemos que é isso que o cliente quer: ser atendido via WhatsApp.

Unindo as funcionalidades do Gestta com WhatsApp, a empresa tem um ganho ainda maior.

Com certeza você já atende seus clientes via WhatsApp, é inevitável.

Mas, provavelmente isso é feito através do número pessoal ou através de um aparelho para o escritório.

Isso acaba ficando inviável, limita o uso a uma pessoa só e tudo fica muito complexo.

Para resolver esse problema o Gestta criou uma ferramenta voltada para contador e integrada ao sistema, que se sobressai, comparada a outras ferramentas que não tem a integração.

Agora é possível atender o seu cliente de forma organizada e eficiente, também pelo WhatsApp, sem burocracia.

Atender as necessidades do contador

O Gestta tem um projeto focado no que o contador está buscando, já as outras empresas tem ferramentas que atendem todos os segmentos e muita coisa para o contador pode não fazer sentido.

Cada vez mais eles evoluem para estar perto do contador e ter uma ferramenta perfeita para o mercado contábil.

Prazo médio de implantação do Gestta

Essa jornada pode variar muito, mas o target do time de implantação é de 30 a 40 dias, esse é o prazo para estar com a ferramenta operando.

Tem gente que implanta em 60 dias ou mais e outras que implantam em 15 dias, isso tem muita relação com o envolvimento da empresa contábil no processo.

Empresas muito grandes tendem a demorar um pouco mais, porque mudar uma operação sempre é complexo.

Uma empresa menor acaba tendo um processo mais fácil, são menos colaboradores para treinar e menos clientes para educar, o tamanho às vezes pode influenciar.

Mas os grandes – não é à toa que são grandes – dificilmente tem problemas para implantar, demoram mais, porém fazem.

As grandes empresas processualizam as etapas e tem de fato engajamento, estão acostumados com mudanças e sabem que não é milagre.

Em tese é rápido implantar, a dificuldade acaba sendo conciliar com o dia a dia.

É determinante o empenho do gestor para fazer o mais rápido possível e mudar a sua realidade.

Relação cliente vs contador

O Gestta muda um pouco o relacionamento com o cliente.

Para quem ainda não é digital e não tem uma vivência de trocar documentos com o cliente digitalmente, a situação acaba mudando.

O que a empresa faz para diminuir o processo fricção com o cliente e facilitar o processo de adesão?

Cada vez mais eles são uma plataforma que fornece diversos canais de atendimento, o cliente tem muitas opções e escolhe o canal de atendimento que se sentir mais confortável.

Hoje em dia acaba sendo massivo o uso de WhatsApp, mas se o cliente não quiser, existem outros canais como o e-mail ou o portal.

Como disse, o Gestta oferece vários canais de atendimento, inclusive um app com a cara do contador.

São fornecidos vários canais e o escritório mostra o tempo todo que está online e disponível, através de vários canais digitais e pode atender da melhor maneira.

O cliente poderá se comunicar por diversos canais, mas dentro da empresa existe uma maneira unificada de receber e atender essa comunicação.

Organizar os processos é fundamental para a gestão de uma empresa, sem isso, empresas como a Tactus Contabilidade, não teriam sucesso.

Manualmente é impensável controlar todos os processos que controlamos.

Nós da Tactus Contabilidade só fazemos indicações daquilo que utilizamos na nossa operação, temos o compromisso de validar tudo antes de passar para nosso público.

Levamos muito a sério as indicações, sabemos que nosso público confia no nosso trabalho.

Indicamos o Gestta porque utilizamos o sistema e sabemos que ele faz toda a diferença.

A nossa operação é complexa, temos um grande volume de clientes e documentos, o Gestta foi um divisor de águas para nosso operacional.

Precisamos de automações que possam facilitar o processo de modo geral e o Gestta é uma delas