Administrar o fluxo excessivo de e-mails é um desafio para o profissional hoje em dia. Alisto algumas dicas que utilizo no dia a dia e que poderão ajuda-lo a administrar e organizar melhor os seus e-mails:
- Antes de tudo, selecione e apague todos os spams recebidos na caixa de entrada, eles só atrapalharão sua leitura;
- Deixem na caixa de entrada somente assuntos pendentes de resposta ou solução;
- Assim que responder retire-o da caixa de entrada e arquive-o em pastas e sub-pastas para facilitar a localização futura;
- Apague e-mails com anexos pesados e além de tudo que for irrelevante;
- Mantenha backup de suas pastas em um local seguro;
- Bloqueie e-mails de correntes, PowerPoint e outros no seu e-mail profissional;
- Tenha o alvo de manter na caixa de entrada a quantidade de e-mails que pode ser visualizada sem utilizar a barra de rolagem.
- Se não poderá responder prontamente, dê um feedback de recebimento informando que fará em breve;
- Tome por hábito escrever seus e-mails em até cinco linhas e peça aos outros que façam o mesmo ao escrever-lhe;
- Não copie pessoas desnecessariamente outras pessoas e solicite o mesmo a elas.
